La gestion des contrats en toute simplicité
Un logiciel simple pour gérer vos contrats
Fonctionnalités de gestion des contrats
Une base de contrats sécurisée : cloud, instance dédiée ou sur site
OCR avancé pour les contrats numérisés
Recherche instantanée de contrats et de clauses
Génération, rédaction et signature électronique des contrats
Une source de référence unique pour chaque contrat
Revue et validation des contrats sur mobile
Droits d’accès détaillés et pistes d’audit des contrats
Conservation automatisée et suivi des renouvellements
Une base documentaire unique et sécurisée
Le logiciel de gestion des contrats de Folderit centralise tous vos accords dans une base sécurisée et s’intègre naturellement à Microsoft 365 / Office 365. Générez des projets avec Folderit Document Generator, rédigez et modifiez vos contrats dans vos outils Office habituels, puis laissez Folderit gérer les versions, les validations et les signatures électroniques juridiquement contraignantes via Folderit eSign ou DocuSign. Notre plateforme accompagne tout le cycle de vie du contrat, de la demande initiale et de la génération à la négociation, à la signature, au stockage et au renouvellement, avec des workflows, des métadonnées et des pistes d’audit configurables. Folderit convient ainsi aux organisations qui recherchent une gestion contractuelle fluide et conforme sans déployer une solution CLM lourde et complexe. Avec Folderit Document Generator, vos équipes peuvent transformer les données structurées d’un eForm ou d’une demande de contrat en projets PDF et DOCX cohérents, à partir de modèles réutilisables. Cette approche est particulièrement utile pour les accords de confidentialité, les cahiers des charges, les contrats de travail, les contrats fournisseurs, les contrats de service et les autres documents récurrents qui doivent respecter des formulations et une identité visuelle approuvées.
Voici un exemple de processus de création d’un contrat dans Folderit :
- Désigner un responsable du contrat, chef de projet ou responsable d’équipe, pour piloter le processus
- Recueillir les besoins et les conditions commerciales et juridiques de toutes les parties
- Effectuer les vérifications préalables et joindre les justificatifs
- Générer ou rédiger le contrat à partir d’un modèle approuvé et définir les conditions, les clauses et les obligations
- Transmettre le projet pour revue et validation internes au moyen de workflows
- Intégrer les retours et suivre les modifications avec un historique complet des versions
- Envoyer le contrat pour signature électronique avec Folderit eSign ou DocuSign
- Archiver le contrat signé avec ses métadonnées, ses droits d’accès, ses règles de conservation et ses alertes pour les échéances importantes, notamment les renouvellements et les expirations
Un tableau de bord puissant pour gérer vos contrats
Le tableau de bord contractuel de Folderit vous aide à respecter les échéances de chaque accord. Définissez des dates limites pour les revues, validations et renouvellements, puis utilisez des rappels récurrents pour ne pas laisser passer les étapes importantes. Les notifications vous signalent les événements essentiels : mise à jour d’un contrat, étape de workflow terminée ou échéance qui approche. Vous savez ainsi toujours où en est chaque accord. Folderit vous permet d’enrichir chaque contrat et chaque projet avec des métadonnées telles que le cocontractant, le type de contrat, le montant, le responsable, la juridiction et la date de renouvellement. Vous pouvez ajouter des champs de métadonnées personnalisées pour répondre à vos besoins d’organisation et de reporting. Associées à la recherche avec OCR, ces données permettent de retrouver facilement le bon contrat à partir de n’importe quel détail, même lorsqu’il figure dans un PDF numérisé ou un document image. La recherche bénéficie également des liens entre documents de Folderit. Reliez, par exemple, un accord-cadre à ses accords de confidentialité, cahiers des charges et factures : retrouver un contrat vous donne alors accès à tout son contexte. Avant de renouveler, de renégocier ou de résilier un accord, votre équipe dispose de toutes les pièces utiles à un clic.
Ce que disent nos clients
Folderit simplifie la création des contrats
Un contrat finalisé passe par de nombreuses modifications, parfois mineures, parfois importantes. Folderit vous permet d’enregistrer des versions au fil de son évolution. Chaque version enregistrée conserve des métadonnées unifiées qui peuvent accompagner le document selon vos besoins. Lorsque les conditions changent régulièrement, votre système de gestion des contrats vous donne ainsi accès à toutes les versions précédentes.
Générez des contrats à partir de modèles réutilisables
Folderit Document Generator aide vos équipes à créer des projets de contrats cohérents à partir d’eForms ou de données de demande structurés et de modèles documentaires réutilisables. Plutôt que de recopier des informations dans d’anciens fichiers, préparez une fois un modèle approuvé et utilisez-le pour générer des accords de confidentialité, des contrats fournisseurs, des contrats de travail, des cahiers des charges, des contrats clients et d’autres documents contractuels récurrents.
Les contrats générés peuvent être enregistrés directement dans Folderit, téléchargés en PDF ou DOCX ou envoyés par e-mail depuis le système. Une fois enregistrés, ils restent dans le même environnement maîtrisé pour les métadonnées, l’historique des versions, les validations, la signature électronique, la piste d’audit, la conservation et le stockage sécurisé à long terme.
L’une des principales difficultés de la création d’un contrat consiste à obtenir l’accord de toutes les parties prenantes sur ses conditions. Chaque contributeur apporte ses modifications et ses commentaires ; garder une vision commune malgré plusieurs modifications simultanées peut donc être difficile. Folderit prend en compte tout ce processus et permet aux parties prenantes de donner leur validation simultanément ou dans un ordre hiérarchique. Cela simplifie aussi bien la rédaction que la validation finale du contrat. Chacun peut également renvoyer le document avec ses commentaires dans Folderit. Vous pouvez aussi mettre en place des workflows de validation et des workflows natifs de signature électronique automatiques, avec une intégration DocuSign, pour simplifier davantage la validation et la signature. Folderit propose également une fonction de piste d’audit qui enregistre quel utilisateur a consulté quel fichier et à quel moment. C’est un outil précieux pour étayer la conformité et vérifier si l’utilisateur a effectivement consulté le fichier.
Un logiciel sûr pour gérer vos accords en toute sécurité
Parvenir à un accord entre deux parties ou davantage implique une certaine exposition aux risques. Pour les informations sensibles de l’entreprise, la difficulté est de trouver le juste équilibre entre sécurité et accessibilité. Vous devez empêcher les accès non autorisés tout en permettant aux bonnes personnes de retrouver rapidement les données dont elles ont besoin. Folderit associe plusieurs couches de protection. Le contenu bénéficie d’un chiffrement de niveau bancaire à 256 bits, conçu pour résister à des attaques informatiques extrêmement importantes. Les transferts entrants et sortants sont protégés par chiffrement SSL afin de limiter le risque d’interception. Pour renforcer votre maîtrise, la gestion des accès par adresse IP vous permet de définir les réseaux autorisés et de bloquer les tentatives de connexion depuis les autres emplacements. Même un support de stockage personnel sécurisé reste exposé aux dommages physiques. Folderit conserve votre contenu dans trois emplacements distincts et sécurisés afin de favoriser sa disponibilité en cas de sinistre. Vous pouvez y accéder depuis tout appareil connecté au Web, qu’il s’agisse d’un ordinateur puissant ou d’un smartphone de milieu de gamme, à condition de disposer des identifiants appropriés.
Questions fréquentes
Un logiciel de gestion des contrats facilite leur création, leur validation, leur stockage, leur suivi et leur renouvellement. Folderit aide les entreprises à gérer tout le cycle de vie contractuel en toute sécurité dans le cloud : vous savez toujours où sont vos contrats, qui y a accès et quand les échéances ou validations importantes sont attendues.
Oui. Folderit comprend des workflows de validation personnalisables et des rappels automatiques pour les échéances, les renouvellements et les dates d’expiration. Vous pouvez ainsi éviter de laisser passer une échéance sans la remarquer et maintenir des processus internes cohérents et conformes.
Folderit associe un chiffrement de niveau bancaire, des droits d’accès détaillés, des pistes d’audit et une authentification multifacteur pour protéger vos contrats. Vous maîtrisez qui peut consulter quelles informations, suivez les actions sur les documents et disposez de contrôles pour répondre à des exigences de conformité strictes.
Oui. Folderit propose la gestion des versions, les commentaires, les métadonnées et le partage maîtrisé pour permettre aux équipes de collaborer sans perdre le suivi des modifications. Les partenaires externes peuvent également accéder aux documents en toute sécurité au moyen de liens à durée limitée ou assortis d’autorisations.
Oui. Folderit s’intègre à Microsoft Office, DocuSign et différents outils d’automatisation. Vous pouvez également utiliser notre API pour relier Folderit à vos systèmes ou workflows internes et fluidifier la validation et le stockage des contrats dans toute votre organisation.
Oui. Folderit Document Generator peut créer des projets de contrats PDF ou DOCX à partir de modèles réutilisables et de données structurées d’eForm ou de demande. Vos équipes peuvent standardiser les accords de confidentialité, les cahiers des charges, les contrats de travail, les contrats fournisseurs et les autres documents récurrents, puis gérer le fichier généré dans Folderit avec ses métadonnées, workflows, signatures électroniques, piste d’audit, règles de conservation et stockage sécurisé.