Configurer des rappels
Si vous avez besoin de rappeler à quelqu’un un document ou un lien externe sur votre compte Folderit, rien de plus simple avec la fonction Rappels. Vous pouvez configurer un ou séquencer plusieurs rappels pour le même élément – avec des dates, des heures, des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs différents et des textes de rappel différents.
Ce guide couvre les rappels configurés sur des éléments individuels, y compris les rappels récurrents. Pour configurer des règles basées sur la date pour les enregistrements d’un modèle de formulaire, avec des conditions facultatives et des destinataires sélectionnés dans les champs, voir Rappels automatisés pour les enregistrements de formulaire.
Pour configurer un rappel, procédez comme suit :
- Cliquez sur l’élément pour lequel vous souhaitez configurer un rappel.
- Cliquez sur le bouton ‘Rappeler’ dans la barre d’outils ou sur le texte ‘Ajouter un nouveau rappel’ dans le panneau latéral droit.
- Sélectionnez une date et une heure auxquelles vous souhaitez que le rappel se déclenche
- Choisissez une adresse e-mail à laquelle vous souhaitez que le rappel soit envoyé. L’adresse email de votre compte est là par défaut, mais vous pouvez la modifier. Pour envoyer à plusieurs utilisateurs, saisissez-les simplement séparés par des virgules sans espaces (par exemple, email1@example.com,email2@example.com).
OU choisissez un Groupe d’utilisateurs à la place. - Écrivez un texte de rappel personnalisé dans le champ ‘Message’
- Choisissez si le rappel ne doit jamais se répéter ou se reproduire à des intervalles spécifiques, par exemple hebdomadaires, annuels ou à toute autre période.
- Cliquez sur le bouton bleu ‘Rappeler’ pour confirmer le rappel
La fonction de rappel enverra désormais un e-mail à l’adresse que vous avez insérée (ou au groupe d’utilisateurs) à l’heure que vous avez choisie avec le message que vous avez ajouté.
Pour configurer d’autres rappels pour le même fichier, cliquez à nouveau sur « Rappeler » ou « Ajouter un nouveau rappel ».
Pour modifier un rappel, cliquez sur la date et l’heure du rappel configuré à droite, sous le titre ‘Rappels’.
Pour supprimer un rappel, cliquez sur sur l’icône de la corbeille à côté du rappel.