Skaitmeninių įrašų valdymo programinė įranga
Valdykite dokumentus ir struktūrinius įrašus kartu. „Folderit“ vienoje vietoje sujungia skaitmenines formas, metaduomenų paiešką, tvirtinimą ir saugojimo nustatymus.
Sukurkite incidentų registrą, tvarkykite darbuotojų įrašus arba sutartis su pagrindžiamaisiais failais. Komanda gali surinkti reikiamą informaciją, rasti tinkamą įrašą ir matyti jo istoriją.
Surinkite įrašams reikalingą informaciją
Naudingam įrašui reikia konteksto: ką jis aprašo, kas atsakingas ir kokios datos svarbios. „Folderit“ leidžia šią informaciją saugoti šalia failų arba tiesiogiai surinkti elektronine forma.
Kurkite įrašus elektroninėmis formomis
Parenkite daugkartinę formą su datomis, išskleidžiamaisiais sąrašais, naudotojų laukais, privalomomis reikšmėmis ir failų priedais. Pateikus formą, struktūrinis įrašas sukuriamas aplanke, kuriame naudotojas ją atvėrė. Duomenims laikyti nereikia atskiro „Word“ dokumento.
Nustatykite įrašo pavadinimo šabloną pagal laukų reikšmes, pavyzdžiui, incidento numerį ir skyrių. Svarbius laukus pridėkite kaip aplanko stulpelius, kad pagrindinė informacija būtų matoma neatveriant kiekvieno įrašo. Kaip veikia elektroninės formos.
Perkelkite esamus failus ir el. laiškus
Įkelkite dokumentus, išsaugokite pasirinktus laiškus ir priedus naudodami „Outlook“ papildinį arba įjunkite aplanko el. pašto importavimo adresą gaunamiems failams.
Šį adresą gali naudoti ir skaitytuvas ar kita sistema, galinti siųsti dokumentus el. paštu. Pasirinkite paskirties vietą ir pritaikykite metaduomenų, prieigos bei automatizavimo nustatymus gaunamiems įrašams.
Naudokite vienodus laukus skirtingose komandose
Suderinamus skirtingų formų laukus susiekite su tuo pačiu esamu metaduomenų lauku. Pavyzdžiui, kliento vardas sutarties formoje ir aptarnavimo užklausos formoje gali būti rodomas viename bendrame aplanko stulpelyje. Kiekvienas įrašas išsaugo savo reikšmę.
Ryšį pasirinkite kurdami lauką: vienodas dviejų laukų pavadinimas savaime jų nesusieja. Bendri metaduomenys padeda rengti prasmingesnius skirtingų formų sąrašus ir paieškas.
Suteikite įrašams numerius
Nustatykite automatinį numeravimą dokumentams ar formų įrašams, naudodami seką ir datos dalis. Viena formų numeravimo schema gali apimti kelis formų šablonus.
Numeravimas yra atskiras nuo rodomo įrašo pavadinimo šablono ir prieinamas „Medium“ bei „Tailor“ planuose.
Raskite tinkamą įrašą ir laiku imkitės veiksmų
Ieškokite pagal žinomą informaciją
Naudokite paieškos filtrus pagal formos tipą, skyrių, klientą, datą ar kitą metaduomenų reikšmę. Pridėkite užduočių filtrus, kai reikia įrašų, susijusių su tvirtinimo ar kitomis darbo eigos užduotimis.
Išsami paieška taip pat ieško indeksuoto turinio palaikomuose dokumentuose ir skenuotuose failuose, įskaitant PDF, DOCX, PNG ir JPG. OCR tikslumas priklauso nuo skenavimo kokybės bei kalbos; XLSX turinys neįtraukiamas į OCR turinio paiešką.
Eksportuokite paieškos rezultatus su metaduomenimis į „Excel“ arba CSV. Rezultatuose pateikiami tik įrašai, kuriuos naudotojas turi teisę pasiekti.
Paverskite įrašo datas priminimais
Nustatykite Automatiniai formų priminimai siunčiami prieš datos lauko reikšmę arba po jos, pasirinktinai taikant sąlygas ir gavėjus. Taisyklės gali būti taikomos tiek esamiems, tiek naujiems įrašams.
Pavyzdžiui, išsiųskite priminimą likus 30 dienų iki sutarties pabaigos, tik kai jos būsena aktyvi. Pasirinkite naudotoją, grupę, el. pašto adresą ar tinkamą gavėjo lauką ir įtraukite įrašo reikšmes į žinutę.
Taip terminai tampa įrašo nustatymų dalimi, o ne atskiru kalendoriumi, kurį kažkas turi nepamiršti tvarkyti.
Nustatykite veiksmus pasibaigus saugojimo terminui
Pagal numatytuosius nustatymus „Folderit“ failus saugo neribotai. Naudodami saugojimo automatizavimą, prieinamą „Medium“ ir „Tailor“ planuose, pasirenkate laikotarpį, jo pradžios datą ir galutinį veiksmą.
- Pasirinkite pradžios tašką.Naudokite tinkamą metaduomenų datą, pavyzdžiui, sukūrimo, paskutinio keitimo ar patvirtinimo laiką, nuo kurio pradedamas skaičiuoti saugojimo laikotarpis.
- Pasirinkite galutinį veiksmą.Perkelkite failus į archyvo aplanką, šiukšlinę arba negrįžtamai pašalinkite. Archyvuojant galima išsaugoti esamą aplankų struktūrą.
- Nustatykite taikymo sritį ir išimtis.Taikykite nustatymus aplankui ir pasirinktinai jo poaplankiams. Atskiriems failams ar aplankams, kuriems reikia kitokio laikotarpio, pakeiskite paveldėtus nustatymus.
Rodykite saugojimo pabaigą aplanko sąraše ir naudokite suvestinę bei ataskaitas, kad matytumėte artėjančius terminus. Organizacija nusprendžia, kokie laikotarpiai ir veiksmai tinkami; „Folderit“ vykdo jūsų sukonfigūruotus nustatymus.
Valdykite prieigą ir išsaugokite susietą istoriją
Pasirinkite, kas ir ką gali daryti
Bendrinkite įrašus su žmonėmis ar grupėmis, kuriems jų reikia. „Tailor“ pasirinktinės prieigos teisės leidžia atskirti peržiūros, atsisiuntimo, versijų atnaujinimo, bendrinimo ir šalinimo veiksmus.
Dinaminiai vandenženkliai yra atskirai įsigyjamas papildinys. Apie diegimą ir apsaugą skaitykite puslapiuose „Folderit“ saugumas ir vietinio diegimo galimybė.
Išsaugokite sprendimus kartu su įrašu
Naudokite Dokumentų darbo eigos skirtos peržiūrai, tvirtinimui, susipažinimo patvirtinimams ir pasirašymui. Nustatykite lygiagrečiuosius, nuosekliuosius ar pasirinktinius etapus ir pasirinktinai perkelkite elementą į kitą aplanką sėkmingai užbaigus eigą.
Darbo eigos informacijoje pateikiami dalyviai, sprendimai, komentarai ir laiko žymos. Pasirinkite pasirašymo būdą ir procesui tinkamą planą.
Saugokite failo versijas kartu
Įkelkite pakaitinį failą kaip naują failo versiją, kad išsaugotumėte ankstesnes versijas ir bendrus metaduomenis. Versijų sąrašas parodo dabartinį failą ir tai, kuriai versijai priklauso darbo eigos užduotis.
Ankstesnės versijos patvirtinimas nereiškia, kad patvirtinta naujoji. Jei procesas to reikalauja, atnaujintą failą pateikite tvirtinti atskirai.
Raskite ir eksportuokite veiksmų istoriją
Administratoriai gali filtruoti bendrą audito istoriją pagal datą, naudotoją, sritį ir veiksmą, pavyzdžiui, tikrindami atsisiuntimus ar pašalinimus konkrečiu laikotarpiu.
Eksportuokite audito žurnalą XLSX, ODS ar CSV formatu peržiūrai. Komanda gauna veiksmų įrašus, kuriuos gali vertinti kartu su savo taisyklėmis ir procedūromis.
Pradėkite nuo registro, kurį komanda naudoja kiekvieną savaitę
Tai pavyzdinės konfigūracijos, kurias galite pritaikyti savo organizacijai.
Incidentų registras
Surinkite incidento datą, vietą, skyrių, aprašymą, atsakingą asmenį ir nuotraukas. Būtinus laukus padarykite privalomus, o rengdami peržiūrą filtruokite pagal skyrių ar datą.
Sutarčių registras
Užfiksuokite kitą sutarties šalį, atsakingą asmenį, būseną ir pabaigos datą, pridėkite sutartį. Nustatykite atnaujinimo priminimą ir numeravimo schemą, kad visi kalbėtų apie tą patį įrašą.
Įrangos įrašai
Formoje saugokite turto numerį, vietą, atsakingą asmenį ir priežiūros datas. Patikros forma gali naudoti ryšio lauką esamam įrangos įrašui pasirinkti, taip susiejant kiekvieną patikrą su jos objektu.
Pirmiausia susitarkite dėl vieno įrašo tipo laukų, prieigos ir peržiūros datų. Išbandykite su keliais reprezentatyviais įrašais prieš taikydami visam skyriui.
Pamatykite, kaip jūsų įrašai veiktų „Folderit“
Į demonstraciją atsineškite pavyzdinį registrą, formą ar saugojimo procesą arba pabandykite sukurti patys.
Palyginkite planus ir įtrauktas funkcijas pagal savo komandos poreikius.