Logiciel de gestion documentaire pour les cabinets comptables
Rassemblez les dossiers clients, les validations de factures et les dossiers de clôture dans un système documentaire organisé.
Folderit offre aux professionnels de la comptabilité un espace pour collecter, retrouver, revoir et conserver les documents sur lesquels repose leur travail. Maîtrisez les accès pour chaque client, regroupez les révisions et enregistrez les décisions de validation avec les fichiers.
Utilisez-le pour les documents fiscaux, les justificatifs, les dossiers de paie, les lettres de mission et les éléments probants d’audit, avec des workflows et des fiches structurées adaptés à votre cabinet.
Un espace clairement défini pour les documents de chaque client
Créez une structure cohérente par client, exercice et mission. Séparez les documents reçus, les dossiers de travail internes et les livrables finalisés, puis donnez à chaque destinataire accès à l’espace dont il a besoin.
Collectez les fichiers dans des dossiers clients
Partagez un dossier de collecte avec une autorisation de dépôt uniquement ; les clients peuvent transmettre des documents sans voir le contenu ajouté par les autres utilisateurs. Vous disposez ainsi d’un espace simple pour recevoir reçus, relevés et justificatifs fiscaux.
Pour les documents destinés aux clients, utilisez le rôle Viewer lorsqu’ils peuvent télécharger ou imprimer, ou Previewer pour les aperçus pris en charge sans commandes de téléchargement. Réservez les droits de modification aux personnes responsables du travail.
Recevez des fichiers par e-mail
Activez une adresse e-mail propre à un dossier pour recevoir les pièces jointes de clients, de scanners ou d’autres systèmes. L’expéditeur doit placer cette adresse dans les champs À ou Cc, et non Cci. Toute personne qui connaît l’adresse peut y envoyer des fichiers : communiquez-la uniquement aux expéditeurs prévus.
Le complément Folderit pour Outlook permet aussi à votre équipe d’enregistrer les e-mails et pièces jointes sélectionnés dans le dossier approprié.
Recueillez les informations avec le fichier
Utilisez les eForms de l’offre Tailor pour les notes de frais, les demandes fournisseurs ou les fiches d’information client. Ajoutez des champs pour la période comptable, le comptable responsable et les justificatifs. Les champs obligatoires aident les utilisateurs à fournir les informations nécessaires à votre processus.
Un formulaire crée une fiche consultable par recherche. Définissez qui peut la soumettre, la consulter et la modifier, puis associez-la à un workflow de validation si nécessaire.
Exemple de structure client : Client → 2026 → Documents reçus / Dossier de travail / Livrables approuvés. Partagez Documents reçus avec le client en dépôt uniquement, Dossier de travail avec l’équipe affectée à la mission et Livrables approuvés avec le client en rôle Viewer. Vérifiez les autorisations héritées avant d’utiliser cette structure pour des documents confidentiels.
Du dépôt de facture à une décision tracée
Les workflows de validation de Folderit peuvent fonctionner en parallèle, en séquence ou selon des étapes personnalisées. Les réviseurs peuvent approuver, rejeter ou demander des précisions ; les décisions et commentaires sont conservés dans l’historique du workflow.
- Collectez la facture et son contexteImportez le fichier dans le dossier de collecte ou envoyez-le par e-mail. Ajoutez le fournisseur, le numéro de facture, le client ou l’entité, la période comptable et le réviseur responsable sous forme de métadonnées, ou recueillez-les dans un eForm de facture.
- Complétez les informations manquantesPour une fiche eForm, une tâche de remplissage des champs peut demander à un comptable d’ajouter la référence du bon de commande ou le centre de coûts avant validation. Elle met à jour les champs du formulaire ; elle ne modifie pas les métadonnées d’un PDF ordinaire.
- Transmettez la demande de décisionEnvoyez la fiche complétée à la personne habilitée à valider. Avec Tailor, configurez des conditions et des parcours distincts en cas de réussite, d’échec ou de dépassement du délai dans le concepteur de workflows. Testez chaque parcours avec des soumissions représentatives.
- Transmettez le travail approuvé au processus suivantConfigurez le workflow pour qu’une issue favorable déplace le document vers un dossier approuvé ou prêt à traiter. La saisie comptable et le paiement restent à effectuer dans votre logiciel comptable, sauf si vous avez configuré et vérifié une intégration.
Il s’agit d’un exemple de configuration, et non d’un service de gestion des comptes fournisseurs préconfiguré. Définissez les pouvoirs de validation, les champs obligatoires et le traitement des exceptions selon les procédures de votre cabinet.
Validez et signez les documents de mission
Soumettez les lettres de mission ou autres documents à validation, puis à signature électronique. Folderit eSign est inclus dans Tailor ; l’intégration DocuSign constitue une autre option, avec ses propres exigences de service.
Générez les documents clients récurrents
Utilisez la génération de documents pour remplir un modèle ODT avec les valeurs d’une fiche eForm et produire un fichier PDF ou DOCX. Préparez des lettres de mission, confirmations ou pages de garde avec une mise en page cohérente, puis vérifiez le résultat généré avant diffusion.
Retrouvez les justificatifs et identifiez clairement la version de travail
Recherchez au-delà du nom du fichier
Deep Search permet de retrouver du texte dans les documents et numérisations pris en charge, notamment les PDF, DOCX, PNG et JPG. Recherchez un fournisseur ou une référence, puis affinez les résultats par dossier, date ou métadonnées.
La précision de l’OCR dépend de la qualité de la numérisation et de la langue sélectionnée. Le contenu XLSX n’est pas inclus dans la recherche de contenu OCR : utilisez des noms explicites et des métadonnées pour les feuilles de calcul.
Conservez les révisions avec leur historique
Importez une révision comme nouvelle version du fichier existant. Les versions antérieures restent consultables. Les indicateurs de tâche précisent la version concernée par une validation ; valider une ancienne version ne valide pas un fichier importé ultérieurement.
Utilisez l’intégration Microsoft 365 pour créer et modifier les documents Word, Excel et PowerPoint pris en charge, avec enregistrement des modifications dans l’historique des versions.
| Champ | Exemple |
|---|---|
| Client / entité | Example Trading Ltd |
| Période comptable | 2026 T4 |
| Type de document | Facture fournisseur, relevé bancaire, dossier de travail fiscal |
| Référence | Facture fournisseur INV-1048 |
| Comptable responsable | Le membre de l’équipe affecté à la mission |
Appliquez des modèles de métadonnées de dossier pour maintenir la cohérence du registre et afficher les champs utiles en colonnes dans la liste. La numérotation automatique des documents peut fournir une référence interne ; conservez le numéro d’origine de la facture fournisseur dans un champ distinct.
Pour les travaux de clôture : conservez les pièces justificatives, les projets d’états financiers et les livrables finaux dans des emplacements définis. Affectez les réviseurs, vérifiez la version soumise à validation et utilisez des rappels pour les actions à venir. Les métadonnées décrivent la fiche ; elles ne comptabilisent pas de transactions et ne calculent pas de soldes.
Maîtrisez les accès clients et préparez les dossiers pour la revue
Définissez les règles d’accès et de connexion
Partagez les dossiers concernés avec les collaborateurs affectés et les utilisateurs clients. Folderit propose des connexions chiffrées et un stockage chiffré à 256 bits. Les administrateurs peuvent imposer l’authentification à deux facteurs et configurer les règles de mot de passe et les restrictions IP dans la politique de sécurité.
Tailor ajoute des droits d’accès détaillés et des options de connexion unique SSO. Consultez le Centre de confiance au regard des exigences de sécurité de votre cabinet.
Délimitez le périmètre de revue des auditeurs
Partagez les dossiers de justificatifs sélectionnés avec des réviseurs nommément désignés et définissez une date d’expiration de l’accès si nécessaire. Les administrateurs peuvent filtrer le journal d’audit par utilisateur, date, périmètre ou action, puis l’exporter en XLSX, ODS ou CSV.
Mettre fin à une autorisation de partage ne permet pas de récupérer les copies téléchargées. Vérifiez les autres voies d’accès lorsque vous clôturez une revue.
Appliquez votre calendrier de conservation
Avec Medium et Tailor, configurez l’automatisation de la conservation pour les dossiers ou les fichiers individuels. Choisissez la date de début de la période et l’action à son terme : archivage dans un dossier, déplacement vers la corbeille ou suppression définitive.
Définissez les durées selon les exigences applicables à votre cabinet, y compris les exceptions. Une durée de conservation universelle ne peut pas convenir à tous les clients, juridictions et types de documents.
Gardez les prochaines tâches visibles
Définissez des rappels ponctuels ou récurrents pour des utilisateurs ou des groupes. Les tâches de workflow apparaissent dans les tableaux de bord des destinataires, tandis que les rapports administratifs permettent de suivre les validations en attente, les documents arrivant à échéance et les fins de conservation proches.
Le rapport des documents arrivant à échéance utilise la métadonnée Date d’échéance du document. Les délais des workflows se configurent séparément.
Choisissez la configuration adaptée à votre cabinet
Folderit remplace-t-il notre logiciel comptable ?
Folderit gère les documents, les fiches structurées et les processus associés. Conservez votre grand livre, vos rapprochements, vos calculs fiscaux et vos paiements dans les outils comptables conçus pour ces tâches. Utilisez Folderit pour organiser les pièces justificatives et les décisions.
Peut-il se connecter à notre plateforme comptable ?
Folderit propose une API et des intégrations au moyen de plateformes d’automatisation, notamment Zapier et Make. Le fonctionnement d’une connexion dépend des déclencheurs et actions pris en charge dans les deux systèmes, du mappage des données et de votre configuration. Examinez les options d’intégration et testez le transfert prévu avant de vous y fier. L’intégration Folderit pour Zapier est actuellement en version bêta publique.
Quelle offre comprend les workflows pour la comptabilité ?
Medium comprend les workflows simples de validation et d’accusé de lecture, les métadonnées personnalisées, la numérotation et l’automatisation de la conservation. Tailor ajoute le concepteur de workflows, les eForms, Folderit eSign, les droits d’accès détaillés, le SSO et l’accès API. Les offres prévoient un nombre d’utilisateurs et un espace de stockage définis : consultez les tarifs actuels selon vos besoins en collaborateurs, en accès clients et en workflows.
Les clients peuvent-ils transmettre des documents sans compte Folderit ?
Le partage de dossier avec un utilisateur nommé nécessite un utilisateur inscrit. L’envoi d’e-mails vers un dossier permet de transmettre des fichiers à une adresse de collecte activée sans se connecter. Un lien de partage public fonctionne autrement : toute personne disposant de son URL peut accéder au contenu partagé. Utilisez des utilisateurs nommés lorsque l’accès doit dépendre de l’identité.
Des entreprises distinctes peuvent-elles disposer de leurs propres espaces ?
Les sous-comptes d’entreprise disposent de leurs propres sections, membres, administrateurs et groupes. La recherche s’effectue séparément dans chaque sous-compte. Déterminez si des dossiers clients dans un même compte ou des sous-comptes distincts correspondent le mieux à vos périmètres d’administration.
Folderit peut-il être hébergé sur notre propre infrastructure ?
En complément du service cloud, le déploiement sur site est disponible. Discutez de l’hébergement, des responsabilités d’exploitation et des exigences éventuelles d’environnement dédié avec Folderit avant de choisir le mode de déploiement.
Essayez Folderit sur une mission client
Apportez un exemple de dossier client et un processus de revue. Nous vous montrerons comment collecter les documents, attribuer les accès, enregistrer les décisions et retrouver les justificatifs.