Software de gestão de documentos para a saúde
Gerencie documentos de saúde, formulários personalizados e revisões em um espaço controlado.
Dê à equipe um local claro para encontrar correspondência de pacientes, relatórios externos, políticas e registros operacionais. A Folderit reúne arquivos pesquisáveis, dados estruturados, versões e decisões de aprovação, com acessos adequados a quem realiza o trabalho.
Pesquise arquivos e campos de formulários e refine os resultados pelos elementos usados pela equipe.
Crie eForms com campos obrigatórios e anexos de apoio.
Atribua revisões, acompanhe respostas e envie lembretes aos responsáveis.
Substitua formulários dispersos por registros pesquisáveis
Um anexo conta apenas parte da história. Quem acompanha o assunto? Quando será a próxima verificação? Os eForms da Folderit permitem coletar esses dados em registros estruturados, com campos obrigatórios, datas, usuários selecionados e anexos. Os registros ficam em pastas e podem ser pesquisados, revisados e protegidos por permissões.
Registros de incidentes e acompanhamento
Configure data, local, categoria, descrição factual e responsável pela revisão. Mantenha os evidências no registro e utilize uma tarefa de acompanhamento para pedir detalhes da investigação ou da ação corretiva.
Registros de manutenção de equipamentos
Registre referência do ativo, data de manutenção, prestador, próximo prazo e relatório. Apresente esses campos como colunas para consultar o registro sem abrir cada item.
Credenciais e renovações
Salve credenciais profissionais, certificados de fornecedores ou outros evidências, com validade e responsável. Configure lembretes baseados em datas dos formulários, por exemplo, 30 dias antes da validade, com condições e destinatários adequados ao processo.
No Tailor, crie modelos segundo os procedimentos da organização. Escolha os dados realmente necessários e o acesso adequado de cada equipe.
Transforme os dados enviados em uma próxima etapa clara
Utilize o editor de fluxos de trabalho para conectar gatilhos, condições e tarefas. Por exemplo, configure este acompanhamento interno de incidentes:
- Colete o relatórioUm funcionário envia o eForm na pasta acordada, com os fatos obrigatórios e os arquivos de apoio.
- Peça ao revisor para completar o acompanhamentoUma tarefa de preenchimento de campos pede ao revisor selecionado que atualize os campos atribuídos nesse registro. Configure o que pode editar e a informação de apoio que pode ver.
- Revise o resultadoEnvie o registro completo para aprovação. Conecte sucesso, rejeição e expiração às ações seguintes, dando um responsável definido ao trabalho atrasado ou rejeitado.
Este é um exemplo a configurar e testar com a equipe. Defina explicitamente destinatários, condições e regras de conclusão.
Mantenha as políticas atuais e com leitura confirmada
Revise e aprove procedimentos e envie a versão relevante para confirmação de leitura dos funcionários. Acompanhe respostas e pendências. A confirmação registra uma resposta; o treinamento e a avaliação de competências continuam a integrar os processos da organização.
Explore a gestão de políticas na Folderit.
Reutilize dados dos registros em documentos
Gere uma folha de rosto, confirmação de manutenção ou relatório interno a partir de um eForm, com um modelo ODT e geração de documentos PDF ou DOCX. Revise o resultado antes de disponibilizá-lo.
Os formulários conectados também podem transportar valores selecionados para um novo registro de outro tipo, reduzindo a introdução repetida de dados entre processos.
Organize os documentos segundo a forma de pesquisa da equipe
Utilize referências e campos relevantes
Organize por departamento, categoria ou referência de caso e acrescente metadados como data, equipe responsável e revisão. Trate os documentos dos pacientes segundo as regras de acesso e tratamento acordadas para a implantação.
Um registro de relatórios externos pode apresentar referência do caso, tipo, data de recebimento e revisor. Mantenha credenciais profissionais e políticas operacionais em escopos de acesso próprios.
Pesquise conteúdos e mantenha as revisões juntas
A pesquisa de conteúdo com OCR ajuda a encontrar texto em documentos e digitalizações suportados. Combine metadados e filtros de pastas. A qualidade, o idioma e o formato afetam os resultados.
Utilize Carregar nova versão para revisar um arquivo existente. As versões anteriores ficam no histórico, facilitando a consulta das alterações e da versão revisada.
Integre acesso, responsabilidade e retenção no trabalho diário
Dê a cada pessoa o acesso necessário
Compartilhe arquivos ou pastas selecionados com usuários e grupos identificados. Os níveis de permissão distinguem upload, pré-visualização, consulta e edição; o Tailor acrescenta permissões detalhadas. Verifique os acessos herdados ao separar departamentos ou documentos confidenciais.
Controle o login e analise a atividade
A Folderit oferece conexões criptografadas e armazenamento criptografado de 256 bits. Os administradores podem configurar autenticação de dois fatores, senhas e restrições de IP. Os registros de auditoria acompanham uploads, pré-visualizações, downloads e alterações de acesso para análise autorizada.
Aplique os prazos de retenção adequados
No Medium e no Tailor, configure a retenção automatizada com data inicial e ação de arquivo ou exclusão. Defina os prazos por tipo e requisito. Inclua exceções, versões, registros de auditoria e retenção das cópias de segurança na avaliação.
Revise as evidências antes da implantação
O Centro de confiança da Folderit apresenta certificações ISO/IEC 27001:2022 e Cyber Essentials, controles e documentação de tratamento. Confirme hospedagem, recuperação, contratos e eventuais requisitos de BAA.
Pretende armazenar informação de saúde protegida? Acorde as medidas e os contratos aplicáveis antes de usar o serviço. A Folderit disponibiliza medidas HIPAA e análise de requisitos de BAA; a configuração e os procedimentos também são importantes. As orientações do HHS sobre HIPAA e computação na nuvem explicam o papel do BAA e da avaliação de risco da própria organização de saúde.
Planeje a configuração para sua equipe de saúde
Como funciona a Folderit em conjunto com um EHR ou EMR?
Use a Folderit para documentos, registros operacionais estruturados e revisões. O EHR ou EMR continua a assegurar suas funções clínicas, como o prontuário clínico e a prescrição. Defina quais dados pertencem a cada sistema e como serão encontrados. A conexão com EHR e os processos especializados de imagens exigem integração e escopo verificados separadamente.
Que plano inclui formulários e automação de fluxos?
O Tailor inclui eForms, editor de fluxos, permissões detalhadas, SSO e API. O Medium inclui fluxos simples de aprovação e confirmação de leitura, metadados, numeração e retenção automatizada. Todos os planos têm limites de usuários e armazenamento. Compare os planos atuais com a dimensão da equipe, volumes e requisitos dos processos.
Podemos hospedar a Folderit na nossa infraestrutura?
Sim. Além do serviço na nuvem, existe implantação local. Confirme infraestrutura, backups, manutenção, suporte e responsabilidades de recuperação ao escolher.
É possível conectá-la aos nossos sistemas de saúde?
A Folderit oferece API e opções de integração. A conexão depende das capacidades dos dois sistemas, do mapeamento e da implantação. Apresente o sistema específico e a passagem de dados desejada, consulte as integrações disponíveis e verifique o resultado antes de depender da ligação.
Veja o processo documental da clínica na Folderit
Traga um processo: registro de equipamentos, revisão de políticas ou acompanhamento de incidentes. Analisaremos o registro, permissões, tarefas e lembretes. Utilize exemplos fictícios ou sem identificação pessoal na demonstração.