Gestão de documentos para contadores
Reúna documentos de clientes, aprovações de faturas e papéis de trabalho de encerramento em um sistema documental organizado.
A Folderit oferece aos contadores um espaço para coletar, encontrar, revisar e manter os documentos de apoio ao seu trabalho. Controle o acesso de cada cliente, mantenha as revisões juntas e registre as decisões de aprovação junto aos arquivos.
Use-a para documentos fiscais, recibos, registros de folha de pagamento, cartas de contratação e evidências de auditoria, com fluxos e registros estruturados adaptados ao escritório.
Dê a cada cliente um local claro para enviar documentos
Crie uma estrutura consistente por cliente, exercício e trabalho contratado. Separe os documentos recebidos dos papéis de trabalho internos e dos documentos finais e dê a cada destinatário acesso à área adequada.
Colete arquivos em pastas de clientes
Compartilhe uma pasta de recebimento com a permissão Apenas upload. Os clientes podem enviar documentos sem consultar os conteúdos adicionados por outros usuários. Assim, você dispõe de uma área simples para receber recibos, extratos e comprovantes fiscais.
Para disponibilizar documentos, use Visualizador quando o cliente puder baixar ou imprimir e Apenas visualização quando precisar consultar os tipos compatíveis sem permissão de download. Reserve os direitos de edição a quem gerencia o trabalho.
Receba arquivos por e-mail
Ative um endereço de e-mail específico da pasta para receber anexos de clientes, scanners ou outros sistemas. O remetente deve colocar o endereço de destino em Para ou Cc, e não em Bcc. Qualquer pessoa que conheça o endereço pode enviar documentos; compartilhe-o apenas com os remetentes pretendidos.
O complemento Folderit para Outlook também permite salvar e-mails e anexos selecionados na pasta relevante.
Colete informações com o arquivo
Utilize eForms no Tailor para solicitações de reembolso, pedidos de fornecedores ou registros de informações de clientes. Inclua o período de referência, o contador responsável e os anexos. Os campos obrigatórios ajudam a receber as informações necessárias ao processo.
O formulário cria um registro pesquisável. Configure quem pode enviar, consultar e editar e, quando adequado, conecte-o a um fluxo de aprovação.
Exemplo de estrutura para um cliente: Cliente → 2026 → Documentos recebidos / Papéis de trabalho / Documentos finais aprovados. Compartilhe Documentos recebidos com o cliente como Apenas upload, Papéis de trabalho com a equipe atribuída e Documentos finais aprovados com o cliente como Visualizador. Verifique as permissões herdadas antes de usar esta estrutura para informação confidencial.
Do recebimento da fatura à decisão registrada
Os fluxos de aprovação da Folderit podem ocorrer em paralelo, em sequência ou com etapas personalizadas. Os revisores podem aprovar, rejeitar ou pedir esclarecimentos, e as decisões e os comentários ficam no registro do fluxo.
- Colete a fatura e seu contextoFaça o upload do arquivo ou envie-o por e-mail para a pasta de recebimento. Adicione fornecedor, número da fatura, cliente ou entidade, período e responsável pela revisão como metadados ou colete esses dados em um eForm de fatura.
- Complete as informações que faltamEm um registro eForm, uma tarefa de preenchimento de campos pode pedir ao contador a referência do pedido de compra ou o centro de custo antes da aprovação. Essa tarefa atualiza os campos do formulário; não altera os metadados de um PDF comum.
- Encaminhe a decisãoEnvie o registro completo para o responsável autorizado. No Tailor, configure condições e caminhos separados de sucesso, falha e expiração no editor de fluxos de trabalho. Teste cada caminho com exemplos representativos.
- Passe o trabalho aprovado ao processo seguinteConfigure o fluxo concluído com sucesso para mover o documento para uma pasta de aprovados ou prontos para processamento. O lançamento contábil e o pagamento continuam no sistema de contabilidade, salvo se houver uma integração configurada e verificada.
Esta é uma configuração de exemplo, não um serviço de contas a pagar pré-configurado. Defina a autoridade de aprovação, os campos obrigatórios e o tratamento de exceções segundo os procedimentos do escritório.
Aprove e assine documentos de contratação
Envie cartas de contratação ou outros documentos para aprovação e depois para assinatura eletrônica. Folderit eSign está incluído no Tailor; a integração com o DocuSign é outra opção, com seus próprios requisitos de serviço.
Gere documentos recorrentes de clientes
Utilize a geração de documentos para preencher um modelo ODT com os valores de um registro eForm e produzir PDF ou DOCX. Prepare cartas de contratação, confirmações ou folhas de rosto com um formato consistente e revise o resultado antes de disponibilizá-lo.
Encontre os comprovantes e identifique a versão de trabalho
Pesquise além do nome do arquivo
A pesquisa avançada permite encontrar texto em documentos e digitalizações compatíveis, incluindo PDF, DOCX, PNG e JPG. Pesquise o nome do fornecedor ou uma referência e refine os resultados por pasta, data ou metadados.
A precisão do OCR depende da qualidade da digitalização e do idioma selecionado. O conteúdo XLSX não está incluído na pesquisa OCR; use nomes relevantes e metadados nas planilhas.
Mantenha as revisões com o respectivo histórico
Carregue uma revisão como nova versão do arquivo existente. As versões anteriores continuam disponíveis para consulta. Os indicadores das tarefas identificam a versão a que se aplica uma aprovação; aprovar uma versão anterior não aprova um upload posterior.
Utilize a integração com o Microsoft 365 para criar e editar documentos Word, Excel e PowerPoint compatíveis, com as alterações salvas no histórico de versões.
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Cliente / entidade | Example Trading Ltd |
| Período de referência | 4º trimestre de 2026 |
| Tipo de documento | Fatura de fornecedor, extrato bancário, papel de trabalho fiscal |
| Referência | Fatura de fornecedor INV-1048 |
| Contador responsável | O membro da equipe atribuído ao trabalho |
Aplique modelos de metadados de pastas para manter o registro consistente e apresentar campos úteis como colunas da lista. A numeração automática de documentos pode criar uma referência interna; mantenha o número original da fatura do fornecedor em um campo próprio.
No encerramento do exercício: salve os comprovantes, as minutas das demonstrações financeiras e os documentos finais em locais definidos. Atribua revisores, verifique a versão enviada para aprovação e use lembretes para a próxima ação. Os metadados descrevem o registro; não lançam transações nem calculam saldos.
Controle os acessos e prepare os documentos para revisão
Defina regras de acesso e de login
Compartilhe pastas específicas com colaboradores e usuários clientes designados. A Folderit oferece conexões criptografadas e armazenamento criptografado de 256 bits. Os administradores podem exigir autenticação de dois fatores e configurar senhas e restrições de IP por meio da Política de segurança.
O Tailor acrescenta permissões detalhadas e opções de SSO. Compare o Centro de confiança com os requisitos de segurança do escritório.
Defina o escopo de revisão dos auditores
Compartilhe pastas selecionadas com os revisores designados e defina a expiração do acesso quando necessário. Os administradores podem filtrar o registro de auditoria por usuário, data, escopo ou ação e exportá-lo em XLSX, ODS ou CSV.
Encerrar uma permissão de compartilhamento não recupera cópias já baixadas. Verifique outras formas de acesso ao encerrar a revisão.
Aplique os prazos de retenção definidos
No Medium e no Tailor, configure a retenção automatizada para pastas ou arquivos individuais. Escolha a data inicial do período e a ação final: arquivar em uma pasta, mover para a Lixeira ou excluir permanentemente.
Defina os prazos segundo os requisitos aplicáveis ao escritório, incluindo exceções. Um prazo universal não cobre todos os clientes, jurisdições e tipos de documento.
Mantenha as próximas tarefas visíveis
Defina lembretes pontuais ou recorrentes para usuários e grupos. As tarefas aparecem nos painéis dos destinatários e os relatórios administrativos ajudam a acompanhar aprovações pendentes, documentos a vencer e prazos de retenção próximos do fim.
O relatório Documentos a vencer utiliza o metadado Data-limite do documento. Os prazos dos fluxos de trabalho são configurados separadamente.
Escolha a configuração adequada ao escritório
A Folderit substitui o software de contabilidade?
A Folderit gerencia documentos, registros estruturados e os processos associados. Mantenha o livro razão, as conciliações, os cálculos fiscais e os pagamentos nas ferramentas de contabilidade próprias para essas tarefas. Use a Folderit para organizar os comprovantes e as decisões.
É possível conectá-la à nossa plataforma de contabilidade?
A Folderit oferece uma API e conexões por meio de plataformas de automação, incluindo Zapier e Make. A conexão depende dos gatilhos e das ações compatíveis nos dois sistemas, do mapeamento dos dados e da configuração. Consulte as opções de integração e teste a passagem dos dados antes de depender dela. A integração Folderit no Zapier está atualmente em fase beta pública.
Que plano inclui os fluxos para contabilidade?
O Medium inclui fluxos simples de aprovação e confirmação de leitura, metadados personalizados, numeração e retenção automatizada. O Tailor acrescenta o editor de fluxos de trabalho, eForms, Folderit eSign, permissões detalhadas, SSO e acesso à API. Os planos têm limites de usuários e armazenamento; compare os preços atuais com as necessidades de colaboradores, acessos de clientes e fluxos de trabalho.
Os clientes podem enviar documentos sem uma conta Folderit?
O compartilhamento de pastas com usuários identificados exige cadastro. O envio por e-mail para pastas permite enviar arquivos para um endereço ativado sem fazer login. Um link público é um mecanismo diferente: qualquer pessoa com a URL pode consultar o conteúdo compartilhado. Use usuários identificados quando o acesso precisar depender da identidade.
Empresas diferentes podem ter seus próprios espaços?
As subcontas empresariais têm seções, membros, administradores e grupos próprios. A pesquisa ocorre separadamente em cada subconta. Avalie se as pastas de clientes em uma conta única ou subcontas separadas correspondem melhor aos limites administrativos desejados.
A Folderit pode ser hospedada na nossa infraestrutura?
Além do serviço na nuvem, está disponível a implantação local. Fale com a Folderit sobre hospedagem, responsabilidades operacionais e requisitos de ambiente dedicado antes de escolher a opção.
Experimente um trabalho de cliente na Folderit
Traga uma pasta de exemplo e um processo de revisão. Mostraremos como coletar documentos, atribuir acessos, registrar decisões e encontrar os comprovantes novamente.