Dokumentų valdymo žodynas
Čia rasite aiškius pagrindinių dokumentų valdymo, darbo eigų, saugumo ir kitų sąvokų apibrėžimus. Nesvarbu, ar susipažįstate su „Folderit“ funkcijomis, ar ieškote srities terminų, šis žodynas padės geriau suprasti veiksmingą ir saugų dokumentų valdymą.
Atliekų perdavimo dokumentas (WTN)
Tai Jungtinėje Karalystėje naudojamas dokumentas, registruojantis nepavojingų atliekų perdavimą tarp šalių: atliekų aprašą, dalyvius ir perdavimo duomenis. Įprastai taikomas mažiausiai dvejų metų saugojimas; teritorinius reikalavimus ir kitų atliekų dokumentus reikia vertinti atskirai.
Audito istorija
Audito istorija — išsamus sistemoje registruojamų veiksmų žurnalas. Atsižvelgiant į sprendimą, jis gali apimti dokumentų kūrimą, prieigą, keitimą, šalinimą, bendrinimą ir prisijungimo bandymus. Chronologiniai įrašai padeda stebėti naudojimą, nustatyti nukrypimus ir užtikrinti atskaitomybę.
Darbuotojo byla
Darbuotojo byla apima įrašus nuo kandidatavimo iki išėjimo. Dokumentų sistema padeda susieti dokumentus, išsaugoti jų versijas ir metaduomenis bei taikyti atitinkamas prieigos bei saugojimo taisykles.
DocuWare
„DocuWare“ — elektroninių dokumentų valdymo ir darbo eigų automatizavimo platforma verslo informacijai skaitmeninti bei tvarkyti. Ji siūlo integravimo galimybes ir naudojama finansų, personalo, pardavimo bei kitose srityse; funkcijų apimtis priklauso nuo diegimo ir licencijų.
Dokumento įsigaliojimo data
Tai data, nuo kurios kontroliuojamas dokumentas organizacijoje laikomas galiojančiu ir taikytinu. Ji nurodo, kada reikia pradėti vadovautis nauja ar atnaujinta versija. Datą svarbu derinti su patvirtinimu, paskelbimu ir prieigos taisyklėmis; vien datos laukas savaime nepaleidžia viso proceso.
Dokumentų atitiktis BDAR
Tai dokumentų valdymas, saugojimas ir tvarkymas pagal Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą. Dokumentams su vardais, el. pašto adresais, tapatybės numeriais, sveikatos ar kitais asmens duomenimis reikia tinkamo teisinio pagrindo, apsaugos, skaidrumo ir atskaitomybės. Vien sistemos įdiegimas atitikties neužtikrina.
Dokumentų bendrinimas su išoriniais asmenimis
Tai kontroliuojamas failų pateikimas klientams, auditoriams, rangovams ar tiekėjams. Užuot siuntus nepriklausomas el. pašto kopijas, prieiga valdoma teisėmis, pagal galimybes nustatytais terminais ir veiksmų istorija. Jau atsisiųstos kopijos negali būti universaliai atšaukiamos ar stebimos vien pakeitus sistemos teises.
Dokumentų gyvavimo ciklo valdymas
Tai dokumento valdymas nuo sukūrimo iki galutinio sutvarkymo. Jis apima kūrimą, saugojimą, atnaujinimą, naudojimą ir pašalinimą arba nuolatinį išsaugojimą pagal nustatytas taisykles.
Dokumentų klasifikavimas
Dokumentų klasifikavimas — jų suskirstymas į kategorijas pagal turinį, jautrumą arba verslo paskirtį. Kategorijos padeda nustatyti prieigos, saugojimo ir kitas gyvavimo ciklo taisykles, sudarydamos informacijos valdysenos bei atitikties pagrindą.
Dokumentų naikinimo sustabdymas
Tai priemonė, kuri, nepaisant įprasto saugojimo grafiko, sustabdo numatytą dokumento pašalinimą, kai jį reikia išsaugoti tyrimui ar patikrai. Jei būtina apsaugoti ir nuo redagavimo, taikomos papildomos teisės arba įrašų apsauga. Panaikinus sustabdymą, vėl taikoma įprasta gyvavimo ciklo tvarka.
Dokumentų pakeitimų kontrolė
Tai oficialus kontroliuojamų dokumentų, pavyzdžiui, procedūrų, taisyklių ir specifikacijų, pakeitimų prašymo, peržiūros, patvirtinimo bei registravimo procesas. Jis numato įgaliotą peržiūrą prieš paskelbimą ir išsaugo, kas, ką, kada bei kodėl pakeitė.
Dokumentų saugumas
Dokumentų saugumas — jų apsauga nuo neteisėtos prieigos, keitimo, vagystės ar sunaikinimo. Technologijos ir procedūros padeda užtikrinti, kad informaciją pasiektų ar keistų tik įgalioti asmenys, išlaikant konfidencialumą, vientisumą bei prieinamumą.
Dokumentų surinkimo darbo eiga
Tai dokumentų surinkimo, skaitmeninimo ir tvarkymo procesas jiems patenkant į dokumentų sistemą — nuo skenuotų popierinių dokumentų iki el. paštu, formomis ar įkėlimu gautų failų. Atsižvelgiant į naudojamus įrankius, eiga gali apimti duomenų išgavimą, metaduomenis, nukreipimą ir saugojimą, prireikus paliekant žmogaus patikrą.
Dokumentų valdymo sistema
Dokumentų valdymo sistema (DVS, angl. DMS) — programinis sprendimas skaitmeniniams dokumentams saugoti, tvarkyti, rasti ir apsaugoti. Angliškame junginyje „DMS system“ žodis „sistema“ kartojamas, tačiau toks terminas dažnai vartojamas paieškoje ir verslo pokalbiuose.
Duomenų laikymo vieta
Duomenų laikymo vieta — fizinė ar geografinė vieta, kur saugomi ir tvarkomi organizacijos duomenys. Ji svarbi vertinant taikomą teisę, priežiūrą ir valdžios institucijų prieigos galimybes. BDAR atitiktį, tiekėjo pasirinkimą ir saugumą lemia ne vien vieta, bet ir sutartys, perdavimai bei kitos apsaugos priemonės.
Elektroninė forma
Tai internetinis šablonas duomenims rinkti. „Folderit“ elektroninės formos pateikimas sukuria struktūrinį įrašą dokumentų sistemoje; laukų patikra, darbo eigos ir tolesni veiksmai nustatomi atskirai pagal poreikį.
Elektroninių dokumentų ir įrašų valdymo sistema (EDRMS)
EDRMS valdo ir aktyvų verslo dokumentų ciklą — kūrimą, peržiūrą, tvirtinimą bei versijas, — ir formalų įrašų tvarkymą: klasifikavimą, saugojimą, terminus bei pagrįstą galutinį sutvarkymą.
Failų versijų valdymo programinė įranga
Tai įrankis failų atnaujinimams ir ankstesnėms versijoms išsaugoti. Užuot perrašius dokumentą be istorijos, galima peržiūrėti, atsisiųsti arba atkurti ankstesnes versijas. Automatinio išsaugojimo ir palyginimo apimtis priklauso nuo redaktoriaus bei integracijos.
Hibridinis saugojimas debesijoje ir vietoje
Tai debesijos saugyklos ir vietinės infrastruktūros derinys. Organizacija gali paskirstyti duomenis pagal prieigos, kontrolės ar atitikties poreikius, tačiau jai reikia aiškių sinchronizavimo, saugumo ir atsakomybės taisyklių. Atskiri debesijos ir vietinio diegimo pasirinkimai savaime nėra viena sinchronizuojama hibridinė sistema.
Išmanieji aplankai
Tai pagal taisykles, metaduomenis ar turinį automatiškai kuriami arba virtualiai grupuojami dokumentų rodiniai. Jie gali sumažinti rankinį rūšiavimą pagal tipą, skyrių, datą ar klientą. Virtualus rodinys, automatinis perkėlimas ir įprasti aplankai yra skirtingos galimybės, kurias reikia tikrinti konkrečiai sistemai.
Įmonės dokumentų valdymas
Tai visos įmonės dokumentų saugojimo, apsaugos, sekimo ir prieigos organizavimas per visą jų gyvavimo ciklą.
Įrašų valdymas
Tai sistemingas įrašų kūrimas, tvarkymas, saugojimas, apsauga ir galutinis sutvarkymas per visą jų gyvavimo ciklą.
Įrašų valdymo sistema
Tai programinė įranga organizacijos įrašams tvarkyti, saugoti, sekti ir kontroliuoti per visą gyvavimo ciklą: nuo sukūrimo iki saugojimo termino pabaigos bei galutinio sutvarkymo. Ji padeda sistemingai valdyti skaitmeninius, o pagal konfigūraciją ir fizinių dokumentų aprašus.
Jungtinė paieška
Tai technologija, leidžianti viena sąsaja ieškoti keliuose duomenų šaltiniuose. Užklausa siunčiama prijungtoms sistemoms, o rezultatai sujungiami vienoje vietoje, atsižvelgiant į integracijas ir prieigos teises. Tai bendroji sąvoka, o ne savaime kiekvienos DVS funkcija.
Masinis dokumentų įkėlimas
Tai funkcija, leidžianti vienu veiksmu įkelti kelis failus ar aplankus, o ne kiekvieną atskirai. Ji naudojama pradedant darbą su nauju klientu, keičiant sistemą arba skaitmeninant įrašus. Palaikomi formatai, bendros žymos ir aplankų tvarkymas priklauso nuo konkretaus įkėlimo būdo.
M-Files
„M-Files“ — metaduomenimis grindžiama dokumentų ir informacijos valdymo platforma su DI galimybėmis. Ji organizuoja turinį pagal jo kontekstą ir paskirtį, o ne vien saugojimo aplanką.
Nebegaliojančių dokumentų kontrolė
Tai pasenusių dokumentų nustatymas, išėmimas iš aktyvaus naudojimo ir archyvavimas, kartu išsaugant juos teisiniams, audito ar žinių poreikiams. ISO 9001 dokumentuotos informacijos kontrolė reikalauja tinkamai valdyti naudojimą ir pakeitimus; tai nėra universali vienos pažodinės nuostatos citata. Praktikoje derinamos aiškios būsenos, prieigos ribojimas, versijų istorija ir saugojimo taisyklės.
Nekeičiami įrašai
Tai įrašai, kurių pagal taikomą apsaugos modelį po saugojimo negalima pakeisti ar pašalinti. Jų originali būklė išsaugoma ilgalaikiam vientisumui ir patikrai. Reikia atskirai įvertinti, kokia apsauga taikoma turiniui, metaduomenims, laikotarpiui ir administratoriaus veiksmams.
Pareiga tinkamai tvarkyti atliekas
Jungtinėje Karalystėje tai teisinė pareiga atsakingai valdyti kontroliuojamas atliekas nuo susidarymo iki galutinio sutvarkymo. Konkretūs reikalavimai priklauso nuo teritorijos ir atliekų rūšies.
Pasikartojančio turinio šalinimas
Tai pasikartojančių failų ar duomenų nustatymas ir jų perteklinių kopijų mažinimas. Kai kurios sistemos saugo vieną kopiją, o kitas pakeičia nuorodomis; kitos tik padeda aptikti dublius. Tai gali mažinti netvarką ir saugyklos naudojimą. Aptikimas, panašių failų palyginimas ir automatinis šalinimas yra skirtingos galimybės.
Pasirengimas elektroninių įrodymų paieškai
Tai organizacijos pasirengimas nustatyti, surinkti, išsaugoti, peržiūrėti ir pateikti elektroninius dokumentus teisinėms užklausoms ar priežiūros tyrimams. Iš anksto tvarkoma elektroninė informacija turi būti ieškoma, apsaugota ir gaunama per nustatytus terminus.
PDF pritaikymas paieškai
Tai vaizdinių arba nuskenuotų PDF apdorojimas OCR technologija, kad jų tekstą būtų galima indeksuoti ir ieškoti. Kai kurie įrankiai sukuria PDF su teksto sluoksniu; dokumentų sistemos indeksavimas savaime to negarantuoja. Spausdinto ar rankraštinio teksto atpažinimas priklauso nuo įrankio, kalbos bei kokybės.
Prieigos teisės
Prieigos teisės nustato, kas dokumentų valdymo sistemoje gali peržiūrėti, redaguoti, pašalinti ar bendrinti dokumentą. Jos suteikiamos pagal vaidmenis, skyrius arba individualius nustatymus ir padeda apsaugoti jautrius duomenis nuo neteisėtos prieigos bei keitimo.
Skaitmeninis dokumentų valdymas
Skaitmeninis dokumentų valdymas sutelkia failus vienoje kontroliuojamoje saugykloje su paieška. Taip lengviau rasti informaciją, mažinti rankinį darbą, pasirengti patikroms ir aptarnauti klientus.
Susipažinimo patvirtinimų stebėjimas
Tai procesas, kuriuo su laiko žymomis registruojama, kad konkretūs asmenys patvirtino susipažinę su dokumentu, pavyzdžiui, taisyklėmis, procedūra ar saugos pranešimu. Vietoj nekontroliuojamo siuntimo el. paštu išsaugoma informacija, kas, su kuo ir kada patvirtino susipažinimą. Tokie įrašai padeda ISO, BDAR ar HIPAA procesams, tačiau pats patvirtinimas neįrodo faktinio turinio supratimo.
Sutarčių valdymo programinė įranga
Tai skaitmeninė sistema sutartims rengti, tvirtinti, pasirašyti, saugoti, stebėti, atnaujinti ir galutinai sutvarkyti. Ji sutelkia dokumentus ir padeda valdyti jų gyvavimo ciklą nuo pirmo projekto iki archyvo, taikant pasirinkto sprendimo funkcijas.
Šablonų valdymas
Tai standartizuotų dokumentų šablonų kūrimas, saugojimas, platinimas ir priežiūra. Dažnai rengiamoms sutartims, ataskaitoms, laiškams, sąskaitoms ar vidaus pranešimams šablonai suteikia vienodą struktūrą, formatą ir parengtus teksto blokus.
Teisminių bylų valdymo programinė įranga
Tai skaitmeninė platforma teisinėms komandoms organizuoti bylų dokumentus, terminus, komunikaciją, įrodymus ir darbo eigas. Bendra struktūra padeda veiksmingiau valdyti bylą, tačiau konkretūs teisminių procedūrų įrankiai ir bendras dokumentų valdymas nėra tapatūs.
Versijų kontrolė
Tai dokumentų, failų ar duomenų pakeitimų valdymas laikui bėgant. Išsaugoma ankstesnių būsenų ir susijusių veiksmų istorija, kad būtų galima atsekti redagavimą, grįžti prie ankstesnės versijos ir nuosekliai bendradarbiauti.