Virtualaus duomenų kambario programinė įranga
Bendrinkite konfidencialius dokumentus su išoriniais vertintojais, valdydami, kas juos mato, ką gali daryti ir kada prieiga baigiasi.
„Folderit“ į dokumentų sistemą įtraukia duomenų kambario priemones: įvardytų naudotojų teises, tik peržiūrą, audito istoriją ir pasirinktinį dinaminį vandens ženklinimą. Parenkite failus, bendrinkite apibrėžtą aplanką ir stebėkite eigą.
Suteikite kiekvienam vertintojui reikalingas teises
Išsamaus patikrinimo metu ne kiekvienam reikia visų failų. Bendrinkite pasirinktus dokumentus, aplankus ar skyrius su įvardytais naudotojais bei grupėmis. Vidinius darbo failus atskirkite nuo leistos atskleisti medžiagos.
| Ko reikia gavėjui | Tinkama prieiga |
|---|---|
| Skaityti neatsisiunčiant | Tik peržiūraPalaikomų dokumentų peržiūra be atsisiuntimo, spausdinimo, teksto kopijavimo ar redagavimo funkcijų. |
| Turėti kopiją darbui | Peržiūra ir atsisiuntimasPeržiūrėti, atsisiųsti ir spausdinti nekeičiant bei nenaikinant saugomo ištekliaus. |
| Rengti ir atnaujinti dokumentus | RedaktoriusVidinė komanda gali keisti versijas ir metaduomenis bei redaguoti ar šalinti bendrinamą išteklių pagal teises. |
Peržiūrėkite prieigos lygių informaciją. „Tailor“ suteikia pasirinktines atskirų veiksmų teises. Peržiūros ribojimai neapsaugo nuo ekrano fotografavimo.
Valdykite vertintojus grupėmis
Sukurkite grupes išoriniams teisininkams, pirkėjo finansams ar kitiems dalyviams. Su kiekviena naudotojų grupe bendrinkite tik aktualius aplankus; prieiga priklauso nuo narystės.
Padarykite peržiūras atsekamas
Naudojant dinaminių vandenženklių papildinį, per dokumentą įstrižai rodomas peržiūrinčiojo vardas, o antraštėje ar poraštėje — prieigos data, laikas ir failo pavadinimas. Reguliuojamas nepermatomumas padeda išlaikyti skaitomumą.
Pavyzdys: pirkėjo peržiūra. Sandorio komanda parengia dokumentus vidiniame aplanke. Patvirtintas finansines ataskaitas pirkėjo finansams bendrinate tik peržiūrai, o leistus atsisiųsti priedus — su atsisiuntimo teise. Teisiniams vertintojams skiriamas atskiras aplankas. Tai pavyzdinė konfigūracija: prieš kviesdami nustatykite atskleidimo apimtį.
Matykite veiksmus ir užbaikite prieigą pasibaigus peržiūrai
Peržiūrėkite audito istoriją
Administratoriai gali filtruoti bendrą audito žurnalą pagal datą, naudotoją, išteklių sritį ir veiksmą. Rezultatus eksportuokite XLSX, ODS ar CSV ir vertinkite kartu su projekto įrašais.
Kai veiksmus reikia susieti su paskyra, naudokite įvardytą bendrinimą. Anoniminis viešos nuorodos apsilankymas nenustato lankytojo tapatybės.
Nustatykite prieigos terminą
Priskirkite datą ir laiką, kada naudotojo ar grupės bendrinimo teisė baigs galioti. Tai tinka riboto laikotarpio peržiūrai ar konsultanto darbui.
Galiojimo pabaiga panaikina tą bendrinimo teisę, o ne failą. Patikrinkite kitus kelius: gavėjas gali turėti prieigą per kitą grupę, aukštesnį aplanką ar atskirą bendrinimą.
Svarbus ir prisijungimas. Administratoriai gali reikalauti dviejų veiksnių autentifikavimo, nustatyti slaptažodžius bei IP ribojimus per saugumo politiką. „Folderit“ teikia šifruotus ryšius ir 256 bitų šifruotą saugyklą. Įvertinkite pasitikėjimo centrą pagal organizacijos reikalavimus.
Pritaikykite kambarį peržiūros procesui
- Apibrėžkite atskleidimo struktūrąPradėkite nuo įmonės, finansų, sutarčių ir personalo aplankų. Paskirkite vidinį savininką ir nuspręskite, kas parengta išorinei peržiūrai.
- Parenkite aiškų dokumentų rinkinįNaudokite nuoseklius pavadinimus ir patikrinkite bendrinamą versiją. „Folderit“ versijų istorija laiko atnaujinimus kartu; prieš pakeisdami jau atskleistą failą, taikykite vidinę peržiūrą.
- Patikrinkite gavėjo patirtįPakvieskite įgaliotą bandomąjį vertintoją su numatytomis teisėmis. Patikrinkite aplankus, peržiūras, leidžiamus atsisiuntimus ir galiojimą prieš pridėdami visą grupę. Įsitikinkite, kad jūsų formatai rodomi tinkamai.
- Užbaikite ir išsaugokite įrašusPeržiūrėkite veiksmus, panaikinkite likusią prieigą ir nuspręskite, ką reikia išlaikyti. Archyvavimas ir saugojimas yra atskiri sprendimai nuo išorinės peržiūros užbaigimo.
Įmonių susijungimai ir įsigijimai
Sutvarkykite finansinę, teisinę ir veiklos informaciją apibrėžtoms pirkėjų grupėms. Žr. duomenų kambarius sandoriams.
Išsamus patikrinimas
Pateikite konsultantams nustatytą dokumentų rinkinį su teisėmis ir terminu. Žr. išsamaus patikrinimo naudojimo atvejus.
Startuolių finansavimas
Renkite investuotojų medžiagą etapais ir pasirinkite kiekvieno gavėjo prieigą. Žr. duomenų kambarius startuoliams.
Klausimai prieš kviečiant vertintojus
Koks privalumas naudoti „Folderit“ kaip duomenų kambarį?
Peržiūra vyksta toje pačioje sistemoje, kur tvarkote dokumentus. Viduje parengiate failus, pasirinktą rinkinį atskleidžiate nustatytomis teisėmis ir vėliau išsaugote įrašus. Tai naudinga, kai reikia nuolatinio valdymo ir retkarčiais išorinės peržiūros.
Kokio plano reikia ir ar įtraukti vandenženkliai?
Dinaminiai vandenženkliai yra atskirai įsigyjamas papildinys, neįtrauktas į numatytuosius planus. „Tailor“ suteikia išsamias pasirinktines teises. Planai turi nustatytas naudotojų bei saugyklos apimtis, todėl gavėjų skaičių ir funkcijas palyginkite su dabartinėmis kainomis. Paprašykite jūsų scenarijaus, įskaitant vandenženklius, demonstracijos.
Ar išoriniams vertintojams reikia „Folderit“ paskyros?
Įvardyti gavėjai turi užsiregistruoti ir prisijungti. Vieša nuoroda leidžia pasiekti be paskyros, tačiau ja gali naudotis kiekvienas turintis URL. Konfidencialiai peržiūrai, kur prieiga bei istorija turi priklausyti nuo tapatybės, rinkitės įvardytus naudotojus.
Ar galime atšaukti jau atsisiųstą failą?
Prieigos nutraukimas sustabdo tolesnį naudojimąsi panaikinta teise, bet neatsiima turimos kopijos. Kai reikia tik skaityti, įvertinkite tik peržiūrą ir vandenženklius. Jie papildo atskleidimo politiką, konfidencialumo susitarimus bei jūsų procedūras.
Pamatykite savo peržiūros procesą „Folderit“
Papasakokite, ką bendrinate, kas vertins ir kokios priemonės svarbios. Aptarsime teises, vandenženklius ir tinkamus planus.