Solução de assinatura eletrônica
Aprove, assine e gerencie documentos em um só lugar. A Folderit eSign conecta as assinaturas eletrônicas às pessoas, decisões e registros que as acompanham.
Envie documentos a colegas, clientes ou fornecedores e defina quem assina primeiro. Os destinatários externos podem revisar e assinar no navegador, sem criar uma conta Folderit.
Assinaturas eSign nativas ilimitadas no plano Tailor. Sem custo adicional por assinatura. Ver planos.
Por que as equipes escolhem a Folderit eSign
Aprovar antes de assinarCombine um fluxo de aprovação interno com a assinatura eletrônica. O responsável de compras pode verificar um acordo com fornecedor antes de enviá-lo aos signatários autorizados. As decisões permanecem vinculadas ao documento.
Custos de assinatura previsíveisO Tailor inclui assinaturas eSign nativas ilimitadas, sem custo adicional por assinatura coletada. É útil quando os acordos e a documentação dos funcionários fazem parte do trabalho diário. O preço do plano depende da configuração escolhida.
Simples para destinatários externosClientes e fornecedores recebem um convite seguro por e-mail. Podem ler e assinar no navegador, sem conta Folderit, conta separada de um fornecedor de assinaturas ou equipamento especial.
Um registro que pode encontrar mais tardeO documento assinado e o histórico do fluxo permanecem juntos. Consulte participantes, comentários, datas e horários e configure a movimentação dos arquivos concluídos para uma pasta escolhida após o sucesso do processo.
Do documento ao registro assinado
- Prepare a solicitação. Abra o documento, inicie a Folderit eSign e adicione os destinatários. Inclua uma instrução breve e escolha se eles podem ver metadados e itens relacionados. A opção de assinatura fica disponível quando a visualização do documento está pronta.
- Escolha a ordem de assinatura. Utilize a assinatura em paralelo para convidar todos ao mesmo tempo, sequencial quando uma pessoa deve assinar antes da seguinte, ou etapas personalizadas para combinar grupos de destinatários em uma sequência definida.
- Revise, assine e acompanhe o andamento. Os destinatários abrem o convite, selecionam a página, posicionam a assinatura e escolhem Assinar. Também podem pedir esclarecimentos, comentar ou rejeitar a solicitação. Acompanhe o andamento nos detalhes do documento e mantenha o arquivo concluído com seu histórico.
Os usuários cadastrados também encontram as solicitações nas tarefas da Folderit. Consulte o guia de configuração do eSign para conhecer as configurações detalhadas.
Integre as assinaturas no trabalho diário
Configure o processo segundo as responsabilidades da organização. Por exemplo:
Acordos com fornecedoresPeça à equipe de compras que revise o acordo e convide o fornecedor e o diretor na ordem necessária. Após a conclusão bem-sucedida da assinatura, mova o arquivo para a pasta de contratos com fornecedores e mantenha os documentos de apoio vinculados.
Documentos dos funcionáriosO RH pode preparar o documento e obter a aprovação interna antes da assinatura do funcionário e do representante do empregador. Salve o arquivo concluído com permissões adequadas na pasta do funcionário. Explore a gestão de documentos de RH para conhecer o processo mais abrangente.
Contratos com clientes e aceitação de projetosReutilize um fluxo de assinatura para acordos recorrentes ou documentos de projetos. Dê instruções claras ao cliente sobre o que ele está aceitando. Resolva as solicitações de esclarecimento antes da conclusão e mantenha os comentários e o histórico de assinatura junto ao documento.
Defina um processo repetível
Os modelos de fluxos salvam destinatários, ordem de assinatura, instruções e configurações de visibilidade. Use-os quando a equipe precisar iniciar cada solicitação de forma deliberada. Para arquivos já prontos para assinar, a automação da pasta pode iniciar um fluxo de assinatura predefinido sempre que um novo arquivo é adicionado a uma pasta configurada.
Para um processo mais abrangente, o editor de fluxos de trabalho combina assinaturas com condições, aprovações, confirmações de leitura e movimentação de arquivos. Um acordo pode passar pela aprovação da direção, seguir para assinatura e ser movido para o arquivo após o sucesso. Configure também o que acontece se uma tarefa falhar ou ultrapassar o prazo. Saiba mais sobre a automação de fluxos documentais.
Inclua as regras de acesso nessa configuração. Escolha os metadados e itens relacionados que os destinatários podem ver e use permissões de documentos e pastas para controlar o acesso no DMS. A Folderit oferece conexões criptografadas, armazenamento criptografado de 256 bits, autenticação de dois fatores e registros de auditoria. Consulte os controles de segurança e o Centro de confiança para mais informações.
Antes de começar
Que plano inclui assinaturas ilimitadas?
O Tailor inclui assinaturas nativas Folderit eSign ilimitadas, sem custo adicional por assinatura. Consulte os planos atuais para confirmar os usuários, o armazenamento e as demais funcionalidades incluídas.
Os clientes e fornecedores precisam de uma conta?
Não. Os destinatários externos podem abrir o convite seguro por e-mail e assinar no navegador, sem se cadastrar na Folderit.
Podemos usar outro método de assinatura?
A Folderit também disponibiliza a integração com o DocuSign e assinaturas eletrônicas com eID. São métodos distintos, com requisitos próprios. As assinaturas nativas ilimitadas da Folderit eSign não incluem uma contratação de serviço de assinatura de terceiros.
Como escolher o método adequado?
Identifique os documentos, países e requisitos de verificação de identidade ou de assinatura aplicáveis. Analise-os com a equipe jurídica ou de conformidade e confirme o método adequado com a Folderit. A assinatura eSign nativa e a assinatura com eID não devem ser consideradas equivalentes.
Podemos testar o processo primeiro?
Sim. Use a avaliação gratuita de 14 dias para testar um documento de exemplo, uma aprovação interna, um signatário externo e a ordem desejada. Confirme o destino do arquivo concluído. Para processos com vários departamentos ou requisitos específicos de assinatura, peça uma demonstração.
Experimente seu próximo fluxo de assinatura na Folderit.