Internetinė failų saugykla verslui
Suteikite komandai vieną vietą verslo failams rasti, bendrinti ir tvarkyti — su aiškiomis teisėmis, versijų istorija ir turinio paieška.
„Folderit“ derina internetinę failų saugyklą verslui su dokumentų valdymo įrankiais. Tvarkykite klientų, projektų ir vidinius dokumentus, nesvarbu, ar žmonės dirba biure, ar nuotoliu.
Susiekite kasdienį darbą su reikiamais failais
Raskite failą pagal tai, ką prisimenate
Ieškokite pavadinimų ir metaduomenų arba naudokite išsamią paiešką palaikomų dokumentų bei skenų tekstui rasti. Siaurinkite pagal aplanką, datą, kūrėją ar laukų reikšmes, užuot atvėrę aplanką po aplanko.
Turinio paieška palaiko PDF, DOCX, PNG, JPG ir kitus nurodytus formatus. OCR priklauso nuo kokybės ir kalbos; XLSX turinys neįtraukiamas. Naudotojai mato tik jiems prieinamus rezultatus.
Aiškiai atskirkite dabartinę versiją
Įkelkite pataisymą kaip naują versiją to paties failo. Sąraše ankstesni variantai lieka su dabartiniu ir bendrais metaduomenimis; juos galima atsisiųsti ar atkurti pagal teises.
Redaguodami vietoje, rezervuokite bendrinamą failą, kad kiti tuo metu neįkeltų konkuruojančios versijos. Kol rezervavimas aktyvus, kiti vis tiek gali peržiūrėti ir atsisiųsti pagal teises.
Redaguokite „Office“ dokumentus sistemoje
Kurkite ir redaguokite palaikomus „Word“, „Excel“ bei „PowerPoint“ failus per „Folderit“ „Microsoft 365“ integraciją. Keli naudotojai gali bendradarbiauti, jei failas nerezervuotas, o išsaugoti pakeitimai įtraukiami į versijų istoriją.
Naudodami „Outlook“ papildinį, taip pat išsaugokite pasirinktus laiškus ir priedus „Folderit“ aplanke kartu su susijusiu darbu.
Pridėkite kontekstą ir kitus veiksmus
Naudokite pasirinktinius metaduomenis „Medium“ ir „Tailor“ planuose klientui, skyriui ar projekto numeriui. Naudingus laukus rodykite aplanko stulpeliuose.
Kai dokumentui reikia sprendimo, naudokite darbo eigų funkcijas pagal savo planą. Užbaigtus failus vėliau galima perkelti į valdomą archyvą neatskiriant nuo dokumentų sistemos.
Bendrinkite failą ir pasirinkite gavėjo veiksmus
Pasirinktą failą, aplanką ar skyrių bendrinkite naudotojui ar grupei. Suteikite užduočiai reikalingas teises ir nustatykite pabaigą laikinai prieigai.
| Užduotis | Svarstytina prieiga |
|---|---|
| Peržiūrėti neatsisiunčiant | Tik peržiūra: palaikomus failus galima skaityti be atsisiuntimo, spausdinimo ar keitimo funkcijų. |
| Perskaityti ir atsisiųsti užbaigtą failą | Peržiūra ir atsisiuntimas: leidžiama peržiūrėti, atsisiųsti ir spausdinti nekeičiant bei nenaikinant saugomo ištekliaus. |
| Dirbti su bendrinamu dokumentu | Redaktorius: leidžiama atnaujinti metaduomenis ir versijas, redaguoti bei pašalinti bendrinamą išteklių pagal teises. |
| Surinkti pateikimus aplanke | Tik įkėlimas: failus galima pateikti nematant kitų naudotojų pridėto turinio. |
Peržiūrėkite prieigos teisių vadovą pagal konkrečius išteklius. „Tailor“ papildo pasirinktinius veiksmų leidimus. Visos paskyros redaktoriaus prieiga suteikia administravimo teises; kasdieniam darbui rinkitės failo ar aplanko bendrinimą.
Valdykite prieigą pagal komandą
Sukurkite grupes, pavyzdžiui, finansų, projekto ar vadovų, ir bendrinkite su jomis aktualius aplankus. Narystė leidžia administruoti prieigą nekuriant atskiro įrašo kiekvienam žmogui.
Viešas nuorodas naudokite sąmoningai
Tokia vieša nuoroda leidžia kiekvienam turinčiam URL pasiekti turinį neprisijungus. Nustatykite galiojimą arba išjunkite, kai nebereikia. Tapatybe grindžiamai prieigai naudokite įvardytus gavėjus. Bandomajame plane viešos nuorodos neprieinamos.
Pavyzdys: kliento projektas. Vidinei komandai suteikite redaktoriaus prieigą prie darbinio aplanko. Klientui pasirinktus rezultatus bendrinkite peržiūrai bei atsisiuntimui, o gaunamiems failams sukurkite atskirą tik įkėlimo aplanką. Taip grupės turi aiškias vietas be prieigos prie visko.
Apsaugokite prieigą ir stebėkite naudojimą
Nustatykite bendras saugumo taisykles
„Folderit“ naudoja 256 bitų šifruotą saugyklą ir šifruotus ryšius. Administratoriai gali reikalauti dviejų veiksnių autentifikavimo, nustatyti slaptažodžių bei IP taisykles per saugumo politiką.
Peržiūrėkite saugumo ir privatumo informaciją bei pasitikėjimo centrą, vertindami paslaugą pagal organizacijos reikalavimus. Prieigos nustatymai ir vidinės procedūros lieka jūsų atsakomybės dalimi.
Peržiūrėkite veiksmus audito istorijoje
Naudokite bendrą audito žurnalą filtravimui pagal naudotoją, datą, išteklių sritį ar veiksmą. Eksportuokite XLSX, ODS arba CSV, kai tikrinate atsisiuntimus, pašalinimus ir kitą registruojamą veiklą.
Įvardytų naudotojų veikla siejama su paskyra. Viešų nuorodų lankytojai anoniminiai, todėl įrašuose naudojama techninė informacija, pavyzdžiui, IP, o ne prisijungusio žmogaus tapatybė.
Perkelkite komandą pagal aiškų planą
Pradėkite nuo reprezentatyvaus projekto ar skyriaus. Sutarkite aplankus, laukus ir teises, tada išbandykite kelių tikrų failų įkėlimą, paiešką, redagavimą bei bendrinimą prieš perkeldami viską.
Ar galime išsaugoti aplankus ir metaduomenis?
Esamas aplankų struktūras galima įkelti. Didesniam perkėlimui migracijos galimybės apima „Folderit Sync“, ZIP rinkinius ir suderintą SFTP perdavimą.
Kitos sistemos metaduomenims reikia atskiro atvaizdavimo. Jei jie yra „Excel“ ar CSV, su „Folderit“ patvirtinkite laukų formatą ir eilučių susiejimą su failais. Vien aplankų įkėlimas šio ryšio nesukuria.
Kiek saugyklos ir naudotojų įtraukta?
„Mini“ prasideda nuo 45 EUR per mėnesį be PVM ir apima 5 naudotojus bei 150 GB. Kiekvienas planas turi nustatytas apimtis; kaina už planą nereiškia neribotų naudotojų. Patikrinkite dabartines kainas, mokėjimo variantus ir įtrauktas funkcijas.
„Medium“ papildo pasirinktiniais metaduomenimis ir saugojimo automatizavimu. „Tailor“ prideda išsamias teises, pažangias eigas, elektronines formas, bendrąjį prisijungimą bei API.
Ar galime vėl atsisiųsti failus?
Taip. Atsisiųskite atskirus failus, aplankus arba paskyros failus bei aplankus naudodami „Folderit“ eksporto galimybes. Aplankai supakuojami į ZIP. Didelius rinkinius siųskitės mažesnėmis dalimis; žurnalai ir metaduomenų ataskaitos eksportuojami atskirai.
Ar yra vietinis variantas?
Taip. Vietinis „Folderit“ diegimas prieinamas organizacijoms, norinčioms sistemą laikyti savo infrastruktūroje. Prieš pasirinkdami aptarkite diegimą, talpą ir eksploatavimo reikalavimus.
Išbandykite su komandos failais
Sukurkite darbinį aplanką, pakvieskite kolegą ir pamatykite, kaip paieška, versijos bei teisės dera su jūsų kasdieniu darbu.