Software de gestão de registros digitais

Crie registros com eForms

Crie um formulário reutilizável com datas, listas suspensas, campos de usuário, valores obrigatórios e anexos. O envio cria um registro estruturado na pasta onde o formulário foi aberto. Não é necessário um documento Word separado para salvar os dados.

Defina um padrão de nome com valores dos campos, como referência do incidente e departamento. Adicione os campos importantes às colunas da pasta para consultar os dados essenciais sem abrir cada registro. Veja como funcionam os eForms.

Traga os arquivos e e-mails existentes

Carregue documentos, salve e-mails e anexos selecionados com o complemento do Outlook ou ative o endereço de importação por e-mail da pasta para receber arquivos.

Um scanner ou outro sistema com envio de documentos por e-mail também pode usar esse endereço. Escolha o destino e configure metadados, acessos e automações adequados aos documentos recebidos.

Utilize campos consistentes entre equipes

Associe campos compatíveis de formulários diferentes ao mesmo campo de metadados existente. Por exemplo, o nome do cliente em um formulário de contrato e em um formulário de atendimento pode aparecer na mesma coluna de uma pasta. Cada registro mantém seu próprio valor.

Escolha essa associação ao criar o campo; dar o mesmo nome a dois campos não os conecta. Os metadados compartilhados melhoram as listas e pesquisas entre formulários.

Atribua uma referência aos registros

Configure a numeração automática de documentos ou registros de formulários, com sequência e componentes de data. Um esquema de numeração pode abranger vários modelos de formulário.

A numeração é independente do padrão do nome apresentado e está disponível no Medium e no Tailor.

Pesquise com as informações que conhece

Utilize filtros de pesquisa por tipo de formulário, departamento, cliente, data ou outro metadado. Adicione filtros de tarefas para encontrar registros associados a aprovações ou outras tarefas de fluxos.

A pesquisa avançada também consulta conteúdos indexados de documentos e digitalizações compatíveis, incluindo PDF, DOCX, PNG e JPG. A precisão do OCR depende da qualidade e do idioma; o conteúdo XLSX não está incluído na pesquisa OCR.

Exporte os resultados com metadados para Excel ou CSV. Os resultados limitam-se aos registros a que o usuário tem permissão de acesso.

Transforme datas dos registros em lembretes

Configure a lembretes automáticos de formulários antes ou depois de um campo de data, com condições opcionais e destinatários selecionados. As regras podem aplicar-se a registros existentes e novos.

Por exemplo, envie um lembrete 30 dias antes do fim de um contrato, apenas se o status for Ativo. Escolha um usuário, grupo, endereço de e-mail ou campo de destinatário compatível e inclua valores do registro na mensagem.

Os prazos passam a fazer parte da configuração do registro, sem depender de uma agenda separada que alguém precise manter.

Escolha quem pode fazer o quê

Compartilhe os registros com as pessoas ou grupos que precisam deles. As permissões personalizadas do Tailor permitem separar ações como pré-visualizar, baixar, atualizar versões, compartilhar e excluir.

As marcas d’água dinâmicas são um complemento adquirido separadamente. Para conhecer a implantação e a proteção, consulte a segurança da Folderit e a opção de instalação local.

Mantenha as decisões com o registro

Utilize fluxos documentais para revisão, aprovação, confirmação de leitura e assinatura. Defina participantes em paralelo, em sequência ou em etapas personalizadas e, se necessário, mova o item para outra pasta após a conclusão com sucesso.

Os detalhes mostram participantes, decisões, comentários, datas e horas. Escolha o método de assinatura e o plano adequados ao processo.

Mantenha juntas as versões dos arquivos

Carregue uma substituição como nova versão do arquivo para conservar as anteriores com metadados compartilhados. A lista identifica o arquivo atual e a versão a que pertence cada tarefa de fluxo.

A aprovação de uma versão anterior não aprova a nova versão. Envie o arquivo revisado para sua própria aprovação quando o processo exigir.

Consulte e exporte o histórico de atividade

Os administradores podem filtrar o registro de auditoria global por data, usuário, escopo e ação, por exemplo, para analisar downloads ou exclusões em um período.

Exporte o registro em XLSX, ODS ou CSV. A equipe dispõe de um histórico de atividade para analisar em conjunto com as próprias políticas e procedimentos.