Logiciel de maîtrise documentaire ISO

La maîtrise documentaire ne devrait pas dépendre d’un tableur

Un disque partagé peut stocker une procédure. La difficulté est de maîtriser tout ce qui l’entoure : qui peut la modifier ? Qui doit la vérifier ? La nouvelle version a-t-elle été validée ? Qui doit confirmer avoir pris connaissance du changement ? Quand la prochaine vérification doit-elle avoir lieu ? Et qu’est devenue la version précédente ?

Folderit conserve ces mécanismes avec le document lui-même. Les versions, métadonnées, droits d’accès, workflows, rappels, règles de conservation et historiques d’audit restent liés. La maîtrise documentaire s’intègre ainsi au travail quotidien, au lieu d’être reconstituée avant un audit.

Un cycle de vie documentaire maîtrisé, du brouillon aux archives

1. Créez ou mettez à jour le document
Téléversez un document existant ou créez et modifiez des documents Microsoft Office grâce à l’intégration Office 365. Les nouvelles versions restent associées au même document au lieu de devenir des fichiers intitulés « SOP-final-v2-NEW ».

2. Faites-le suivre le processus de vérification et de validation adapté
Transmettez les documents dans des workflows séquentiels, parallèles ou personnalisés. Les différentes étapes peuvent comprendre une vérification, une validation, une signature avec Folderit eSign, un accusé de lecture et d’autres tâches de workflow.

3. Diffusez-le aux personnes concernées
À la fin d’un workflow, Folderit peut déplacer automatiquement le document vers un autre dossier maîtrisé. Ce dossier de destination peut avoir ses propres droits d’accès et workflows.

4. Recueillez les accusés de lecture nécessaires
Lorsqu’une procédure, une politique ou une instruction de travail change, transmettez-la aux utilisateurs ou groupes concernés pour accusé de lecture. Folderit consigne qui a confirmé sa lecture et à quel moment.

5. Réexaminez, conservez ou remplacez le document
Utilisez les échéances, rappels et règles de conservation pour gérer les réexamens périodiques, dates d’expiration et durées de conservation. Lorsque le document change à nouveau, les versions précédentes restent disponibles dans son historique.

Les documents et dossiers du SMQ dans le même système

Un système de management de la qualité ne se limite pas à des fichiers Word et PDF maîtrisés. Il produit aussi des enregistrements : incidents, non-conformités, actions correctives et préventives (CAPA), constats d’audit, inspections, fiches d’équipement, évaluations des fournisseurs, demandes de modification et bien d’autres.

Folderit eForms permet de les créer sous forme de fiches structurées plutôt que de les gérer dans des tableurs distincts. Les administrateurs définissent les champs à remplir : texte, dates, nombres, listes de choix, utilisateurs, relations, tableaux et pièces jointes.

Les informations saisies dans un formulaire deviennent des métadonnées interrogeables. Vous pouvez afficher les champs en colonnes, filtrer les fiches selon leurs valeurs et appliquer aux fiches obtenues les mêmes droits d’accès, workflows, rappels, règles de conservation et pistes d’audit qu’aux autres éléments de Folderit.

Vous pourriez, par exemple, créer un formulaire de non-conformité interne comprenant le service, la date de détection, la gravité, la description, le responsable, l’action corrective et la date prévue d’achèvement. La fiche soumise peut ensuite suivre votre workflow d’action corrective et être conservée avec les justificatifs.

Ce que les équipes qualité peuvent maîtriser dans Folderit

Historique illimité des versions documentaires
Conservez les versions antérieures avec le document et prévisualisez-les, téléchargez-les ou restaurez-les lorsque c’est nécessaire.

Validation, vérification, accusé de lecture et signature électronique
Construisez le processus nécessaire à votre SMQ, plutôt que d’adapter vos procédures à un workflow rigide. Les workflows peuvent associer des étapes séquentielles et parallèles, et plusieurs workflows peuvent être utilisés sur une même version de fichier.

Workflows automatiques
Déclenchez automatiquement un workflow à l’ajout d’un document dans un dossier, puis déplacez le document une fois le processus terminé. Vous pouvez ainsi séparer les brouillons, les documents en cours de vérification et les documents diffusés.

Réexamens périodiques et suivi des dates d’expiration
Utilisez les échéances, rappels récurrents et rapports d’administration pour repérer les documents qui nécessitent une intervention, sans maintenir un tableur de suivi distinct.

Numérotation maîtrisée des documents
Créez des règles de numérotation fondées sur les métadonnées pour que les modes opératoires, procédures et autres documents maîtrisés suivent systématiquement les conventions de dénomination et de numérotation de votre organisation.

Métadonnées obligatoires
Définissez des métadonnées comme le type de document, le service, le responsable, la date d’entrée en vigueur, la date de réexamen ou le niveau de confidentialité. Les modèles de métadonnées des dossiers peuvent rendre certains champs obligatoires.

Droits d’accès détaillés
Accordez des droits Aperçu uniquement, Téléversement uniquement, Lecteur ou Éditeur, et ajoutez des contrôles sur les téléchargements, le partage, l’administration et la visibilité de la piste d’audit. Les accès peuvent être définis au niveau du compte, d’une section, d’un dossier ou d’un élément individuel.

Piste d’audit et justificatifs des workflows
L’activité des utilisateurs et du système est consignée. Les informations d’audit peuvent être exportées lorsque vous devez justifier les accès aux documents, les modifications ou les décisions prises dans les workflows.

Recherche rapide pendant un audit
Retrouvez les documents par métadonnées, étiquettes, dates, échéances ou recherche en texte intégral. L’OCR permet également de rechercher dans les PDF scannés et les images.

Conservation des documents
Appliquez des durées de conservation à des éléments individuels ou à des dossiers entiers afin que les dossiers qualité suivent votre politique de conservation sans suivi manuel.

Un exemple pratique de workflow de procédure

Une procédure maîtrisée peut être créée dans un dossier Brouillons des procédures ; lorsqu’une nouvelle version est prête, le document est transmis au responsable du processus pour vérification, puis au responsable qualité pour validation.

Une fois validé, le document peut être déplacé automatiquement par Folderit vers le dossier Procédures maîtrisées ; les salariés concernés peuvent alors recevoir une demande d’accusé de lecture confirmant qu’ils ont pris connaissance de la nouvelle version. Une date de réexamen peut être enregistrée et des rappels envoyés à l’approche de la prochaine échéance.

Si la procédure est révisée ultérieurement, la nouvelle version suit à nouveau le workflow requis, tandis que les versions précédentes et leur historique restent disponibles.

Une solution utile au-delà des procédures

• Manuels qualité, politiques et procédures
• Procédures opérationnelles standard (SOP)
• Instructions de travail et modèles maîtrisés
• Non-conformités et dossiers CAPA
• Constats d’audits internes et externes
• Rapports d’incidents et d’écarts
• Formations et accusés de lecture des documents
• Fiches d’équipement, d’étalonnage et de maintenance
• Documentation et évaluations des fournisseurs
• Certificats et autres documents comportant une date d’expiration ou de réexamen
• Documents externes à conserver avec des accès maîtrisés

Un soutien aux systèmes de management et de qualité fondés sur les normes ISO

Folderit peut être configuré selon les mécanismes de maîtrise des documents et des dossiers définis par votre organisation pour son système de management. Il convient aux équipes qui travaillent avec les normes ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 27001 et d’autres référentiels où la maîtrise des informations documentées, la traçabilité et les justificatifs sont importants.

Le logiciel ne vous impose pas le fonctionnement de votre SMQ. Vous définissez les types de documents, responsabilités, métadonnées, intervalles de réexamen, circuits de validation, droits d’accès et durées de conservation ; Folderit fournit les outils pour appliquer ces règles de manière cohérente.

Des contrôles de sécurité pour les documents sensibles du SMQ

• Chiffrement AES 256 bits des données stockées
• Connexions chiffrées pour les données en transit
• Authentification à deux facteurs (2FA), avec possibilité de rendre la 2FA obligatoire
• Politiques de mots de passe et listes d’adresses IP autorisées
• Intégration SSO avec Microsoft Entra ID, Google et Okta
• Droits détaillés pour les utilisateurs, groupes et administrateurs
• Piste d’audit des activités des utilisateurs et du système
• Triple sauvegarde sur l’infrastructure AWS
• Filigranes dynamiques en option pour les aperçus et les téléchargements

En savoir plus sur la sécurité de Folderit, les workflows de validation automatisés, la signature électronique et la piste d’audit.

Découvrez comment votre SMQ pourrait fonctionner dans Folderit

Vous n’avez pas besoin de réorganiser votre système qualité autour du logiciel. Présentez-nous votre structure documentaire, votre processus de validation ou votre tableur de suivi des réexamens : nous vous montrerons comment gérer le même processus dans Folderit.

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