Elektroninio pasirašymo sprendimas
Tvirtinkite, pasirašykite ir valdykite dokumentus vienoje vietoje. „Folderit eSign“ susieja elektroninius parašus su žmonėmis, sprendimais ir susijusiais įrašais.
Siųskite dokumentus kolegoms, klientams ar tiekėjams ir nustatykite pasirašymo tvarką. Išoriniai gavėjai gali peržiūrėti bei pasirašyti naršyklėje, nesukurdami „Folderit“ paskyros.
„Tailor“ plane — neribotas integruotų „eSign“ parašų skaičius. Jokių papildomų mokesčių už kiekvieną parašą. Peržiūrėti planus.
Kodėl komandos renkasi „Folderit eSign“
Tvirtinimas prieš pasirašymąDerinkite vidinę tvirtinimo darbo eigą su elektroniniu pasirašymu. Pirkimų vadovas gali patikrinti tiekėjo sutartį prieš ją pateikiant įgaliotiesiems pasirašantiems asmenims. Sprendimai išlieka susieti su dokumentu.
Numatomos pasirašymo išlaidos„Tailor“ plane įtrauktas neribotas integruotų „eSign“ parašų skaičius be papildomo mokesčio už kiekvieną surinktą parašą. Tai naudinga, kai sutartys ir darbuotojų dokumentai yra kasdienio darbo dalis. Prenumeratos kaina priklauso nuo pasirinktos plano konfigūracijos.
Paprasta išoriniams gavėjamsKlientai ir tiekėjai gauna saugų kvietimą el. paštu. Jie gali skaityti ir pasirašyti naršyklėje be „Folderit“ paskyros, atskiros pasirašymo paslaugos paskyros ar specialios pasirašymo įrangos.
Įrašas, kurį rasite ir vėliauPasirašytas dokumentas ir jo darbo eigos istorija saugomi kartu. Peržiūrėkite dalyvius, komentarus ir laiko žymas, o sėkmingai užbaigus eigą nustatykite failo perkėlimą į pasirinktą aplanką.
Nuo dokumento iki pasirašyto įrašo
- Parenkite užklausą. Atverkite dokumentą, paleiskite „Folderit eSign“ ir pridėkite gavėjus. Pateikite trumpus nurodymus ir pasirinkite, ar jiems rodyti metaduomenis bei susijusius elementus. Pasirašymo funkcija tampa prieinama parengus dokumento peržiūrą.
- Pasirinkite pasirašymo tvarką. Naudokite lygiagretųjį pasirašymą, kai visus norite pakviesti vienu metu, nuoseklųjį pasirašymą, kai kitas asmuo gali pasirašyti tik po ankstesniojo, arba pasirinktinius etapus, kad nustatyta tvarka derintumėte gavėjų grupes.
- Peržiūrėkite, pasirašykite ir stebėkite eigą. Gavėjai atveria kvietimą, pasirenka puslapį, įterpia parašą ir paspaudžia pasirašymo mygtuką. Jie taip pat gali paprašyti paaiškinimo, komentuoti arba atmesti užklausą. Dokumento informacijoje stebite eigą ir išsaugote užbaigtą failą kartu su jo istorija.
Registruoti naudotojai užklausas taip pat randa savo „Folderit“ užduotyse. Išsamius nustatymus rasite „eSign“ nustatymo vadove.
Įtraukite pasirašymą į kasdienį darbą
Pritaikykite procesą organizacijos atsakomybei. Pavyzdžiui:
Tiekėjų sutartysPirkimų komanda peržiūri sutartį, tada reikiama tvarka pakviečiami tiekėjas ir jūsų vadovas. Sėkmingai pasirašius, perkelkite failą į tiekėjų sutarčių aplanką ir palikite susietus pagrindžiamuosius dokumentus.
Darbuotojų dokumentaiPersonalo komanda parengia dokumentą ir pasirūpina vidiniu patvirtinimu prieš pasirašant darbuotojui bei darbdavio atstovui. Užbaigtą failą saugokite taikydami tinkamas darbuotojo aplanko prieigos teises. Plačiau apie procesą skaitykite puslapyje personalo dokumentų valdymas.
Klientų sutartys ir projektų priėmimasPasikartojančioms sutartims ar projektų dokumentams naudokite pasirašymo darbo eigą pakartotinai. Aiškiai nurodykite klientui, ką jis patvirtina. Prieš užbaigdami procesą išspręskite prašymus paaiškinti ir išsaugokite komentarus bei pasirašymo istoriją su dokumentu.
Sukurkite pakartojamą procesą
Darbo eigų šablonai išsaugo gavėjus, pasirašymo tvarką, nurodymus ir matomumo nustatymus. Naudokite juos, kai komanda kiekvieną užklausą turi paleisti sąmoningai. Kai failai jau parengti pasirašyti, automatizavimas aplanko lygiu gali paleisti iš anksto nustatytą pasirašymo eigą kiekvieną kartą pridėjus naują failą į sukonfigūruotą aplanką.
Platesniam procesui skirtas darbo eigų kūrimo įrankis, kuris derina pasirašymą su sąlygomis, tvirtinimu, susipažinimo patvirtinimais ir failų perkėlimu. Sutartį gali patvirtinti vadovas, tada ji pateikiama pasirašyti, o sėkmingai užbaigus perkeliama į archyvo aplanką. Galima nustatyti ir veiksmus nesėkmės arba termino pabaigos atveju. Sužinokite apie dokumentų darbo eigų automatizavimą.
Prieigos taisykles įtraukite į tą patį procesą. Pasirinkite gavėjams matomus metaduomenis bei susijusius elementus ir valdykite prieigą sistemoje dokumentų bei aplankų teisėmis. „Folderit“ naudoja šifruotus ryšius, 256 bitų šifruotą saugyklą, dviejų veiksnių autentifikavimą ir audito istoriją. Išsamiau žr. saugumo priemones ir pasitikėjimo centrą.
Prieš pradėdami
Į kurį planą įtraukti neriboti parašai?
„Tailor“ plane įtrauktas neribotas integruotų „Folderit eSign“ parašų skaičius be papildomo mokesčio už kiekvieną parašą. Peržiūrėkite dabartinius planus ir jų naudotojų, saugyklos bei kitų funkcijų apimtis.
Ar klientams ir tiekėjams reikia paskyros?
Ne. Išoriniai gavėjai gali atverti saugų kvietimą el. paštu ir pasirašyti naršyklėje nesiregistruodami „Folderit“.
Ar galime naudoti kitą pasirašymo būdą?
„Folderit“ taip pat palaiko „DocuSign“ integraciją ir ir eID elektroninius parašus. Tai atskiri būdai su savais reikalavimais. Neribotas integruotas „Folderit eSign“ neapima trečiosios šalies pasirašymo prenumeratos.
Kaip pasirinkti tinkamą būdą?
Įvertinkite dokumentus, šalis ir reikalaujamą tapatybės patikrą ar parašo standartą. Aptarkite reikalavimus su teisininkais arba atitikties komanda, tada tinkamą būdą patvirtinkite su „Folderit“. Integruotas „eSign“ ir eID pasirašymas nėra tapatūs.
Ar galime pirmiausia išbandyti procesą?
Taip. Per 14 dienų nemokamą bandomąjį laikotarpį išbandykite pavyzdinį dokumentą, vidinį tvirtinimą, išorinį pasirašantįjį ir pageidaujamą pasirašymo tvarką. Patikrinkite, kur turi būti saugomas užbaigtas failas. Procesams su keliais skyriais ar konkrečiais pasirašymo reikalavimais užsisakykite demonstraciją.
Išbandykite kitą pasirašymo darbo eigą su „Folderit“.