Logiciel de gestion documentaire médicale
Gérez les documents de santé, les formulaires personnalisés et les révisions dans un espace maîtrisé.
Offrez aux équipes de votre établissement un emplacement clair pour retrouver les courriers liés aux patients, les rapports externes, les politiques et les documents opérationnels. Folderit réunit fichiers consultables, données structurées, historique des versions et décisions de validation, avec des accès adaptés aux personnes concernées.
Recherchez dans les fichiers et les champs des formulaires, puis affinez les résultats avec les critères de votre équipe.
Créez des eForms avec des champs obligatoires et des pièces justificatives.
Attribuez les révisions, suivez les réponses et envoyez des rappels aux responsables.
Remplacez les formulaires dispersés par des enregistrements de santé consultables
Une pièce jointe ne raconte pas toute l’histoire. Qui assure le suivi ? Quand faut-il effectuer le prochain contrôle ? Les eForms de Folderit permettent de recueillir ces informations dans des enregistrements structurés, avec des champs obligatoires, des dates, des utilisateurs sélectionnés et des fichiers joints. Ces enregistrements sont conservés dans des dossiers ; ils peuvent être recherchés, examinés et protégés par des droits d’accès.
Signalements d’incidents et suivi
Configurez des champs pour la date de l’événement, le lieu, la catégorie, la description factuelle et le responsable de la révision. Conservez les preuves avec l’enregistrement et utilisez une tâche de suivi pour demander les résultats de l’enquête ou les détails des actions correctives.
Registres de maintenance des équipements
Consignez la référence de l’équipement, la date d’intervention, le prestataire, la prochaine échéance et le rapport de maintenance. Affichez ces champs en colonnes dans le dossier pour consulter le registre sans ouvrir chaque enregistrement.
Qualifications et échéances de renouvellement
Conservez les qualifications professionnelles, les certificats des fournisseurs et les autres justificatifs à renouveler avec une date d’expiration et un responsable. Configurez des rappels de formulaire basés sur une date, par exemple 30 jours avant l’expiration, avec des conditions et des destinataires adaptés à votre processus.
Avec Tailor, créez les modèles en fonction des procédures de votre organisation. Choisissez les informations réellement nécessaires à chaque formulaire et les accès à accorder à chaque équipe.
Donnez une suite claire à chaque enregistrement soumis
Utilisez le concepteur de workflows pour relier déclencheurs, conditions et tâches. Vous pouvez, par exemple, configurer ce processus interne de suivi d’incident :
- Recueillir le signalementUn membre de l’équipe soumet l’eForm d’incident dans le dossier prévu, avec les faits requis et les éventuelles pièces justificatives.
- Demander au responsable de compléter le suiviUne tâche de remplissage des champs demande au responsable sélectionné de renseigner les champs qui lui sont attribués dans cet enregistrement. Définissez les champs qu’il peut modifier et les justificatifs qu’il peut consulter.
- Examiner le résultatEnvoyez l’enregistrement complété pour validation. Reliez les issues de réussite, de refus et de dépassement du délai aux actions appropriées, afin que les tâches en retard ou refusées aient un responsable défini.
Il s’agit d’un exemple à configurer et à tester avec votre équipe. Les destinataires du workflow, les conditions et les règles de finalisation doivent être définis explicitement.
Gardez les politiques à jour et suivez les accusés de lecture
Révisez et validez les procédures, puis envoyez la version concernée pour recueillir les accusés de lecture du personnel. Suivez les réponses reçues et celles qui restent attendues. Un accusé de lecture consigne une réponse ; la formation et l’évaluation des compétences restent du ressort de votre organisation.
Découvrez la gestion des politiques dans Folderit.
Réutilisez les données des enregistrements dans vos documents
Générez une page de garde standard, une confirmation de maintenance ou un rapport interne à partir d’un enregistrement eForm, d’un modèle ODT et de la génération de documents PDF ou DOCX. Vérifiez le document produit avant sa diffusion.
Les formulaires liés peuvent aussi transmettre certaines valeurs à un nouvel enregistrement d’un autre type de formulaire, pour éviter des saisies répétées lorsqu’un processus en déclenche un autre.
Organisez les documents selon les habitudes de recherche des équipes
Utilisez des références et des champs explicites
Classez les documents par service, catégorie ou référence de dossier, puis ajoutez des métadonnées comme la date du document, l’équipe responsable et la date de révision. Soumettez les éléments liés aux patients aux règles d’accès et de traitement convenues pour votre déploiement.
Par exemple, un registre de rapports externes peut afficher une référence de dossier, le type de rapport, la date de réception et le responsable de la révision. Gérez les qualifications du personnel et les politiques opérationnelles dans des périmètres d’accès distincts.
Recherchez dans le contenu et regroupez les révisions
La recherche de contenu avec OCR aide à retrouver du texte dans les documents et scans pris en charge. Combinez-la avec les métadonnées et les filtres de dossiers pour affiner les résultats. La qualité du scan, la langue et le format du fichier influencent les résultats.
Utilisez la fonction d’ajout d’une nouvelle version pour les révisions d’un fichier existant. Les versions précédentes restent dans son historique, ce qui facilite l’identification des changements et de la version examinée.
Intégrez accès, traçabilité et conservation au travail quotidien
Accordez à chacun les accès nécessaires
Partagez les fichiers ou dossiers sélectionnés avec des utilisateurs et des groupes identifiés. Les niveaux d’autorisation distinguent dépôt, aperçu, consultation et modification ; Tailor ajoute des droits détaillés. Vérifiez les droits hérités lorsque vous séparez des services ou des catégories de documents confidentiels.
Maîtrisez les connexions et consultez l’activité
Folderit utilise des connexions chiffrées et un stockage chiffré en 256 bits. Les administrateurs peuvent configurer l’authentification à deux facteurs, les règles de mots de passe et les restrictions IP. Les pistes d’audit consignent notamment les dépôts, aperçus, téléchargements et changements d’accès afin que les personnes habilitées puissent les examiner.
Appliquez le calendrier de conservation approprié
Avec Medium et Tailor, configurez la conservation automatisée en choisissant la date de départ pertinente et une action d’archivage ou de suppression. Fixez les durées selon le type de document et les exigences applicables. Intégrez les exceptions, les versions, les journaux d’audit et la conservation des sauvegardes à votre analyse.
Examinez les justificatifs avant le déploiement
Le Centre de confiance de Folderit présente les informations relatives aux certifications ISO/IEC 27001:2022 et Cyber Essentials, les mesures de sécurité et la documentation de traitement. Confirmez l’hébergement, la reprise, les conditions contractuelles et les éventuelles exigences de BAA pour l’usage envisagé.
Vous prévoyez de conserver des informations de santé protégées ? Convenez des garanties et des contrats applicables avant toute utilisation. Folderit propose des discussions sur les garanties HIPAA et le BAA ; votre configuration et vos procédures d’exploitation comptent également. Les recommandations du HHS sur HIPAA et le cloud computing expliquent le rôle du BAA et de l’évaluation des risques menée par l’organisation de santé.
Préparez la configuration adaptée à votre équipe de santé
Comment Folderit s’intègre-t-il aux côtés d’un EHR ou d’un EMR ?
Utilisez Folderit pour les documents, les enregistrements opérationnels structurés et leurs révisions. Votre EHR ou EMR reste le système chargé de ses fonctions cliniques, telles que la tenue du dossier patient et la prescription. Définissez les documents à conserver dans chaque système et la manière dont les équipes les retrouveront. La connexion à un EHR et les workflows d’imagerie spécialisés nécessitent une intégration et un périmètre vérifiés séparément.
Quelle formule comprend les formulaires et l’automatisation des workflows ?
Tailor comprend les eForms, le concepteur de workflows, les droits détaillés, le SSO et l’accès à l’API. Medium comprend les workflows simples de validation et d’accusé de lecture, les métadonnées personnalisées, la numérotation et la conservation automatisée. Chaque formule possède des limites définies d’utilisateurs et de stockage. Comparez les formules actuelles avec la taille de votre équipe, vos volumes documentaires et vos exigences de processus.
Pouvons-nous héberger Folderit sur notre propre infrastructure ?
Oui. En complément du service cloud, un déploiement sur site est possible. Confirmez les responsabilités concernant l’infrastructure, les sauvegardes, la maintenance, l’assistance et la reprise lors du choix du déploiement.
Peut-il se connecter à nos autres systèmes de santé ?
Folderit propose une API et des options d’intégration. Une connexion dépend des capacités des deux systèmes, de la correspondance des données et de sa mise en œuvre. Présentez le système concerné et les échanges souhaités ; consultez les intégrations disponibles et vérifiez le résultat avant de vous appuyer dessus.
Découvrez le processus documentaire de votre établissement dans Folderit
Présentez-nous un processus : registre d’équipements, révision de politique ou suivi d’incident. Nous examinerons ensemble l’enregistrement, les droits d’accès, les tâches et les rappels. Utilisez des données fictives ou désidentifiées pour la démonstration.