Armazenamento de ficheiros online para empresas
Dê à sua equipa um único local para encontrar, partilhar e trabalhar em ficheiros empresariais, com permissões claras, histórico de versões e pesquisa no conteúdo dos documentos.
O Folderit combina armazenamento de ficheiros empresariais online com ferramentas de gestão documental. Mantenha organizados os ficheiros de clientes, os documentos de projetos e a informação interna, quer as pessoas trabalhem no escritório ou à distância.
Mantenha o trabalho diário ligado aos ficheiros certos
Encontre um ficheiro a partir do que se lembra
Pesquise nomes e metadados ou utilize a Pesquisa aprofundada para encontrar texto em documentos e digitalizações compatíveis. Restrinja os resultados por pasta, data, criador ou valores dos campos, em vez de abrir uma pasta atrás da outra.
A pesquisa no conteúdo abrange formatos como PDF, DOCX, PNG e JPG. O OCR depende da qualidade da digitalização e do idioma; o conteúdo de ficheiros XLSX não está incluído na pesquisa de conteúdo por OCR. Os utilizadores só veem resultados aos quais têm permissão de acesso.
Identifique claramente a versão atual
Carregue uma revisão como nova versão do mesmo ficheiro. A lista de versões mantém os ficheiros anteriores junto da versão atual e dos metadados partilhados, com opções para descarregar ou restaurar versões anteriores.
Para editar localmente, reserve um ficheiro partilhado para impedir o carregamento de versões concorrentes. Os outros utilizadores continuam a poder visualizá-lo e descarregá-lo enquanto o bloqueio estiver ativo.
Edite documentos Office no mesmo local
Crie e edite ficheiros Word, Excel e PowerPoint compatíveis através da integração do Folderit com o Microsoft 365. Vários utilizadores podem colaborar, desde que o ficheiro não esteja reservado, e as alterações guardadas ficam registadas no histórico de versões.
O complemento do Outlook também permite guardar mensagens de correio eletrónico selecionadas e os respetivos anexos numa pasta do Folderit, mantendo a correspondência junto do trabalho a que diz respeito.
Acrescente contexto e próximos passos
Utilize metadados personalizados nos planos Medium e Tailor para informação como cliente, departamento ou referência do projeto. Apresente os campos úteis como colunas da pasta.
Quando um ficheiro precisar de uma decisão, utilize as funcionalidades de fluxos de trabalho disponíveis no seu plano. Mais tarde, os ficheiros concluídos podem passar para um arquivo gerido, mantendo-se ligados ao seu sistema documental.
Partilhe o ficheiro e escolha o que o destinatário pode fazer
Partilhe um ficheiro, pasta ou secção específica com um utilizador ou grupo. Atribua a cada destinatário o acesso necessário para a sua tarefa e defina uma data de expiração quando esse acesso deva ser temporário.
| Tarefa | Acesso a considerar |
|---|---|
| Rever um documento sem o descarregar | Pré-visualizador: pré-visualizar ficheiros compatíveis sem os descarregar, imprimir ou alterar. |
| Ler e descarregar um ficheiro concluído | Leitor: pré-visualizar, descarregar e imprimir, sem alterar ou eliminar o recurso armazenado. |
| Trabalhar num documento partilhado | Editor: atualizar os metadados e as versões do ficheiro, com direitos de edição e eliminação sobre o recurso partilhado. |
| Recolher ficheiros enviados para uma pasta | Apenas carregamento: enviar ficheiros sem consultar o conteúdo adicionado por outros utilizadores. |
Consulte o guia de permissões para conhecer os detalhes específicos de cada recurso. O plano Tailor acrescenta permissões personalizadas para ações individuais. O acesso de Editor à conta inteira concede direitos administrativos; para a colaboração habitual, utilize a partilha de ficheiros ou pastas.
Faça a gestão do acesso por equipa
Crie grupos como Financeiro, Equipa de Projeto ou Direção e partilhe as pastas relevantes com esses grupos. O acesso atribuído ao grupo aplica-se aos seus membros, reduzindo a necessidade de manter entradas de partilha separadas para cada pessoa.
Utilize ligações públicas de forma ponderada
Uma ligação pública permite que qualquer pessoa que tenha o respetivo URL aceda ao conteúdo partilhado sem iniciar sessão. Defina uma data de expiração ou desative-a quando deixar de ser necessária. Utilize a partilha com utilizadores identificados quando o acesso tiver de depender da identidade. As ligações públicas não estão disponíveis no plano de avaliação.
Exemplo: um projeto de cliente. Dê à equipa interna acesso de Editor à respetiva pasta de trabalho. Partilhe os elementos finais selecionados com o cliente como Leitor e utilize uma pasta separada de Apenas carregamento para receber ficheiros. Assim, cada grupo tem um local de trabalho claro, sem receber o mesmo acesso a tudo.
Proteja o acesso e veja como os ficheiros são utilizados
Defina regras de segurança para toda a organização
O Folderit disponibiliza armazenamento com encriptação de 256 bits e ligações encriptadas. Os administradores podem exigir autenticação de dois fatores e configurar regras de palavras-passe e restrições de IP através da Política de segurança.
Consulte as informações de segurança e privacidade e o Centro de confiança ao avaliar o serviço face aos requisitos da sua organização. As definições de acesso e os procedimentos internos continuam a fazer parte da sua própria configuração.
Analise a atividade através de um registo de auditoria
Utilize o registo de auditoria global para filtrar eventos por utilizador, data, âmbito do recurso ou ação. Exporte os resultados em XLSX, ODS ou CSV quando precisar de analisar descarregamentos, eliminações ou outra atividade.
A atividade de utilizadores identificados pode ser associada a uma conta. Os visitantes de ligações públicas são anónimos, pelo que os respetivos registos de auditoria utilizam informação técnica, como o endereço IP, em vez da identidade de um utilizador com sessão iniciada.
Migre a sua equipa com um plano claro
Comece por um projeto ou departamento representativo. Defina a estrutura de pastas, os campos e os acessos e, antes de migrar tudo, teste o carregamento, a pesquisa, a edição e a partilha de alguns ficheiros reais.
Podemos manter as pastas e os metadados existentes?
Pode carregar estruturas de pastas existentes. Para transferências de maior dimensão, as opções de migração incluem o Folderit Sync, lotes ZIP e uma transferência SFTP acordada previamente.
Os metadados de outro sistema precisam de um mapeamento próprio. Se estiverem disponíveis em Excel ou CSV, contacte o Folderit para confirmar o formato dos campos e como as linhas serão associadas aos ficheiros. O carregamento de uma pasta, por si só, não estabelece esse mapeamento.
Quanto armazenamento e quantos utilizadores estão incluídos?
O plano Mini começa em 45 € por mês, acrescidos de IVA, e inclui 5 utilizadores e 150 GB de armazenamento. Cada plano tem limites definidos de utilizadores e armazenamento; o preço de um plano não significa utilizadores ilimitados. Consulte os preços atuais para conhecer as opções de faturação e as funcionalidades incluídas em cada plano.
O Medium acrescenta funcionalidades como metadados personalizados e automatização da conservação. O Tailor acrescenta permissões granulares, fluxos de trabalho avançados, eForms, SSO e acesso à API.
Podemos voltar a descarregar os nossos ficheiros?
Sim. Descarregue ficheiros individuais, pastas ou os ficheiros e pastas da conta através das opções de exportação do Folderit. Os descarregamentos de pastas são reunidos em ficheiros ZIP. Para conjuntos de grande dimensão, descarregue secções ou pastas mais pequenas; os registos de auditoria e os relatórios de metadados têm exportações separadas.
Existe uma opção de instalação local?
Sim. O Folderit com instalação local está disponível para organizações que precisam de alojar o sistema na sua própria infraestrutura. Antes de escolher esta opção, analise com o Folderit os requisitos de implementação, capacidade e operação.
Experimente com os ficheiros que a sua equipa utiliza
Configure uma pasta de trabalho, convide um colega e veja como a pesquisa, as versões e as permissões se adaptam ao seu trabalho diário.