Przepływy potwierdzania zapoznania się
Każdy dokument w systemie może zostać wysłany do innych użytkowników w celu ich potwierdzenia. Jest to idealne rozwiązanie do dystrybucji dokumentów, takich jak instrukcje bezpieczeństwa, które muszą zostać przeczytane i potwierdzone przez określone osoby i muszą pozostawić dziennik z możliwością audytu pod kątem zgodności z normą ISO lub z innych powodów.
Zaproszone osoby otrzymają powiadomienie e-mailem, ale mogą również zobaczyć prośbę na swoim Folderit panelu kontrolnym wśród próśb o zatwierdzenie i podpis elektroniczny, jeśli takie istnieją. Następnie mogą wyświetlić podgląd lub pobrać dokument i kliknąć przycisk „Potwierdzono zapoznanie się”, aby potwierdzić zapoznanie się z dokumentem.
Obieg potwierdzenia może zostać zainicjowany dla pojedynczego dokumentu lub można ustawić cały folder tak, aby automatycznie uruchamiał predefiniowany przepływ pracy po dodaniu dokumentu lub jego nowej wersji.
Konfigurowanie automatycznego przepływu pracy potwierdzania w folderze
Kliknij folder i wybierz Przepływ pracy z jego paska narzędzi. Otworzy się okno dialogowe z konfiguracją przepływu pracy.
Wybierz Aktywny, a następnie Potwierdzenie zapoznania się jako metodę. W razie potrzeby wypełnij pole z instrukcją dla odbiorców — ta informacja zostanie wyświetlona zaproszonym osobom, gdy znajdą się w widoku potwierdzenia, więc może to być instrukcja. Wpisz adresy e-mail użytkowników, których chcesz zaprosić do przepływu pracy, aby uzyskać od nich potwierdzenia. Umieść jeden adres w każdym wierszu i kliknij niebieską ikonę plusa, aby dodać więcej przedziałów adresowych lub grup użytkowników do przepływu pracy. Kliknij Utwórz, aby rozpocząć automatyzację.
Rozpoczęcie obiegu potwierdzeń dla pojedynczego dokumentu
Otwórz dokument w systemie i kliknij niebieski przycisk Rozpocznij przepływ potwierdzania zapoznania się w prawej kolumnie. W razie potrzeby dodaj instrukcję i wpisz adresy e-mail wszystkich uczestników przepływu pracy. W każdym polu wpisz jeden adres e-mail; kolejne pola dodasz, klikając niebieską ikonę plusa. Kliknij Rozpocznij, aby wysłać dokument.
Co zobaczy zaproszona osoba?
Najpierw zobaczą powiadomienie/zaproszenie e-mailem, chyba że zrezygnują w swoich Ustawieniach powiadomień.
Kliknięcie w nazwę dokumentu powoduje przejście do widoku potwierdzenia w systemie.
Jak śledzić postęp przepływu pracy z potwierdzeniem
Status obiegu widoczny jest w systemie dla każdego, kto ma dostęp do dokumentu w systemie. Jest wyświetlany w postaci ikony oka: żółty = przepływ pracy niekompletny / zielony = przepływ pracy zakończony.
Kliknij dokument, a następnie Wyświetl przepływ potwierdzania zapoznania się, aby zobaczyć szczegóły postępu: kto został zaproszony i kto już potwierdził zapoznanie się z dokumentem. Możesz też pobrać dokument z dodatkową stroną końcową zawierającą potwierdzenia wszystkich osób albo pobrać to podsumowanie jako osobny plik.
