Logiciel de génération de documents
Créez des PDF et des documents Word à partir des données que votre équipe recueille déjà.
Le générateur de documents Folderit transforme les données d’un formulaire rempli en document à partir de votre modèle réutilisable. Préparez contrats, courriers, attestations et rapports avec une rédaction et une identité visuelle cohérentes, puis conservez les fichiers dans le même système pour leur révision, leur signature et leur classement.
Votre modèle + les valeurs du formulaire → un PDF ou un document Word modifiable. Regardez la démonstration ci-dessous.
Pourquoi générer vos documents dans Folderit ?
Évitez de ressaisir les mêmes informationsLes noms, adresses, dates et autres valeurs proviennent de la fiche du formulaire rempli. Les variables les insèrent aux emplacements prévus dans le document, ce qui réduit les copier-coller susceptibles de laisser un ancien nom de client ou une ancienne date dans un nouveau fichier.
Harmonisez la rédaction et la mise en pageVotre modèle définit le texte, le logo, les tableaux et la mise en page. La personne qui génère le document renseigne les valeurs dans le formulaire et choisit le format de sortie, sans recréer le document à chaque fois.
Utilisez une même fiche pour plusieurs documentsVous pouvez associer plusieurs modèles de document à un eForm. Préparez, par exemple, un contrat client et une fiche de synthèse distincte, puis générez chacun à partir du même formulaire rempli.
Maîtrisez les étapes suivantesEnregistrez le fichier généré dans Folderit pour bénéficier des droits d’accès, de l’historique des versions, des journaux d’audit et des workflows. Le document peut ensuite être révisé ou signé sans passer dans un autre système de gestion documentaire.
Des données du formulaire au document final
- Choisissez les informations à recueillir. Créez ou sélectionnez un eForm Folderit avec des champs tels que le nom du client, l’adresse, le contact et les conditions de paiement. Chaque formulaire rempli crée une fiche contenant ces valeurs.
- Préparez le modèle de document. Créez un fichier ODT dans LibreOffice Writer ou un autre éditeur capable d’enregistrer ce format. Ajoutez votre texte, votre identité visuelle et les variables copiées exactement depuis la liste des champs de formulaire disponibles dans Folderit.
- Associez le modèle et choisissez les formats. Dans Outils d’administration → Modèles de formulaire, ajoutez le modèle de document à l’eForm concerné. Importez le fichier ODT, définissez une règle de nommage et activez PDF, DOCX ou les deux. Cette configuration nécessite des droits d’administration.
- Générez le document et vérifiez le résultat. Ouvrez une fiche remplie et choisissez Générer un PDF ou Générer un DOCX. Folderit insère les valeurs de la fiche dans le modèle. Les options disponibles permettent d’enregistrer le résultat dans Folderit, de le télécharger ou de l’envoyer par e-mail depuis le système.
Un exemple simpleImaginez une fiche client indiquant « Northfield Studio » et un délai de paiement de 30 jours.
Modèle : Le présent contrat est conclu avec {{ client_name }}. Le délai de paiement est de {{ payment_terms }} jours.
Texte généré : Le présent contrat est conclu avec Northfield Studio. Le délai de paiement est de 30 jours.
Valeurs fournies à titre d’exemple. Utilisez les variables exactes de votre propre eForm. Vous pouvez aussi les intégrer au nom du fichier généré.
Le guide de configuration de la génération de documents détaille les paramètres des modèles, les variables de champs et la résolution des problèmes.
Quels documents votre équipe peut-elle générer ?
Commencez par un document dont la structure varie peu, tandis que les noms, dates et autres informations changent. Voici quelques configurations possibles :
Contrats clientsRecueillez le nom du client, son numéro d’immatriculation, son adresse, ses coordonnées et les conditions de paiement. Générez le contrat à partir du texte préparé par votre équipe, puis organisez sa révision avant signature. Découvrez la génération de contrats à partir de formulaires de demande.
Courriers RH et documents d’intégrationUtilisez le nom du salarié, le poste, le service et la date d’entrée pour préparer une proposition d’embauche ou un document d’intégration. Enregistrez le résultat avec les droits d’accès appropriés au dossier du salarié. Découvrez notre automatisation des documents d’intégration RH.
Attestations de formationRecueillez le nom du participant, la formation, la date d’achèvement et la référence de l’attestation. Générez un PDF à votre image avec votre mise en page. L’équipe de formation confirme l’achèvement ; le modèle fournit le document. Découvrez la génération d’attestations PDF.
Rapports d’incident et demandes internesTransformez une fiche structurée contenant l’événement, le lieu, la date, le responsable et la description en rapport homogène. Un modèle distinct peut présenter certaines valeurs sous forme de synthèse interne, à partir de la même fiche source.
Intégrez le fichier généré à votre circuit documentaire
La génération du document n’est qu’une étape. Un projet de contrat peut encore nécessiter une validation, et un courrier RH, une signature. Une fois enregistré dans Folderit, le fichier devient un document géré, prêt à entrer dans des circuits de révision et de validation ou dans un processus de signature électronique.
Choisissez les personnes autorisées à y accéder, conservez son historique des versions et consultez son activité dans le journal d’audit. Appliquez les paramètres de partage et de conservation adaptés. Ces contrôles se configurent dans votre processus de gestion documentaire : générer un fichier ne le valide ni ne le signe automatiquement.
Testez tout le parcours avec une fiche d’exemple. Générez chaque format prévu, vérifiez le remplacement des variables et examinez les sauts de page, tableaux et noms de fichiers. Testez ensuite l’enregistrement, l’e-mail et les workflows que vous comptez utiliser. Consultez les formules disponibles et les mesures de sécurité pour choisir votre configuration.
Avant de commencer
Peut-on générer des documents PDF et Word ?
Oui. Activez PDF, DOCX ou les deux dans les paramètres du modèle de document. Le PDF facilite la diffusion ; le DOCX fournit un document Word modifiable. Les utilisateurs voient les options de génération activées pour ce modèle.
Peut-on utiliser un document Word comme modèle ?
Le modèle importé dans Folderit doit être un fichier ODT. Préparez-le avec un éditeur capable d’enregistrer ce format, puis vérifiez sa mise en page et ses variables avant l’importation. Le DOCX est un format de sortie, pas le format de modèle utilisé ici.
L’envoi du formulaire crée-t-il automatiquement le document ?
Dans le processus documenté, l’envoi de l’eForm crée une fiche. Un utilisateur ouvre ensuite cette fiche et choisit Générer un PDF ou Générer un DOCX. L’envoi du formulaire et la génération du document sont deux étapes distinctes.
Peut-on créer plusieurs types de documents à partir d’un formulaire ?
Oui. Associez plusieurs modèles de document à un eForm, puis sélectionnez le modèle adapté lors de la génération depuis une fiche remplie. Chaque modèle possède sa mise en page, sa règle de nommage et ses formats de sortie disponibles.
Que faire si un champ manque ou si la mise en page est incorrecte ?
Vérifiez que le champ source contient une valeur et que sa variable correspond exactement à la liste des champs de formulaire disponibles dans Folderit. Ne scindez pas les variables. Pour les problèmes de mise en page, simplifiez le modèle ODT et vérifiez les deux formats de sortie. Le guide de configuration comprend une liste de vérifications et des conseils de dépannage.
Commencez par un document que votre équipe produit chaque semaine.