Software de geração de documentos
Crie PDFs e documentos Word com os dados que a equipe já coleta.
O Folderit Document Generator transforma um eForm preenchido em um documento com um modelo reutilizável. Prepare contratos, cartas, certificados e relatórios com linguagem e identidade visual consistentes e mantenha os arquivos no mesmo sistema para revisão, assinatura e armazenamento.
Seu modelo + os valores do formulário → um PDF ou documento Word editável. Veja a demonstração abaixo.
Por que gerar documentos na Folderit?
Evite escrevisar os mesmos dados repetidamenteNomes, endereços, datas e outros valores vêm do registro eForm preenchido. Os marcadores os inserem nos locais adequados, reduzindo as cópias manuais que podem deixar o nome ou a data de um cliente anterior em um novo arquivo.
Mantenha a linguagem e o formato consistentesO modelo define o texto, o logotipo, as tabelas e o layout das páginas. Quem gera o documento fornece os valores pelo formulário e seleciona o formato final, sem reconstruir o documento a cada vez.
Utilize um registro para documentos diferentesPode associar vários modelos documentais a um eForm. Por exemplo, prepare um contrato e um resumo de cliente separados e gere ambos a partir do mesmo registro preenchido.
Gerencie os passos seguintesSalve o arquivo gerado na Folderit para aplicar permissões, histórico de versões, auditoria e fluxos de trabalho. O documento pode seguir para revisão ou assinatura sem passar para outro sistema de gestão de documentos.
Dos dados do formulário ao documento final
- Escolha as informações a coletar. Crie ou selecione um eForm da Folderit com campos como nome do cliente, endereço, pessoa de contato e condições de pagamento. Cada formulário preenchido cria um registro com esses valores.
- Prepare o modelo documental. Crie um arquivo ODT no LibreOffice Writer ou em outro editor que salve nesse formato. Adicione o texto, a identidade visual e os marcadores copiados exatamente da lista Campos disponíveis do formulário na Folderit.
- Associe o modelo e escolha os formatos. Em Ferramentas de administração → Modelos de formulários, adicione o modelo documental ao eForm relevante. Faça o upload do ODT, defina o padrão do nome do arquivo e ative PDF, DOCX ou ambos. Essa configuração exige acesso de administrador.
- Gere e verifique o resultado. Abra um registro preenchido e escolha Gerar PDF ou Gerar DOCX. A Folderit insere os valores no modelo. Use as opções disponíveis para salvar o resultado na Folderit, baixá-lo ou enviá-lo por e-mail pelo sistema.
Um exemplo simplesImagine um registro de cliente com o nome «Northfield Studio» e condições de pagamento de 30 dias.
Modelo: Este acordo é celebrado com {{ client_name }}. As condições de pagamento são de {{ payment_terms }} dias.
Texto gerado: Este acordo é celebrado com Northfield Studio. As condições de pagamento são de 30 dias.
Valores ilustrativos. Utilize os marcadores exatos disponibilizados para seu eForm. Também pode usar marcadores de campos no nome do arquivo gerado.
O guia de configuração da geração de documentos explica as configurações dos modelos, os marcadores de campos e a resolução de problemas.
O que sua equipe pode gerar?
Comece com um documento cuja estrutura permaneça a mesma e em que mudem nomes, datas ou outros dados. Estes são exemplos que você pode configurar:
Contratos com clientesColete nome, número de registro, endereço, contatos e condições de pagamento do cliente. Gere um acordo com o texto preparado pela equipe e organize a revisão antes da assinatura. Consulte a geração de contratos a partir de formulários de pedido.
Cartas de RH e documentos de integraçãoUse nome do funcionário, cargo, departamento e data de admissão para preparar uma proposta ou documento de integração. Salve o resultado com permissões adequadas na pasta do funcionário. Explore a automação de documentos de integração de RH.
Certificados de treinamentoColete nome do participante, curso, data de conclusão e referência do certificado. Gere um PDF com a identidade visual e o modelo do certificado. A equipe de treinamento confirma a conclusão; o modelo produz o documento. Consulte a geração de certificados PDF.
Relatórios de incidentes e pedidos internosTransforme um registro estruturado de evento, local, data, responsável e descrição em um relatório consistente. Outro modelo pode apresentar valores selecionados em um resumo interno a partir do mesmo registro.
Mantenha o arquivo gerado no seu processo
Gerar o documento é apenas uma etapa. Uma minuta pode precisar de aprovação e uma carta de RH pode precisar de assinatura. Depois de salvo na Folderit, o arquivo se torna um documento gerenciado e pode entrar em fluxos de revisão e aprovação ou em um processo de assinatura eletrônica.
Defina quem pode acessar, preserve o histórico de versões e consulte a atividade no registro de auditoria. Aplique as configurações de compartilhamento e retenção adequadas. Estes controles fazem parte do processo de gestão de documentos; gerar um arquivo não o aprova nem assina automaticamente.
Teste o caminho completo com um registro de exemplo. Gere cada formato desejado, confirme a substituição dos marcadores e verifique quebras de página, tabelas e nomes dos arquivos. Depois, teste o armazenamento, o e-mail e os fluxos seguintes que pretende usar. Consulte os planos disponíveis e os controles de segurança ao escolher a configuração.
Antes de começar
Podemos gerar PDF e documentos Word?
Sim. Ative PDF, DOCX ou ambos nas configurações do modelo. O PDF é útil para distribuição; o DOCX é um documento Word editável. Os usuários veem as opções de geração ativadas para esse modelo.
Podemos enviar um documento Word como modelo?
O modelo enviado à Folderit deve ser um arquivo ODT. Prepare-o em um editor que salve nesse formato e verifique o layout e os marcadores antes de enviá-lo. O DOCX é um formato de saída, e não o formato do modelo usado nessa configuração.
Enviar o formulário cria o documento automaticamente?
No processo documentado, enviar o eForm cria um registro. Depois, um usuário abre esse registro e escolhe Gerar PDF ou Gerar DOCX. O envio do formulário e a geração do documento são etapas separadas.
Podemos criar vários tipos de documento a partir de um formulário?
Sim. Associe vários modelos ao eForm e selecione o adequado ao gerar um documento a partir de um registro preenchido. Cada modelo tem seu layout, padrão do nome do arquivo e formatos disponíveis.
E se faltar um campo ou o formato estiver incorreto?
Verifique se o campo de origem tem valor e se o marcador corresponde exatamente à lista Campos disponíveis do formulário na Folderit. Mantenha cada marcador sem interrupções. Para problemas de formatação, simplifique o ODT e verifique ambos os formatos de saída. O guia de configuração inclui uma lista de testes e etapas de solução de problemas.
Comece com um documento que a equipe cria todas as semanas.