Solution de signature électronique
Validez, signez et gérez vos documents au même endroit. Folderit eSign relie les signatures électroniques aux personnes, aux décisions et aux dossiers qui les entourent.
Envoyez des documents à vos collègues, clients ou fournisseurs et choisissez l’ordre des signatures. Les destinataires externes peuvent consulter et signer dans leur navigateur, sans créer de compte Folderit.
Signatures eSign natives illimitées avec la formule Tailor. Aucun supplément par signature. Voir les formules.
Pourquoi les équipes choisissent Folderit eSign
Valider avant de signerAssociez un circuit de validation interne à la signature électronique. Un responsable des achats peut examiner un accord fournisseur avant qu’il soit transmis aux signataires autorisés. Les décisions restent associées au document.
Un coût de signature prévisibleLa formule Tailor inclut un nombre illimité de signatures eSign natives, sans frais supplémentaires pour chaque signature recueillie. Un avantage lorsque les contrats et les documents RH font partie du quotidien. Le montant de votre abonnement dépend de la configuration choisie.
Simple pour les destinataires externesVos clients et fournisseurs reçoivent une invitation sécurisée par e-mail. Ils peuvent lire et signer dans leur navigateur, sans compte Folderit, compte auprès d’un prestataire de signature distinct ni équipement de signature particulier.
Un document signé facile à retrouverLe document signé et l’historique de son circuit restent réunis. Consultez les participants, commentaires et horodatages, et configurez le déplacement des fichiers terminés vers le dossier choisi après la réussite du circuit.
Du document au dossier signé
- Préparez la demande. Ouvrez le document, lancez Folderit eSign et ajoutez les destinataires. Rédigez une brève consigne et choisissez s’ils peuvent voir les métadonnées et les éléments associés. L’option de signature est disponible dès que l’aperçu du document est prêt.
- Choisissez l’ordre des signatures. Utilisez la signature parallèle pour inviter tous les signataires en même temps, la signature séquentielle lorsqu’une personne doit signer avant la suivante, ou des étapes personnalisées pour combiner plusieurs groupes de destinataires selon un ordre défini.
- Consultez, signez et suivez l’avancement. Les destinataires ouvrent l’invitation, sélectionnent la page, placent leur signature et choisissent Signer. Ils peuvent aussi demander des précisions, commenter ou refuser la demande. Vous suivez l’avancement dans la fiche du document et conservez le fichier final avec son historique.
Les utilisateurs inscrits retrouvent aussi les demandes dans leurs tâches Folderit. Consultez le guide de configuration d’eSign pour connaître les réglages détaillés.
Intégrez la signature à votre activité quotidienne
Configurez le processus selon les responsabilités de votre organisation. Par exemple :
Accords fournisseursFaites examiner l’accord par le service achats, puis invitez le fournisseur et votre direction dans l’ordre requis. Après la signature, déplacez le fichier dans le dossier des contrats fournisseurs et conservez les pièces justificatives en tant qu’éléments associés.
Documents RHLaissez les RH préparer le document et organiser sa validation interne avant la signature par le salarié et le représentant de l’employeur. Conservez le fichier final avec les droits d’accès appropriés au dossier du salarié. Découvrez la gestion documentaire RH pour organiser l’ensemble du processus.
Contrats clients et réception de projetsRéutilisez un circuit de signature pour les contrats récurrents ou les documents de projet. Expliquez clairement au client ce qu’il accepte. Traitez les demandes de précisions avant la clôture et conservez les commentaires et l’historique de signature avec le document.
Mettez en place un processus réutilisable
Les modèles de workflow enregistrent les destinataires, l’ordre des signatures, les consignes et les paramètres de visibilité. Utilisez-les lorsque votre équipe doit lancer chaque demande volontairement. Pour les fichiers déjà prêts à signer, une automatisation au niveau du dossier peut lancer un circuit de signature prédéfini à chaque ajout d’un fichier dans un dossier configuré.
Pour un processus plus complet, le concepteur de workflows associe la signature à des conditions, validations, accusés de lecture et déplacements de fichiers. Un accord peut être validé par la direction, transmis pour signature, puis déplacé dans les archives à l’issue du processus. Vous pouvez aussi définir la suite à donner en cas d’échec ou d’expiration d’une tâche. Découvrez notre automatisation des workflows documentaires.
Intégrez les règles d’accès à cette configuration. Choisissez les métadonnées et éléments associés visibles par les destinataires et contrôlez l’accès à la GED grâce aux droits sur les documents et les dossiers. Folderit propose des connexions chiffrées, un stockage chiffré en 256 bits, l’authentification à deux facteurs et des journaux d’audit. Consultez les mesures de sécurité et le Centre de confiance pour en savoir plus.
Avant de commencer
Quelle formule inclut les signatures illimitées ?
La formule Tailor inclut des signatures Folderit eSign natives illimitées, sans supplément par signature. Consultez les formules actuelles pour choisir le nombre d’utilisateurs, la capacité de stockage et les autres fonctionnalités incluses.
Les clients et fournisseurs ont-ils besoin d’un compte ?
Non. Les destinataires externes peuvent ouvrir l’invitation sécurisée reçue par e-mail et signer dans leur navigateur sans s’inscrire à Folderit.
Peut-on utiliser une autre méthode de signature ?
Folderit prend également en charge une intégration DocuSign et les signatures électroniques eID. Ces méthodes sont distinctes et ont leurs propres exigences. Les signatures natives Folderit eSign illimitées n’incluent pas d’abonnement à un prestataire tiers.
Comment choisir la méthode adaptée ?
Identifiez les documents et les pays concernés, ainsi que les exigences de vérification d’identité ou de niveau de signature. Examinez-les avec votre service juridique ou conformité, puis confirmez la méthode appropriée avec Folderit. La signature eSign native et la signature eID ne doivent pas être considérées comme interchangeables.
Peut-on tester notre processus au préalable ?
Oui. Profitez de l’essai gratuit de 14 jours pour tester un document type, une validation interne, un signataire externe et l’ordre de signature souhaité. Vérifiez le dossier de destination du fichier final. Pour un processus impliquant plusieurs services ou des exigences de signature particulières, demandez une démonstration.
Testez votre prochain circuit de signature dans Folderit.