Software de controle documental ISO

O controle documental não deve depender de uma planilha

Uma unidade compartilhada pode salvar um procedimento. O difícil é controlar tudo o que o rodeia: quem o pode editar? Quem deve revê-lo? A nova versão foi aprovada? Quem precisa de confirmar a leitura da alteração? Quando será a próxima revisão? E o que aconteceu à versão anterior?

A Folderit mantém estes controles ligados ao próprio documento. Versões, metadados, permissões, fluxos, lembretes, retenção e histórico de auditoria permanecem associados. Assim, o controle documental faz parte do trabalho normal, em vez de ser reconstruído antes de uma auditoria.

Um ciclo de vida controlado, da minuta ao arquivo

1. Crie ou atualize o documento
Envie um documento existente ou crie e edite documentos Microsoft Office por meio da integração com o Office 365. As novas versões permanecem no mesmo documento, em vez de criar arquivos chamados “SOP-final-v2-NOVO”.

2. Encaminhe-o para o processo adequado de revisão e aprovação
Utilize fluxos sequenciais, paralelos ou personalizados. As etapas podem incluir revisão, aprovação, Folderit eSign, confirmação de leitura e outras tarefas.

3. Disponibilize-o às pessoas certas
Depois de concluído um fluxo, a Folderit pode mover automaticamente o documento para outra pasta controlada, com suas próprias permissões e fluxos de trabalho.

4. Colete confirmações de leitura quando necessário
Quando um procedimento, política ou instrução de trabalho mudar, envie-o aos usuários ou grupos relevantes para confirmação de leitura. A Folderit registra quem confirmou e quando.

5. Revise, mantenha ou substitua
Utilize prazos, lembretes e regras de retenção para gerenciar revisões periódicas, datas de validade e retenção dos registros. Quando o documento voltar a mudar, as versões anteriores continuam disponíveis no histórico.

Documentos e registros do SGQ no mesmo sistema

Um sistema de gestão da qualidade não inclui apenas documentos Word e PDF controlados. Também produz registros de incidentes, não conformidades, CAPA, constatações de auditoria, inspeções, equipamentos, avaliações de fornecedores, pedidos de alteração e muitos outros.

Os eForms da Folderit permitem criar registros estruturados em vez de manter planilhas separadas. Os administradores definem os campos a preencher: texto, datas, números, seleções, usuários, relações, tabelas e anexos.

Os dados introduzidos tornam-se metadados pesquisáveis. Pode mostrar campos como colunas, filtrar registros pelos valores e aplicar as mesmas permissões, fluxos, lembretes, configurações de retenção e registros de auditoria dos restantes itens da Folderit.

Por exemplo, pode criar um formulário de Não conformidade interna com departamento, data de detecção, gravidade, descrição, responsável, ação corretiva e data prevista de conclusão. O registro enviado pode seguir o fluxo de ações corretivas e ser mantido com os comprovantes de apoio.

O que podem controlar as equipes de qualidade

Histórico de versões ilimitado
Mantenha as versões anteriores ligadas ao documento e visualize-as, baixe-as ou recupere-as quando necessário.

Aprovação, revisão, confirmação de leitura e assinatura eletrônica
Construa o processo exigido pelo seu SGQ, em vez de adaptar o procedimento a um fluxo rígido. Combine etapas sequenciais e paralelas e aplique fluxos diferentes à mesma versão do arquivo.

Fluxos automáticos
Inicie um fluxo quando um documento for adicionado a uma pasta e mova-o automaticamente após a conclusão. Isso permite separar minutas, documentos em revisão e documentos aprovados para uso.

Revisões periódicas e acompanhamento de validade
Use prazos, lembretes recorrentes e relatórios administrativos para identificar os documentos que precisam de atenção, sem manter uma planilha separada.

Numeração documental controlada
Crie esquemas de numeração com metadados para que procedimentos e outros documentos controlados sigam consistentemente as regras de designação e numeração da organização.

Metadados obrigatórios
Defina tipo de documento, departamento, responsável, data de vigência, data de revisão ou nível de confidencialidade. Os modelos de metadados das pastas podem tornar campos obrigatórios.

Permissões de acesso detalhadas
Atribua acesso de apenas visualização, apenas upload, visualizador ou editor e aplique controles adicionais a download, compartilhamento, administração e visibilidade do registro de auditoria. Controle o acesso à conta, seção, pasta ou item individual.

Registro de auditoria e provas dos fluxos
A atividade dos usuários e do sistema fica registrada. Exporte os dados de auditoria quando precisar de demonstrar acessos, alterações ou decisões nos fluxos de trabalho.

Pesquisa rápida durante auditorias
Encontre documentos por metadados, etiquetas, datas, prazos ou texto integral. O OCR torna também pesquisáveis PDF digitalizados e imagens.

Retenção de documentos
Aplique prazos a itens individuais ou a pastas completas para que os registros de qualidade sigam a política de retenção sem acompanhamento manual.

Exemplo prático de um fluxo de procedimentos

Um procedimento controlado pode começar em uma pasta de Minutas de procedimentos. Quando uma nova versão está pronta, segue para o responsável do processo rever e depois para o responsável da qualidade aprovar.

Após a aprovação, a Folderit pode movê-lo automaticamente para a pasta de Procedimentos controlados. Os funcionários relevantes podem receber uma solicitação de confirmação de leitura da nova versão. Registre uma data de revisão e envie lembretes quando a próxima revisão se aproximar.

Se o procedimento for revisto mais tarde, a nova versão volta a seguir o fluxo exigido, mantendo disponíveis as versões anteriores e o respectivo histórico.

Útil para muito mais do que procedimentos

• Manuais da qualidade, políticas e procedimentos
• Procedimentos operacionais padronizados (SOP)
• Instruções de trabalho e modelos controlados
• Registros de não conformidades e CAPA
• Constatações de auditorias internas e externas
• Relatórios de incidentes e desvios
• Treinamentos e confirmações de leitura de documentos
• Registros de equipamentos, calibração e manutenção
• Documentação e avaliações de fornecedores
• Certificados e outros documentos com datas de validade ou revisão
• Documentos externos que precisam de acesso controlado

Apoio a sistemas de qualidade e gestão baseados em normas ISO

A Folderit pode ser configurada segundo os controles de documentos e registros definidos pela organização para seu sistema de gestão. É adequada a equipes que trabalham com ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 27001 e outras normas em que são importantes a informação documentada controlada, a rastreabilidade e os comprovativos.

O software não impõe o funcionamento do SGQ. A organização define os tipos de documento, responsabilidades, metadados, intervalos de revisão, circuitos de aprovação, regras de acesso e prazos de retenção. A Folderit disponibiliza as ferramentas para aplicar essas regras consistentemente.

Controles de segurança para documentação sensível do SGQ

• Criptografia AES de 256 bits dos dados armazenados
• Conexões criptografadas para dados em trânsito
• Autenticação de dois fatores (2FA), incluindo políticas de uso obrigatório
• Políticas de senhas e listas de IP autorizados
• Integração SSO com Microsoft Entra ID, Google e Okta
• Permissões detalhadas de usuários, grupos e administradores
• Registros de auditoria da atividade dos usuários e do sistema
• Backups triplos na infraestrutura AWS
• Marcas d’água dinâmicas opcionais nas visualizações e nos downloads, disponíveis para compra separada

Saiba mais sobre a segurança da Folderit, os fluxos automáticos de aprovação, a assinatura eletrônica e o registro de auditoria.

Veja como pode funcionar seu SGQ na Folderit

Você não precisa reconstruir o sistema de qualidade em torno do software. Apresente sua estrutura documental, o processo de aprovação ou a planilha de revisão e mostraremos como gerenciar o mesmo processo na Folderit.

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