Armazenamento de arquivos online para empresas
Dê à sua equipe um único local para encontrar, compartilhar e trabalhar em arquivos empresariais, com permissões claras, histórico de versões e pesquisa no conteúdo dos documentos.
A Folderit combina armazenamento de arquivos empresariais online com ferramentas de gestão de documentos. Mantenha organizados os arquivos de clientes, os documentos de projetos e as informações internas, seja para trabalhar no escritório ou remotamente.
Mantenha o trabalho diário conectado aos arquivos certos
Encontre um arquivo a partir do que se lembra
Pesquise nomes e metadados ou utilize a Pesquisa aprofundada para encontrar texto em documentos e digitalizações compatíveis. Restrinja os resultados por pasta, data, criador ou valores dos campos, em vez de abrir uma pasta atrás da outra.
A pesquisa no conteúdo abrange formatos como PDF, DOCX, PNG e JPG. O OCR depende da qualidade da digitalização e do idioma; o conteúdo de arquivos XLSX não está incluído na pesquisa de conteúdo por OCR. Os usuários só veem resultados aos quais têm permissão de acesso.
Identifique claramente a versão atual
Carregue uma revisão como nova versão do mesmo arquivo. A lista de versões mantém os arquivos anteriores junto da versão atual e dos metadados compartilhados, com opções para baixar ou restaurar versões anteriores.
Para editar localmente, reserve um arquivo compartilhado para impedir o upload de versões concorrentes. Os outros usuários continuam podendo visualizar e baixar o arquivo enquanto o bloqueio estiver ativo.
Edite documentos Office no mesmo local
Crie e edite arquivos Word, Excel e PowerPoint compatíveis através da integração da Folderit com o Microsoft 365. Vários usuários podem colaborar, desde que o arquivo não esteja reservado, e as alterações salvas ficam registradas no histórico de versões.
O complemento do Outlook também permite salvar e-mails selecionados e seus respectivos anexos em uma pasta da Folderit, mantendo a correspondência junto ao trabalho a que se refere.
Acrescente contexto e próximos passos
Utilize metadados personalizados nos planos Medium e Tailor para informação como cliente, departamento ou referência do projeto. Apresente os campos úteis como colunas da pasta.
Quando um arquivo precisar de uma decisão, utilize as funcionalidades de fluxos de trabalho disponíveis no seu plano. Mais tarde, os arquivos concluídos podem passar para um arquivo gerenciado, mantendo-se ligados ao seu sistema documental.
Compartilhe o arquivo e escolha o que o destinatário pode fazer
Compartilhe um arquivo, pasta ou seção específica com um usuário ou grupo. Atribua a cada destinatário o acesso necessário para sua tarefa e defina uma data de expiração quando esse acesso deva ser temporário.
| Tarefa | Acesso a considerar |
|---|---|
| Revisar um documento sem baixá-lo | Apenas visualização: visualizar arquivos compatíveis sem baixá-los, imprimi-los ou alterá-los. |
| Ler e baixar um arquivo concluído | Visualizador: visualizar, baixar e imprimir, sem alterar ou excluir o recurso armazenado. |
| Trabalhar em um documento compartilhado | Editor: atualizar os metadados e as versões do arquivo, com direitos de edição e exclusão sobre o recurso compartilhado. |
| Coletar arquivos enviados para uma pasta | Apenas upload: enviar arquivos sem consultar o conteúdo adicionado por outros usuários. |
Consulte o guia de permissões para conhecer os detalhes específicos de cada recurso. O plano Tailor acrescenta permissões personalizadas para ações individuais. O acesso de Editor à conta inteira concede direitos administrativos; para a colaboração habitual, utilize o compartilhamento de arquivos ou pastas.
Gerencie o acesso por equipe
Crie grupos como Financeiro, Equipe de Projeto ou Direção e compartilhe as pastas relevantes com esses grupos. O acesso atribuído ao grupo aplica-se aos seus membros, reduzindo a necessidade de manter entradas de compartilhamento separadas para cada pessoa.
Use links públicos com cuidado
Uma link público permite que qualquer pessoa que tenha a URL acesse o conteúdo compartilhado sem fazer login. Defina uma data de expiração ou desative-o quando deixar de ser necessário. Use o compartilhamento com usuários identificados quando o acesso precisar depender da identidade. Os links públicos não estão disponíveis no plano de avaliação.
Exemplo: um projeto de cliente. Dê à equipe interna acesso de Editor à respectiva pasta de trabalho. Compartilhe os arquivos finais selecionados com o cliente como Visualizador e use uma pasta separada de Apenas upload para receber arquivos. Assim, cada grupo tem um local de trabalho claro, sem receber o mesmo acesso a tudo.
Proteja o acesso e veja como os arquivos são usados
Defina regras de segurança para toda a organização
A Folderit oferece armazenamento com criptografia de 256 bits e conexões criptografadas. Os administradores podem exigir autenticação de dois fatores e configurar regras de senhas e restrições de IP por meio da Política de segurança.
Consulte as informações de segurança e privacidade e o Centro de confiança ao avaliar o serviço em relação aos requisitos da sua organização. As configurações de acesso e os procedimentos internos continuam fazendo parte da sua própria configuração.
Analise a atividade através de um registro de auditoria
Utilize o registro de auditoria global para filtrar eventos por usuário, data, escopo do recurso ou ação. Exporte os resultados em XLSX, ODS ou CSV quando precisar analisar downloads, exclusões ou outras atividades.
A atividade de usuários identificados pode ser associada a uma conta. Os visitantes de links públicos são anônimos, portanto os respectivos registros de auditoria usam informações técnicas, como o endereço IP, em vez da identidade de um usuário conectado.
Migre sua equipe com um plano claro
Comece por um projeto ou departamento representativo. Defina a estrutura de pastas, os campos e os acessos e, antes de migrar tudo, teste o upload, a pesquisa, a edição e o compartilhamento de alguns arquivos reais.
Podemos manter as pastas e os metadados existentes?
Pode enviar estruturas de pastas existentes. Para transferências de maior dimensão, as opções de migração incluem a Folderit Sync, lotes ZIP e uma transferência SFTP acordada previamente.
Os metadados de outro sistema precisam de um mapeamento próprio. Se estiverem disponíveis em Excel ou CSV, entre em contato com a Folderit para confirmar o formato dos campos e como as linhas serão associadas aos arquivos. O upload de uma pasta, por si só, não estabelece esse mapeamento.
Quanto armazenamento e quantos usuários estão incluídos?
O plano Mini começa em € 45 por mês, mais IVA, e inclui 5 usuários e 150 GB de armazenamento. Cada plano tem limites definidos de usuários e armazenamento; o preço de um plano não significa usuários ilimitados. Consulte os preços atuais para conhecer as opções de faturamento e as funcionalidades incluídas em cada plano.
O Medium acrescenta funcionalidades como metadados personalizados e automatização da retenção. O Tailor acrescenta permissões granulares, fluxos de trabalho avançados, eForms, SSO e acesso à API.
Podemos voltar a baixar nossos arquivos?
Sim. Baixe arquivos individuais, pastas ou os arquivos e pastas da conta através das opções de exportação da Folderit. Os downloads de pastas são reunidos em arquivos ZIP. Para conjuntos de grande volume, baixe seções ou pastas menores; os registros de auditoria e os relatórios de metadados têm exportações separadas.
Existe uma opção de instalação local?
Sim. A Folderit com implantação local está disponível para organizações que precisam hospedar o sistema na própria infraestrutura. Antes de escolher essa opção, analise com a Folderit os requisitos de implantação, capacidade e operação.
Experimente com os arquivos que sua equipe utiliza
Configure uma pasta de trabalho, convide um colega e veja como a pesquisa, as versões e as permissões se adaptam ao seu trabalho diário.