Dokumentų darbo eigų automatizavimo programinė įranga
Paprastos dokumentų darbo eigos: automatizuokite tvirtinimą,, peržiūras,, susipažinimo patvirtinimus ir pasirašymą naudodami „Folderit“ — patogią dokumentų valdymo sistemą jūsų komandai.
Paprastas dokumentų darbo eigas nustatykite per kelias minutes. Sudėtingesniems verslo procesams naudokite vaizdinį darbo eigų kūrimo įrankį:
Keturios darbo eigos. Vienas susietas procesas.
„Folderit“ palaiko keturis pagrindinius darbo eigų tipus ir pritaikomus darbo eigų metodus, kuriais remiantis valdomi konkretūs dokumento gyvavimo ciklo etapai. Naudokite juos atskirai arba sujunkite: vienas dokumentas gali pereiti per peržiūrą, tvirtinimą, pasirašymą ir susipažinimo patvirtinimą vienoje automatinėje eigoje.
Dokumentų tvirtinimo darbo eigos
Gaukite oficialius ir audituojamus asmenų ar grupių patvirtinimus, neprimindami apie juos el. laiškais.
Per kelias minutes nustatykite sąskaitų, sutarčių, pirkimo užsakymų, vidaus taisyklių, personalo dokumentų ir kitų sprendimo reikalaujančių dokumentų tvirtinimą. Tvirtinantieji mato dokumentą, jūsų pastabą, priedus ir kitų dalyvių sąrašą. Jie gali patvirtinti, atmesti arba deleguoti užduotį ir pridėti komentarą ar failą, paaiškinantį sprendimą.
Atmetus dokumentą, įkelkite pataisytą versiją ir pateikite tvirtinti iš naujo. „Folderit“ versijų istorija išsaugo ankstesnius failus, todėl tarp tvirtinimo etapų neprarandama dokumentų istorija. Kiekvienas sprendimas su laiko žyma įtraukiamas į audito istoriją. Patvirtintus ir atmestus dokumentus galima eksportuoti PDF formatu su pridėta visa darbo eigos suvestine, nekeičiant originalaus failo.
Dokumentų peržiūros darbo eigos
Ne kiekvienam dokumentui reikia oficialaus sprendimo. Kartais pirmiausia jį turi peržiūrėti tinkami žmonės.
Peržiūros darbo eigos leidžia pateikti dokumentus vienam ar keliems vertintojams prieš tvirtinimą ar pasirašymą. Naudokite jas kokybės kontrolei, atitikties patikrai, redakcinei peržiūrai ar kitam vidiniam procesui, kuriame svarbūs atsiliepimai, bet nereikia oficialaus patvirtinimo.
Kaip ir visos „Folderit“ darbo eigos, peržiūros palaiko lygiagrečiuosius, nuosekliuosius ir pasirinktinius etapus: siųskite visiems vienu metu arba nustatyta tvarka. Kiekvienas veiksmas registruojamas su laiko žyma ir peržiūrėtojo tapatybe, sukuriant aiškią audito istoriją istoriją be rankinio registravimo.
Susipažinimo su dokumentais patvirtinimo darbo eigos
Reikia ne vien dokumento pristatymo, bet ir patvirtinimo, kad su juo susipažinta?
Šios darbo eigos pateikia struktūrizuotą, audituojamą įrašą apie tai, kas patvirtino gavęs dokumentą ir su juo susipažinęs. Patvirtinimas fiksuoja dalyvio pareiškimą; savaime neįrodo turinio supratimo. Tai naudinga įmonės dokumentų procesuose, kuriems vien pasyvaus pristatymo neužtenka.
Įprasti naudojimo atvejai — personalo taisyklės, sveikatos ir saugos procedūros, mokymo medžiaga, standartinės veiklos procedūros ir teisės aktų pranešimai, kai reikia užfiksuoti darbuotojų ar išorinių asmenų informavimą. Kiekvienas patvirtinimas registruojamas su laiko žyma bei dalyvio tapatybe. Visą įrašą galima atsisiųsti kaip PDF suvestinę, originalaus dokumento nekeičiant; tai padeda pateikti įrodymus auditui, ISO ar BDAR patikroms. Taip pat galite naudoti naudotojų grupes, kad vienu metu pateiktumėte užduotį visai komandai.
„eSign“ darbo eigos: elektroniniai parašai
„Folderit eSign“ suteikia neribotą elektroninių parašų skaičių, įtrauktą į „Tailor“ planą, be trečiosios šalies paslaugos ar mokesčio už kiekvieną parašą.
Naudokite „eSign“ sutartims, konfidencialumo susitarimams, tiekėjų susitarimams, klientų priėmimo ir įdarbinimo dokumentams, kai pasirinktas elektroninis parašas atitinka jūsų reikalavimus. Išoriniams dalyviams nereikia „Folderit“ paskyros: jie gauna saugią el. pašto nuorodą ir pasirašo naršyklėje. Tai praktiška mišrioms komandoms ir išorinėms sutarties šalims.
Jau naudojate „DocuSign“? „Folderit“ palaiko ir šią integraciją „Medium“ bei „Tailor“ planuose, naudojant jūsų „DocuSign“ prenumeratą. Neprivalote rinktis vieno pasirašymo teikėjo. Kai reikalingi kvalifikuoti elektroniniai parašai, „Folderit“ taip pat palaiko eID (XAdES/ASiC-E) su palaikomomis elektroninėmis tapatybės priemonėmis. Parašo lygis priklauso nuo naudojamo sertifikato ir būdo; integruotas „eSign“ ir kvalifikuotas eID pasirašymas nėra tapatūs.
Pritaikykite darbo eigą savo procesui
Paleiskite darbo eigą
Darbo eigą galite paleisti:
- Tiesiogiai pasirinktam failui vienu spustelėjimu.
- Aplanke — kiekvienas naujai pridėtas dokumentas automatiškai paleidžia nustatytą eigą.
- Iš daugkartinio darbo eigos šablono, sukurto pasikartojančiam verslo procesui.
- Iš išsaugoto vaizdinio automatizavimo su iš anksto nustatytais etapais, taisyklėmis ir dalyviais.
(Žinodami aplanko el. pašto adresą, dokumentus galite siųsti tiesiai į šiuos aplankus.)
Nustatykite dalyvių tvarką
- Lygiagrečioji – Visi dalyviai pakviečiami vienu metu.
- Nuoseklioji – Kiekvienas dalyvis pakviečiamas tik ankstesniajam užbaigus savo užduotį.
- Pasirinktinė – Derinkite lygiagrečiuosius ir nuosekliuosius etapus. Pavyzdžiui, pradėkite nuo trijų vienu metu dirbančių žmonių, o jiems baigus pereikite prie kitos grupės arba vieno galutinį sprendimą priimančio asmens.
Čia pasirenkate darbo eigos metodą ir dalyvius automatizavimui aplanko lygiu:
Padėkite kiekvieną užduotį atlikti paprastai
Greitas darbo eigos užduočių atlikimas
„Folderit“ sukurta tam, kad peržiūros, tvirtinimo, pasirašymo ir susipažinimo patvirtinimo užduotys būtų atliekamos paprastai bei greitai. Konkreti trukmė priklauso nuo dokumento, proceso ir dalyvių.
Taip atrodo tvirtinimo užduotis sprendimą priimančiam asmeniui. Jis gali peržiūrėti ir atsisiųsti failą, perskaityti jūsų pastabą, matyti kitus dalyvius, komentuoti, pridėti failą prie sprendimo ir patvirtinti, atmesti arba deleguoti užduotį kitam naudotojui.
Pateikite dalyviams visą kontekstą
- Rodykite dokumento metaduomenis, pavyzdžiui, terminus, kategorijas ar projekto informaciją, jei taip pasirinksite.
- Rodykite Susijusius elementus (pagrindžiamuosius dokumentus ir nuorodas), jei norite suteikti daugiau informacijos sprendimui.
Dalyvauti gali visi
Jūsų organizacijos viduje ir už jos ribų:
- Registruoti naudotojai gali naudotis suvestine visoms užduotims stebėti, valdyti ir peržiūrėti.
- Neregistruoti naudotojai gali saugiai dalyvauti gavę kvietimą el. paštu.
- Visa darbo eigų istorija registruojama ir gali būti audituojama.
Delegavimas ir atostogų režimas
- Užduotis skirta ne jums? Deleguokite ją kitam asmeniui.
- Vykstate atostogauti? Profilyje nustatykite nebuvimo laikotarpį ir paskirkite darbo eigų pavaduotoją.
Matykite sprendimus ir eigą
Matykite laukiančias darbo eigas visoje organizacijoje
- Peržiūrėkite visas laukiančias darbo eigas visoje organizacijoje.
- Greitai sužinokite, kur ir kodėl procesas sustojo bei kada jis prasidėjo.
Matykite kiekvieno dokumento būseną
Aplanko rodinyje kiekvienam dokumentui pateikiama dabartinė darbo eigos būsena su aiškiomis piktogramomis:
Dokumentas gali pereiti per visus dokumentų darbo eigų metodus vienoje eigoje. Pavyzdžiui, šis dokumentas yra pasirašytas ir su juo susipažinta, kaip rodo piktogramos:
Atsisiųskite darbo eigų suvestines
Atmesti ar patvirtinti failai gali būti pateikiami PDF formatu su darbo eigos suvestine. Originalus dokumentas nekeičiamas.
- Jei dokumentas atmestas, pridėkite atnaujintą versiją ir paleiskite eigą iš naujo.
- Suvestinėse pateikiama:
- Sprendimai su laiko žymomis
- Komentarai
- Delegavimai
- Atsisiųskite:
- Visą dokumentą su suvestinės puslapiais
- Tik suvestines
- Arba tik originalų failą
Norite supaprastinti dokumentų darbo eigas?
Naudokite integruotą tvirtinimą ir „eSign“ pasirašymą, patogų užduočių atlikimą ir ir aiškų procesą.