Podpisz za pomocą Folderit eSign

Folderit eSign umożliwia wysyłanie dokumentów do podpisu elektronicznego bezpośrednio z Folderit bez konieczności korzystania z zewnętrznego dostawcy podpisu lub specjalnego sprzętu.

Folderit eSign jest dostępny w planie Tailor i obejmuje nieograniczoną liczbę podpisów elektronicznych bez dodatkowych opłat za każdy podpis.

Dokumenty można wysyłać do zarejestrowanych Folderit użytkowników lub do odbiorców zewnętrznych, którzy nie posiadają konta Folderit. Zewnętrzni odbiorcy otrzymują bezpieczne zaproszenie e-mailowe i mogą przeglądać i podpisywać dokument za pośrednictwem swojej przeglądarki.

Sposoby rozpoczęcia przepływu pracy Folderit eSign

Możesz użyć Folderit eSign na kilka sposobów:

• Obieg jednoplikowy — rozpocznij ręcznie proces podpisywania pojedynczego dokumentu.
• Automatyzacja na poziomie folderu — automatycznie rozpoczyna wstępnie zdefiniowany proces podpisywania za każdym razem, gdy plik zostanie dodany do skonfigurowanego folderu.
• Szablon przepływu pracy — użyj procesu podpisywania wielokrotnego użytku ze wstępnie zdefiniowanymi odbiorcami, kolejnością podpisywania, instrukcjami i innymi ustawieniami. Dowiedz się więcej o tworzeniu i używaniu szablonów przepływu pracy.
• Projektant obiegów pracy — uwzględnij podpisywanie elektroniczne jako jeden etap większego zautomatyzowanego procesu zawierającego wyzwalacze, warunki, zatwierdzenia, potwierdzenia, przenoszenie plików lub inne działania. Dowiedz się więcej o Projekcie przepływu pracy.

Rozpocznij Folderit eSign dla pojedynczego pliku

Otwórz widok szczegółów dokumentu i wybierz opcję Folderit eSign z dostępnych akcji przepływu pracy.

Opcja Rozpocznij przepływ pracy Folderit eSign staje się dostępna po wygenerowaniu przez Folderit podglądu dokumentu. Jeśli nie jest to widoczne od razu po przesłaniu pliku, poczekaj na zakończenie procesu podglądu i odśwież stronę. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Podgląd plików.

1. Otwórz dokument, który chcesz wysłać do podpisu.
2. Rozpocznij przepływ pracy Folderit eSign.
3. Dodaj opcjonalną notatkę wyjaśniającą, co odbiorcy mają przejrzeć lub podpisać.
4. Wybierz kolejność przepływu pracy: Równolegle, Sekwencyjnie lub Niestandardowy.
5. Dodaj poszczególnych odbiorców lub grupy użytkowników.
6. Wybierz, czy odbiorcy mogą widzieć metadane dokumentu i powiązane elementy.
7. Opcjonalnie włącz Przenieś po pomyślnie zakończonym procesie i wybierz folder docelowy.
8. Kliknij Rozpocznij, aby wysłać zaproszenia do podpisania.

Wybierz kolejność podpisywania

• Równolegle — wszyscy odbiorcy otrzymują swoje zadania podpisywania w tym samym czasie.
• Sekwencyjnie — odbiorcy są zapraszani jeden po drugim w określonej kolejności.
• Niestandardowy — odbiorców można podzielić na wiele etapów. Odbiorcy znajdujący się na tym samym etapie otrzymują swoje zadania wspólnie, a kolejny etap rozpoczyna się po zakończeniu bieżącego etapu.

W przypadku procesów wymagających formalnej decyzji przed podpisaniem, Folderit eSign można połączyć z przebiegiem zatwierdzania. Po nim może nastąpić również przebieg potwierdzenia, w którym odbiorcy muszą potwierdzić, że przeczytali wypełniony dokument.

Co widzi odbiorca

Każdy odbiorca otrzymuje e-mail z zaproszeniem zawierającym bezpieczny link do zadania podpisania. Zarejestrowani użytkownicy mogą również znaleźć żądanie w swoich zadaniach Folderit.

Odbiorca może:

• wyświetl podgląd lub pobierz dokument;
• przejrzyj notatkę nadawcy;
• wybierz żądaną stronę i złóż swój podpis;
• dodaj komentarz lub opcjonalny załącznik;
• podpisz dokument;
• odrzucić żądanie;
• zażądać wyjaśnień przed podjęciem ostatecznej decyzji;
• deleguj zadanie, gdy delegowanie jest dozwolone.

Odbiorcy zewnętrzni nie muszą tworzyć konta użytkownika Folderit. Mogą otworzyć bezpieczny link z zaproszeniem i dokończyć proces podpisywania w swojej przeglądarce.

Złóż i potwierdź podpis

Odbiorca najpierw wybiera stronę, na której powinien pojawić się podpis, a następnie klika żądaną lokalizację na podglądzie dokumentu. Po złożeniu podpisu przewijają do dostępnych akcji i klikają Podpisz, aby sfinalizować zadanie.

Odbiorca powinien dokładnie sprawdzić dokument i umieszczenie podpisu przed potwierdzeniem, ponieważ podpisywanie kończy przypisany mu etap przepływu pracy.

Automatyzacja Folderit eSign

Automatyzacja na poziomie folderów

Folder można skonfigurować tak, aby automatycznie uruchamiał ten sam przepływ pracy eSign po dodaniu nowego dokumentu. Jest to przydatne w przypadku procesów powtarzalnych, takich jak umowy pracownicze, kontrakty, formularze zgód lub standardowe dokumenty klientów.

Skonfiguruj automatyzację w ustawieniach przepływu pracy folderu, wybierz Folderit eSign jako metodę, dodaj wymaganych odbiorców, wybierz kolejność podpisywania i zapisz przepływ pracy.

Szablony przepływu pracy

Użyj szablonu przepływu pracy, jeśli ten sam proces podpisywania jest uruchamiany regularnie, ale nie powinien rozpoczynać się automatycznie dla każdego pliku w folderze.

Szablon może przechowywać kolejność podpisania, odbiorców, instrukcje, ustawienia widoczności i inną konfigurację przepływu pracy, dzięki czemu użytkownicy nie muszą za każdym razem odbudowywać procesu.

Projektant obiegów pracy

Projektant przepływu pracy może uwzględnić Folderit eSign jako część większego procesu. Na przykład dokument może najpierw wymagać zatwierdzenia przez kierownictwo, następnie zostać przesłany do podpisu elektronicznego, a na koniec po pomyślnym zakończeniu przeniesiony do folderu archiwum.

Monitoruj postęp podpisywania

Status obiegu pokazany jest w widoku szczegółów dokumentu. Możesz przeglądać odbiorców, bieżący etap przepływu pracy, zakończone akcje, komentarze i znaczniki czasu.

Po zakończeniu przepływu pracy podpisany dokument i jego historia przepływu pracy pozostają połączone z pozycją w Folderit, zapewniając możliwy do sprawdzenia zapis procesu podpisywania.