Software de automação de fluxos de documentos

Obtenha aprovações formais e auditáveis de pessoas ou grupos definidos, sem procurar respostas por e-mail.

Configure fluxos para faturas, contratos, pedidos de compra, políticas, documentos de RH ou outros arquivos que exigem uma decisão formal antes de avançar. Os responsáveis veem o documento, uma nota personalizada, arquivos de apoio e a lista de participantes. Podem aprovar, rejeitar ou delegar e adicionar um comentário ou anexo para explicar a decisão.

Se o documento for rejeitado, faça o upload de uma versão revisada e envie-a para nova aprovação. O controle de versões da Folderit mantém o histórico do arquivo entre as várias rodadas. Cada decisão tem data e hora e fica no registro de auditoria. Os documentos aprovados ou rejeitados podem ser exportados em PDF com um resumo completo do fluxo, sem alterar o arquivo original.

Nem todos os documentos precisam de uma decisão formal. Às vezes, basta que sejam vistos pelas pessoas certas.

Encaminhe os documentos para um ou mais revisores antes da aprovação ou assinatura. Utilize estes fluxos para controle de qualidade, verificações de conformidade, revisão editorial ou processos internos em que os comentários são importantes, mas não é necessária aprovação formal.

Assim como os demais fluxos da Folderit, as revisões permitem etapas paralelas, sequenciais ou personalizadas. Envie a todos simultaneamente ou defina uma ordem específica. Cada ação fica registrada com data, hora e identidade do revisor, criando um registro de auditoria sem registros manuais adicionais.

Precisa de uma confirmação de leitura e compreensão, e não apenas da entrega?

Estes fluxos criam um registro estruturado e auditável de quem declarou ter recebido, lido e compreendido o documento. A confirmação é prestada pelo participante; não é uma medição objetiva da compreensão. É útil quando o envio passivo de documentos não é suficiente.

Use-os para políticas de RH, procedimentos de saúde e segurança, materiais de treinamento, procedimentos operacionais e avisos regulatórios, sempre que precisar registrar que funcionários ou terceiros foram informados. Cada confirmação fica associada à data, à hora e à identidade. Você pode baixar um resumo em PDF sem alterar o original, para apoiar auditorias, revisões ISO ou verificações do GDPR. Use também grupos de usuários para enviar pedidos a equipes completas de uma só vez.

A Folderit eSign disponibiliza assinaturas eletrônicas ilimitadas incluídas no Tailor, sem serviço externo nem custo adicional por assinatura nativa.

Use eSign para contratos, acordos de confidencialidade, acordos com fornecedores, aceitações de clientes e documentos de integração de funcionários, conforme o método de assinatura exigido. Os participantes externos não precisam de conta Folderit: recebem um link seguro por e-mail e assinam no navegador. É uma solução prática para equipes internas e contrapartes externas.

Já usa DocuSign? A Folderit também permite essa integração no Medium e no Tailor, com sua contratação do DocuSign. Você pode escolher entre métodos de assinatura. Para requisitos específicos de assinatura eletrônica qualificada, a Folderit também oferece suporte a eID (XAdES/ASIC-E) com cartões de identificação eletrônica emitidos por entidades públicas, conforme o país e o método compatíveis.