Glossaire de la gestion documentaire
Retrouvez ici des définitions claires des termes essentiels de la gestion documentaire, des workflows, de la sécurité et d’autres domaines connexes. Que vous découvriez les fonctionnalités de Folderit ou le vocabulaire du secteur, ce glossaire vous aide à comprendre les principes d’une gestion documentaire efficace et sécurisée.
Bordereau de transfert de déchets britannique (WTN)
Au Royaume-Uni, un Waste Transfer Note, ou WTN, documente le transfert de déchets non dangereux entre deux parties. Il décrit les déchets, identifie les intervenants et précise les modalités du transfert. Les entreprises doivent conserver ces bordereaux pendant au moins deux ans, conformément aux règles applicables ; des documents et durées différents peuvent s’appliquer aux déchets dangereux.
Classement intelligent
Le classement intelligent automatise la création ou l’organisation des dossiers selon des règles, des métadonnées ou le contenu des documents. Il vise à limiter le classement manuel en orientant les fichiers selon leur type, service, date ou client. Les possibilités de création dynamique et de déplacement dépendent du système et de la configuration choisie.
Date d’entrée en vigueur d’un document
La date d’entrée en vigueur indique à partir de quand un document contrôlé devient applicable dans une organisation. Les équipes doivent alors utiliser la nouvelle version ou la révision qui remplace la précédente. La maîtrise de cette date contribue au contrôle documentaire des démarches ISO et à la constitution des éléments d’audit.
Déduplication du contenu
La déduplication consiste à repérer et traiter les fichiers ou données en double dans une GED. Selon la technologie employée, le système peut conserver un exemplaire unique et utiliser des références pour les copies identiques. Le traitement des contenus proches nécessite des méthodes distinctes. L’objectif est de limiter l’encombrement, d’économiser de l’espace et d’améliorer la cohérence des dossiers numériques ; les possibilités dépendent de chaque solution.
Documents immuables
Un document immuable est conservé avec des protections empêchant sa modification ou sa suppression pendant la période définie. L’objectif est d’en préserver l’intégrité et de pouvoir vérifier son état d’origine. Dans une GED, cela nécessite des mécanismes adaptés, pouvant porter sur le contenu et les métadonnées. De simples droits d’accès ou un historique des versions ne constituent pas automatiquement un stockage immuable.
EDRMS
Un EDRMS, ou système de gestion des documents et des archives, réunit la gestion active des documents métier — création, révision, validation et versions — et la gestion formalisée des documents à conserver : classification, stockage, règles de conservation et élimination justifiable selon les obligations applicables.
Formulaire électronique
Un formulaire électronique est un modèle en ligne qui recueille des données et les enregistre sous forme de fiche structurée dans la GED. Des champs obligatoires et des contrôles de saisie peuvent encadrer la collecte. Les workflows, la génération de documents et le suivi des versions dépendent ensuite des fonctions disponibles et de la configuration ; l’envoi d’un formulaire ne lance pas nécessairement toutes ces actions.
Gel de conservation
Un gel de conservation suspend les modifications ou l’élimination des documents concernés par une enquête ou une obligation juridique, réglementaire ou interne, selon le périmètre défini. Il doit prévaloir sur les règles ordinaires de suppression pendant sa durée. À sa levée, les documents réintègrent leur cycle de vie normal. La mise en œuvre exige de vérifier les protections effectivement disponibles dans le système.
Gestion des documents à conserver
La gestion des documents à conserver, ou records management, organise méthodiquement la création, le classement, le stockage, la protection et le traitement final des documents d’activité tout au long de leur cycle de vie.
Importation en masse
L’importation en masse permet de charger plusieurs fichiers ou dossiers dans une GED en une seule opération. Elle sert notamment à intégrer de nouveaux clients, à migrer un système ou à numériser des archives papier. Selon le produit et la configuration, elle peut prendre en charge plusieurs formats, l’attribution groupée de métadonnées et l’organisation des dossiers.
Journal d’audit
Un journal d’audit consigne les actions suivies dans un système de gestion documentaire : création, consultation, modification, suppression, partage ou tentatives de connexion, selon le périmètre de journalisation du système. Cet historique chronologique aide les organisations à suivre l’utilisation des données, à détecter les anomalies et à assurer la traçabilité.
Localisation des données
La localisation des données désigne le lieu physique ou géographique où une organisation stocke et traite ses données. Ce lieu contribue à déterminer les lois, autorités de contrôle et pouvoirs d’accès des autorités susceptibles de s’appliquer. Il s’agit donc d’un point important pour le RGPD, la sélection des prestataires et l’évaluation de la sécurité, à examiner avec les transferts et les autres règles applicables.
Partage externe de documents
Le partage externe est la diffusion contrôlée de fichiers à des personnes extérieures à l’organisation, comme les clients, auditeurs, prestataires ou fournisseurs. Contrairement à une simple pièce jointe envoyée par e-mail, un partage encadré peut utiliser des droits d’accès, des dates d’expiration et une journalisation pour suivre les accès via le système. Ces contrôles ne garantissent pas la maîtrise d’une copie déjà téléchargée en dehors de celui-ci.
Recherche fédérée
La recherche fédérée permet d’interroger plusieurs référentiels depuis une interface unique. Au lieu de rechercher séparément dans chaque plateforme, le système transmet la requête aux sources connectées puis rassemble les résultats. Elle fonctionne comme un point de recherche commun, dans les limites des connecteurs et des droits d’accès pris en charge.
Workflow de capture
Un workflow de capture organise la collecte, la numérisation et le classement des documents à leur entrée dans une GED, qu’il s’agisse de scans papier ou de fichiers reçus par e-mail, formulaire ou importation externe. Selon les outils configurés, il peut comprendre l’extraction de données, les métadonnées, l’acheminement et le stockage. Le degré d’automatisation et les contrôles humains varient selon le processus.