Glossário de gestão de documentos

Acompanhamento das confirmações de leitura

O acompanhamento das confirmações de leitura registra, com data e hora, que determinadas pessoas confirmaram o recebimento e a leitura de uma política, procedimento ou aviso. Substitui envios sem acompanhamento por evidências de quem confirmou o quê e quando. Pode apoiar requisitos de comunicação e conscientização em ISO 9001, ISO 27001, GDPR ou HIPAA, conforme o escopo. Registra uma declaração, e não uma prova objetiva de compreensão.

Armazenamento híbrido na nuvem e local

Combina armazenamento na nuvem e infraestrutura local para reunir acesso remoto e escalabilidade com opções de controle local. Os documentos podem ser distribuídos entre ambientes segundo os requisitos. A sincronização e a governança conjunta exigem arquitetura e integrações adequadas, não sendo capacidades automáticas de todos os DMS.

Classificação documental

Organiza documentos em categorias segundo o conteúdo, a sensibilidade ou a função na organização. Apoia a definição de acessos, prazos de retenção e controles ao longo do ciclo de vida, sendo uma base para a governança e a conformidade.

Compartilhamento externo de documentos

É a disponibilização controlada de arquivos a clientes, auditores, prestadores ou fornecedores fora da organização. Pode aplicar permissões, validade e registros de atividade ao acesso, conforme o método. Não permite recuperar cópias já baixadas, e links públicos não equivalem a acesso identificado.

Conformidade documental com o GDPR

É a gestão, retenção e tratamento de documentos segundo o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, quando aplicável. Protege os direitos das pessoas, com transparência e responsabilidade. Documentos com nomes, e-mails, identificadores, dados de saúde ou outros dados pessoais exigem medidas adequadas de segurança e controle.

Controle de alterações documentais

O controle de alterações documentais é o processo formal de solicitar, revisar, aprovar e registrar alterações em documentos controlados, como procedimentos, políticas e especificações. Exige revisão autorizada antes da publicação e mantém o registro de quem alterou o quê, quando e por quê.

Controle de documentos obsoletos

O controle de documentos obsoletos identifica, retira de circulação e arquiva documentos desatualizados para evitar seu uso indevido, preservando-os quando necessário por motivos legais, de auditoria ou de conhecimento. Apoia os requisitos de controle das informações documentadas da ISO 9001, incluindo a cláusula 7.5.3.2. Combina identificação clara, acessos limitados, histórico de versões e regras de retenção.

Controle de versões

Acompanha alterações em documentos, arquivos ou dados ao longo do tempo. Registra revisões, autoria, data e, quando fornecido, motivo, permitindo consultar alterações e recuperar versões anteriores em um processo organizado e colaborativo.

Conversão para PDF pesquisável

Transforma PDF de imagem ou digitalizados em arquivos com texto reconhecido, indexável e pesquisável através de OCR. O reconhecimento de texto impresso ou manuscrito depende do motor e da qualidade. Depois, a pesquisa pode usar palavras e filtros, sem garantir reconhecimento perfeito ou acessibilidade completa do documento.

Data de entrada em vigor de um documento

É a data a partir da qual um documento controlado passa a ser aplicado na organização, substituindo a revisão anterior segundo o processo definido. Ajuda a demonstrar qual versão deveria ser seguida em cada momento e apoia o controle documental e as auditorias, sem constituir um campo universalmente obrigatório em todos os regimes.

Desduplicação de conteúdos

Identifica e trata cópias repetidas de arquivos ou dados. Conforme o sistema, pode remover duplicados ou associá-los a uma cópia de referência para reduzir armazenamento e melhorar a pesquisa. A comparação aproximada e a exclusão automática exigem validação; não se devem excluir versões ou documentos que têm de ser conservados.

Dever de cuidado na gestão de resíduos

É a responsabilidade legal de gerenciar os resíduos abrangidos de forma segura, desde a produção ao destino final, no contexto do regime britânico aplicável.

Documentos trabalhistas

Acompanham a relação com o funcionário, da candidatura à entrevista de desligamento. Um DMS ajuda a manter documentos, versões e metadados associados, segundo os acessos e os prazos adequados.

DocuWare

O DocuWare é uma plataforma de gestão eletrônica de documentos e automação de fluxos para digitalizar e gerenciar informação empresarial. Disponibiliza opções de integração e utilizações em áreas como finanças, RH e vendas, conforme o produto e a configuração.

EDRMS

Um EDRMS, Electronic Document and Records Management System, combina a gestão ativa de documentos — criação, revisão, aprovação e versões — com a gestão de documentos de arquivo, incluindo classificação, armazenamento, retenção e destino final justificável.

Fluxo de captura documental

É o processo de coletar, digitalizar e classificar documentos na entrada do sistema, através de scanners, e-mail, formulários ou uploads. Pode incluir extração de dados, metadados, encaminhamento e armazenamento, conforme as ferramentas e integrações. A pesquisa OCR, por si só, não implica extração estruturada ou classificação automática.

Formulário eletrônico

É um modelo web para coletar dados e criar registros estruturados em um sistema documental. Pode incluir validações, anexos e conexão com fluxos de trabalho. A geração de documentos ou outras ações depende da configuração e não deve ser presumida apenas pelo envio.

Gestão arquivística de documentos

A gestão arquivística de documentos é o processo sistemático de criar, organizar, armazenar, proteger e definir a destinação final dos documentos ao longo de todo o ciclo de vida.

Gestão de documentos digital

Reúne arquivos em um ambiente seguro e pesquisável, facilitando o acesso às informações, reduzindo o trabalho manual e apoiando clientes e auditorias. Os resultados dependem da organização, dos controles e do uso.

Gestão de modelos

É o processo de criar, armazenar, distribuir e manter modelos padronizados de contratos, relatórios, cartas, faturas e comunicações. Os modelos dão uma estrutura, formatação e blocos de texto consistentes aos documentos recorrentes.

Gestão do ciclo de vida documental

Acompanha o documento desde a criação até o destino final. Abrange armazenamento, atualização, uso, arquivo e exclusão ou preservação segundo regras definidas.

Gestão empresarial de documentos

A gestão empresarial de documentos é o sistema organizado, aplicado a toda a empresa, para armazenar, proteger, acompanhar e disponibilizar documentos ao longo de todo o ciclo de vida.

M-Files

O M-Files é uma plataforma de gestão de documentos e informações centrada em metadados, com capacidades de IA conforme a oferta. Organiza o conteúdo pelo contexto — o que ele é —, além do local em que está salvo.

Nota de transferência de resíduos (WTN)

É o documento britânico que registra a transferência de resíduos não perigosos entre partes, identificando os resíduos, os participantes e os detalhes da entrega. No regime aplicável, as notas devem ser mantidas durante pelo menos dois anos; confirme as regras da jurisdição e do tipo de transferência.

Organização inteligente de pastas

Usa regras, metadados ou conteúdo para organizar e apresentar documentos em pastas ou visualizações lógicas. Pode reduzir a classificação manual e mostrar o mesmo arquivo em vários contextos sem duplicação. A criação, a movimentação e a atualização automáticas dependem da plataforma; confirme se a funcionalidade existe na solução escolhida.

Permissões de acesso

Definem quem pode consultar, editar, excluir ou compartilhar um documento no sistema. Podem ser atribuídas segundo funções, departamentos ou configurações individuais. Protegem informação sensível contra acessos e alterações não autorizados.

Pesquisa federada

Permite pesquisar vários repositórios por uma interface. Envia a consulta às fontes conectadas e reúne os resultados em um único local, respeitando as permissões. É comparável a uma barra de pesquisa para vários sistemas; depende das integrações disponíveis.

Preparação para análise de provas eletrônicas

É a preparação da organização para identificar, coletar, preservar, revisar e apresentar documentos eletrônicos em resposta a solicitações jurídicas ou investigações. Exige gestão proativa das informações eletrônicas (ESI), com pesquisa, segurança e recuperação dentro dos prazos aplicáveis. Não equivale a uma função nativa de análise de provas ou suspensão jurídica em qualquer DMS.

Registros imutáveis

São registros protegidos contra alteração ou exclusão segundo as regras de imutabilidade e o período definido. As correções podem exigir novas entradas, preservando os originais. Esta proteção depende de mecanismos específicos de sistema e armazenamento; permissões comuns ou histórico de versões não equivalem necessariamente a imutabilidade.

Registro de auditoria

É um histórico detalhado das ações registradas pelo sistema documental, como criação, consulta, edição, exclusão e compartilhamento. Alguns registros também incluem eventos de autenticação. A sequência cronológica ajuda a acompanhar o uso, detectar anomalias e manter a transparência, conforme os eventos compatíveis.

Residência dos dados

A residência dos dados é a localização física ou geográfica onde os dados de uma organização são armazenados e tratados. É importante porque a localização pode influenciar as leis, entidades reguladoras e poderes de acesso público aplicáveis. É uma questão relevante na avaliação do GDPR, de fornecedores e da segurança de TI, sem ser o único fator jurídico.

Segurança documental

É o conjunto de medidas para proteger documentos contra acesso não autorizado, alteração indevida, furto ou destruição. Combina tecnologias e procedimentos para manter confidencialidade, integridade e disponibilidade e limitar as ações às pessoas autorizadas.

Sistema de gestão arquivística de documentos

Um RMS organiza, armazena, acompanha e controla documentos arquivísticos ao longo do ciclo de vida, da criação à retenção e à destinação final. Pode acompanhar documentos digitais e físicos segundo as capacidades disponíveis e apoiar a proteção e a recuperação das informações.

Sistema DMS

É uma solução para armazenar, organizar, pesquisar e proteger documentos digitais. «Sistema DMS» repete tecnicamente a palavra sistema, porque DMS significa Document Management System, mas a expressão é comum em pesquisas e conversas profissionais.

Software de controle de versões

Acompanha e salva revisões de arquivos, mantendo versões anteriores para consulta, comparação ou recuperação. Funciona como um histórico da evolução documental. A criação automática e as ferramentas de comparação dependem do sistema e do método de edição.

Software de gestão de contencioso

Ajuda as equipes jurídicas a organizar documentos, prazos, comunicações, provas e tarefas dos processos. Reúne estes elementos em um sistema estruturado para coordenar o trabalho e reduzir erros, conforme as funcionalidades da plataforma.

Software de gestão de contratos

É um sistema digital para criar, aprovar, assinar, armazenar, acompanhar, renovar e encerrar contratos em um único ambiente. Centraliza documentos e automatiza etapas do ciclo contratual, da minuta ao arquivo, segundo a configuração.

Suspensão da exclusão de documentos

É uma medida de preservação que interrompe a exclusão normal durante uma investigação ou obrigação jurídica, regulatória ou interna. Nos sistemas que oferecem esse recurso, pode também impedir alterações. Depois de encerrada, aplicam-se novamente as regras adequadas. Exige capacidades e procedimentos específicos; não é sinônimo de retenção automática comum.

Upload de documentos em massa

Permite enviar vários arquivos ou pastas em uma operação, em vez de individualmente. É útil na entrada de novos clientes, migrações ou digitalização de arquivos. Os formatos, metadados por lote e automatizações de organização dependem da plataforma e da configuração.