Gestão simples e segura de documentos de RH

Software de gestão de documentos para recursos humanos

Proteja os documentos dos funcionários, organize os documentos de integração e registre as confirmações de leitura de políticas em um único sistema de gestão de documentos de RH.

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Dossiês de funcionários na Folderit, com identificadores, cargos, departamentos e datas de admissão.
Veja os dossiês organizados por cargo, departamento e data de admissão. Ver captura completa. Os registros personalizados de funcionários estão disponíveis no Tailor.
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Conheça a Folderit no contexto do seu processo de RH

Conte como você gerencia os documentos dos funcionários, a integração e as confirmações de leitura de políticas. Podemos apresentar os recursos relevantes e ajudar a escolher um plano adequado.

  • Mantenha os documentos confidenciais dos colaboradores organizados e acessíveis às pessoas certas.
  • Inclua os documentos de integração de novos funcionários em um processo estruturado.
  • Acompanhe as aprovações de políticas e as confirmações de leitura dos colaboradores.

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    Usamos estes dados para responder à sua solicitação de demonstração. Não inclua informações confidenciais dos funcionários. Aviso de privacidade.

    Funcionalidades de gestão de documentos de RH

    Repositório seguro de documentos dos colaboradores

    Reúna contratos, documentos salariais, avaliações de desempenho, documentos disciplinares e outros documentos dos colaboradores em um repositório estruturado. Organize a documentação ao longo de todo o percurso do colaborador, sem depender de pastas dispersas e arquivos em papel.

    Permissões de acesso detalhadas

    Dê às equipes de RH e folha de pagamento e aos gestores os acessos de que precisam. Controle quem pode consultar, editar, baixar ou aprovar documentos confidenciais. As permissões detalhadas avançadas estão disponíveis no Tailor.

    Pesquisa rápida com metadados e OCR

    Pesquise os processos por nome, departamento, função, data de entrada ou metadados personalizados. O OCR torna pesquisável o conteúdo dos documentos de RH digitalizados, incluindo arquivos antigos em papel.

    Gestão dos documentos de integração

    Organize propostas de contratação, contratos de trabalho, acordos de confidencialidade, termos de entrega de equipamento e listas de integração. Ligue preparação, aprovação, assinatura e armazenamento em um processo documental estruturado.

    Fluxos de aprovação e confirmação de leitura

    Envie políticas e documentos de RH às pessoas certas para aprovação ou confirmação de leitura. Acompanhe a conclusão e utilize fluxos mais avançados quando o processo exige várias etapas.

    Regras de retenção e registros de auditoria

    Aplique regras de retenção aos documentos de RH e consulte a atividade no registro de auditoria. Apoie as políticas documentais da organização com maior controle sobre os acessos e os prazos de retenção.

    Controle de versões dos documentos de RH

    Mantenha o histórico de versões de documentos dos colaboradores, políticas e modelos de RH. Consulte versões anteriores quando necessário e ajude as equipes a trabalhar com o documento atual.

    Digitalização simples do RH

    Reúna os documentos em papel e os arquivos digitais existentes em um repositório central. Combine pastas estruturadas, pesquisa e permissões para simplificar o trabalho documental do dia a dia do RH.
    Conhecer todos os recursos
    Registros funcionais no Folderit, com identificação do funcionário, cargo, departamento, data de admissão, fluxos de trabalho e registro de auditoria
    Dossiês de funcionários e documentos de RH em um só lugar

    Um sistema seguro para os documentos dos funcionários

    Um sistema de gestão de documentos de recursos humanos dá à equipe um local estruturado para dossiês de funcionários, formulários de integração, documentos salariais, contratos, avaliações de desempenho e documentação disciplinar.

    Na Folderit, organize os documentos durante a integração, a relação laboral e a saída do colaborador. Defina o acesso de quem precisa de cada arquivo e separe informação confidencial dos documentos que podem ser compartilhados mais amplamente.

    Encontre documentos pelo nome do colaborador, departamento, tipo ou metadados personalizados. O OCR torna pesquisáveis PDF digitalizados e arquivos antigos em papel, preservando sua utilidade sem pesquisas manuais no arquivo.

    Para criar registros estruturados de colaboradores através de formulários, como no exemplo do cabeçalho, escolha o Tailor com eForms e registros personalizados. Compare planos e funcionalidades incluídas.

    Fluxo automático de confirmação de leitura de políticas de RH no Folderit, configurado como ativo e paralelo e atribuído ao grupo de funcionários.
    Integração, políticas e fluxos de RH

    Processos estruturados de integração e políticas

    Reúna propostas, contratos de trabalho, acordos de confidencialidade, termos de entrega de equipamento e listas de integração em um processo documental consistente. Acompanhe cada etapa, da preparação e revisão à assinatura e ao armazenamento final.

    Encaminhe os documentos às pessoas certas para aprovação ou confirmação de leitura. Quando as políticas mudarem, colete as confirmações dos colaboradores e registre a conclusão, em vez de procurar respostas em várias conversas de e-mail.

    Padronize os nomes, o compartilhamento, as aprovações e o arquivamento dos documentos e mantenha os documentos assinados ou confirmados no dossiê do funcionário correspondente. Use fluxos simples no Medium ou configure processos avançados no editor de fluxos de trabalho do Tailor.

    Solicite uma demonstração do seu processo de integração ou de políticas.

    Detalhes de um registro funcional no Folderit, com dados do funcionário, lembretes, retenção, fluxos de trabalho e registro de auditoria

    Conformidade, retenção, auditoria e pesquisa rápida de RH

    Os dossiês de funcionários podem conter dados pessoais, documentos salariais e de benefícios, contratos, informações médicas e documentos disciplinares. A Folderit ajuda o RH a gerenciar esses documentos confidenciais em um repositório controlado, com gestão de acesso, criptografia, histórico de versões e registros de auditoria.

    Consulte a atividade para saber quem visualizou, alterou, aprovou ou assinou um arquivo. Utilize regras de retenção para apoiar as políticas internas, com prazos diferentes conforme as categorias documentais. A retenção automatizada está disponível no Medium e no Tailor.

    Pesquise por nome, função, departamento, data ou tipo de documento. Os metadados mantêm a estrutura da informação e o OCR ajuda a recuperar conteúdo de documentos digitalizados e arquivos antigos.

    Estes controles apoiam os processos de conformidade dos RH. A organização continua responsável por definir as permissões, os prazos e os procedimentos adequados aos seus requisitos.

    Encontre a opção adequada

    Escolha o plano para seu processo documental de RH

    Medium inclui fluxos de aprovação e confirmação de leitura, retenção automatizada e metadados personalizados.

    Tailor acrescenta eForms e registros personalizados de funcionários, criação avançada de fluxos, permissões detalhadas e SSO.

    Cada plano inclui os usuários e o armazenamento indicados na página de preços. Ver planos e preços, ou conte o que sua equipe de RH precisa.

    O que dizem nossos clientes

    • "Usamos o Folderit EDMS há cinco anos, com total satisfação, para armazenar documentos relacionados ao nosso sistema de gestão da qualidade (SGQ). O Folderit é incrivelmente fácil de usar, seguro e acessível, tornando nossos documentos acessíveis em qualquer lugar e a qualquer momento."
      Sjoerd K. / Diretor-geral
      MedCat / Países Baixos
    • "Fantástico — é um serviço excelente e, até agora, estamos MUITO satisfeitos. E, claro, também com a excelente atitude da equipe de suporte!"
      MIKE L.
      Austrália
    • "A Folderit DMS transformou o trabalho da nossa equipe de contas a pagar. Começamos a usá-la para organizar faturas e recibos, e tornou tudo muito mais fácil. Os campos de metadados são muito práticos: podemos identificar tudo com os nomes dos fornecedores, datas e valores, o que facilita muito encontrar a informação mais tarde."
      Paul K. / Diretor de operações
      Crabtree’s Carpet & Flooring / EUA
    • “Comecei a usar a versão de avaliação há poucos dias e preciso dizer que este é um dos melhores softwares que já usei. Intuitivo, inteligente e cheio de recursos que vamos descobrindo. Tudo está no lugar certo, e até o faturamento e os planos são transparentes.”
      PHIL B.
      Reino Unido
    • "Gostaria de compartilhar que fico sempre satisfeita com o atendimento ao cliente. Sempre que tenho dúvidas, vocês respondem rapidamente, esclarecem minhas questões e prestam uma excelente ajuda."
      LAURA S.
      Austrália
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    Perguntas frequentes

    É um sistema digital seguro para armazenar, organizar, pesquisar e gerenciar documentos relacionados aos funcionários. Ajuda o RH a reunir dossiês de funcionários, documentos de integração, políticas, contratos, documentos salariais, avaliações de desempenho e outros documentos confidenciais em um repositório estruturado.

    Você pode gerenciar dossiês de funcionários, documentos de integração, propostas de contratação, contratos, confirmações de leitura, documentos salariais e de benefícios, avaliações de desempenho, documentos disciplinares, treinamentos e outros arquivos confidenciais. Organize-os com pastas, metadados, pesquisa, fluxos de trabalho e regras de retenção.

    Sim. O RH pode encaminhar documentos por fluxos de aprovação, revisão, assinatura e confirmação de leitura. Isso é útil em processos de integração, políticas internas, confirmações dos funcionários e outros procedimentos recorrentes em que prazos, responsabilidades e registros de conclusão são importantes.

    A Folderit ajuda a proteger os documentos sensíveis com criptografia, permissões detalhadas, registros de auditoria e compartilhamento controlado. Defina quem pode visualizar, editar, baixar, aprovar ou confirmar a leitura de documentos específicos, sobretudo quando envolvem informação confidencial e salarial.

    Sim. Ajuda a aplicar regras de retenção, manter históricos de versões e registros de auditoria dos documentos dos colaboradores. Isto facilita uma gestão estruturada, a aplicação das políticas internas e a preparação de auditorias, verificações de conformidade ou investigações internas.

    Sim. A Folderit combina organização por metadados e pesquisa OCR para encontrar documentos por nome, departamento, data, tipo ou outros elementos. É especialmente útil quando documentos antigos foram digitalizados de papel para PDF ou imagens.

    Sim. Permite gerenciar propostas, contratos de trabalho, acordos de confidencialidade, confirmações de leitura, termos de entrega de equipamento e listas de integração. Os RH podem organizar todo o processo documental, da preparação e aprovação à assinatura e ao arquivo.

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