Medicininių dokumentų valdymo programinė įranga
Valdykite sveikatos priežiūros dokumentus, pasirinktines formas ir peržiūras vienoje kontroliuojamoje darbo srityje.
Suteikite klinikos darbuotojams aiškią pacientų korespondencijos, išorinių ataskaitų, taisyklių ir veiklos įrašų vietą. „Folderit“ sujungia failų paiešką, struktūrinius duomenis, versijų istoriją bei tvirtinimo sprendimus, suteikiant prieigą darbą atliekantiems žmonėms.
Ieškokite failų ir formų laukų, tada siaurinkite rezultatus pagal komandai svarbius duomenis.
Kurkite elektronines formas su privalomais laukais ir priedais.
Paskirkite peržiūras, stebėkite atsakymus ir priminkite atsakingiems žmonėms.
Pakeiskite išsklaidytas formas įrašais, kuriuose galima ieškoti
Priedas pasako tik dalį istorijos. Kas atsakingas už tolesnius veiksmus? Kada numatyta kita patikra? „Folderit“ elektroninės formos leidžia surinkti šiuos duomenis kaip struktūrinius įrašus su privalomais laukais, datomis, pasirinktais naudotojais ir priedais. Įrašai laikomi aplankuose, juos galima rasti, peržiūrėti ir apsaugoti prieigos teisėmis.
Incidentų ir tolesnių veiksmų įrašai
Nustatykite įvykio datos, vietos, kategorijos, faktinio aprašymo ir atsakingo vertintojo laukus. Laikykite įrodymus prie įrašo ir paskirkite užduotį tyrimo arba korekcinių veiksmų informacijai papildyti.
Įrangos priežiūros registrai
Užfiksuokite įrangos numerį, priežiūros datą, rangovą, kitą terminą ir ataskaitą. Rodykite laukus kaip aplanko stulpelius, kad registrą būtų galima peržiūrėti neatveriant kiekvieno įrašo.
Kvalifikacija ir atnaujinimo datos
Saugokite specialistų kvalifikacijos, tiekėjų sertifikatų ir kitus atnaujinimo dokumentus su galiojimo data bei atsakingu asmeniu. Nustatykite formų priminimus pagal datas, pavyzdžiui, likus 30 dienų iki pabaigos, su procesui tinkamomis sąlygomis bei gavėjais.
„Tailor“ plane kurkite šablonus pagal organizacijos procedūras. Pasirinkite tikrai reikalingą informaciją ir kiekvienai komandai tinkamą prieigą.
Paverskite pateiktą įrašą aiškiu tolesniu veiksmu
Naudokite darbo eigų kūrimo įrankį paleidikliams, sąlygoms ir užduotims sujungti. Pavyzdžiui, nustatykite tokį vidinį incidento vertinimo procesą:
- Gaukite pranešimąDarbuotojas sutartame aplanke pateikia incidento formą su būtinais faktais ir priedu.
- Paprašykite vertintojo papildyti tolesnius veiksmusTam skirta laukų užpildymo užduotis paprašo pasirinkto asmens atnaujinti jam priskirtus įrašo laukus. Nustatykite, ką jis gali redaguoti ir kokią pagalbinę informaciją matyti.
- Įvertinkite rezultatąUžpildytą įrašą pateikite tvirtinti. Sėkmės, atmetimo ir termino pabaigos maršrutus susiekite su tinkamais veiksmais, kad vėluojančios ar atmestos užduotys turėtų atsakingą asmenį.
Tai pavyzdys, kurį reikia nustatyti ir išbandyti su komanda. Gavėjai, sąlygos bei užbaigimo taisyklės turi būti aiškiai sukonfigūruoti.
Išlaikykite aktualias taisykles ir susipažinimo įrašus
Peržiūrėkite bei patvirtinkite procedūras, tada pateikite tinkamą versiją personalo susipažinimui patvirtinti. Stebėkite atsakiusiuosius ir laukiančius. Patvirtinimas registruoja atsakymą; mokymas ir kompetencijos vertinimas lieka organizacijos proceso dalimi.
Susipažinkite su vidaus taisyklių valdymu „Folderit“.
Pakartotinai naudokite įrašo duomenis dokumentuose
Generuokite standartinį lydraštį, priežiūros patvirtinimą ar vidaus ataskaitą iš formos įrašo, naudodami ODT šabloną ir PDF arba DOCX dokumentų generavimą. Prieš paskelbdami peržiūrėkite rezultatą.
Susietos formos taip pat gali perkelti pasirinktas reikšmes į naują kito tipo formos įrašą, mažinant pakartotinį įvedimą, kai vienas procesas veda į kitą.
Tvarkykite klinikos dokumentus taip, kaip darbuotojai jų ieško
Naudokite prasmingus numerius ir laukus
Organizuokite pagal skyrių, įrašo kategoriją ar bylos numerį ir pridėkite dokumento datą, atsakingą komandą bei peržiūros datą. Pacientų medžiagai taikykite jūsų diegimui suderintas prieigos ir tvarkymo taisykles.
Pavyzdžiui, išorinių ataskaitų registre galima rodyti bylos numerį, tipą, gavimo datą ir paskirtą vertintoją. Darbuotojų kvalifikacijos dokumentus bei veiklos taisykles laikykite atskirose prieigos srityse.
Ieškokite turinio ir laikykite versijas kartu
OCR turinio paieška padeda rasti tekstą palaikomuose dokumentuose ir skenuotuose failuose. Derinkite ją su metaduomenų bei aplankų filtrais. Rezultatus lemia kokybė, kalba ir formatas.
Naudokite naujos versijos įkėlimą, kai atnaujinate esamą failą. Ankstesnės versijos lieka istorijoje, todėl lengviau nustatyti pakeitimus ir peržiūrėtą variantą.
Įtraukite prieigą, atskaitomybę ir saugojimą į kasdienį darbą
Suteikite kiekvienam reikalingą prieigą
Pasirinktus failus ar aplankus bendrinkite su įvardytais naudotojais ir grupėmis. Prieigos lygiai atskiria įkėlimą, tik peržiūrą, peržiūrą su atsisiuntimu ir redagavimą; „Tailor“ prideda išsamias teises. Atskirdami skyrius ar konfidencialius įrašus, patikrinkite paveldėtą prieigą.
Valdykite prisijungimą ir tikrinkite veiksmus
„Folderit“ naudoja šifruotus ryšius ir 256 bitų šifruotą saugyklą. Administratoriai gali nustatyti dviejų veiksnių autentifikavimą, slaptažodžių taisykles ir IP apribojimus. Audito istorija registruoja įkėlimus, peržiūras, atsisiuntimus ir prieigos pakeitimus įgaliotam vertinimui.
Taikykite tinkamą saugojimo grafiką
„Medium“ ir „Tailor“ planuose nustatykite saugojimo automatizavimą pagal tinkamą pradžios datą ir archyvavimo arba pašalinimo veiksmą. Terminus pasirinkite pagal įrašo tipą bei reikalavimus. Įvertinkite išimtis, versijas, audito įrašus ir atsarginių kopijų laikymą.
Prieš diegdami peržiūrėkite įrodymus
„Folderit“ pasitikėjimo centras pateikia ISO/IEC 27001:2022 ir „Cyber Essentials“ sertifikavimo informaciją, saugumo priemones bei duomenų tvarkymo dokumentus. Patvirtinkite infrastruktūrą, atkūrimą, sutartines sąlygas ir naudojimui reikalingą BAA.
Planuojate saugoti pagal HIPAA saugomą sveikatos informaciją? Prieš naudodami suderinkite taikomas priemones ir sutartis. „Folderit“ siūlo aptarti HIPAA apsaugos priemones ir BAA sutartį; svarbūs ir jūsų nustatymai bei darbo procedūros. HHS gairėse apie HIPAA ir debesijos paslaugas paaiškinamas BAA vaidmuo ir pačios sveikatos organizacijos rizikos vertinimas.
Suplanuokite tinkamą sprendimą savo sveikatos komandai
Kaip „Folderit“ dera su EHR arba EMR?
Naudokite „Folderit“ dokumentams, struktūriniams veiklos įrašams ir jų peržiūroms. EHR ar EMR lieka klinikinių funkcijų, pavyzdžiui, paciento įrašų ir vaistų skyrimo, sistema. Susitarkite, kurie dokumentai priklauso kiekvienai aplinkai ir kaip darbuotojai juos ras. Ryšiui su EHR bei specializuotiems vaizdų procesams reikia atskirai patikrintos integracijos ir apimties.
Kuris planas apima formas ir automatines darbo eigas?
„Tailor“ apima elektronines formas, darbo eigų kūrimo įrankį, išsamias teises, bendrąjį prisijungimą ir API. „Medium“ suteikia paprastą tvirtinimą bei susipažinimą, pasirinktinius metaduomenis, numeravimą ir saugojimo automatizavimą. Kiekvienas planas turi nustatytą naudotojų bei saugyklos kiekį. Palyginkite dabartinius planus su komandos dydžiu, dokumentų kiekiu ir procesų poreikiais.
Ar „Folderit“ gali veikti mūsų infrastruktūroje?
Taip. Be debesijos paslaugos, vietinis diegimas taip pat prieinamas. Patvirtinkite infrastruktūros, kopijų, priežiūros, pagalbos ir atkūrimo atsakomybę rinkdamiesi modelį.
Ar galima prijungti kitas sveikatos sistemas?
„Folderit“ turi API ir integravimo galimybes. Jungtis priklauso nuo abiejų sistemų palaikymo, duomenų atvaizdavimo ir įgyvendinimo. Aptardami nurodykite konkrečią sistemą bei numatytą perdavimą; peržiūrėkite prieinamas integracijas ir patikrinkite rezultatą prieš juo pasikliaudami.
Pamatykite savo klinikos dokumentų procesą „Folderit“
Pasirinkite vieną procesą: įrangos registrą, taisyklių peržiūrą ar incidento vertinimą. Kartu aptarsime įrašą, teises, užduotis ir priminimus. Demonstracijai naudokite išgalvotą arba tinkamai nuasmenintą medžiagą.