ISO dokumentų kontrolės programinė įranga

Dokumentų kontrolė neturėtų priklausyti nuo skaičiuoklės

Bendrinamame diske galima laikyti procedūrą. Sunkiau kontroliuoti jos aplinką: kas gali redaguoti, kas turi peržiūrėti, ar nauja versija patvirtinta, kas turi patvirtinti susipažinimą su pakeitimu, kada numatyta kita peržiūra ir kas nutiko ankstesnei versijai?

„Folderit“ šias priemones išlaiko kartu su dokumentu. Versijos, metaduomenys, teisės, darbo eigos, priminimai, saugojimas ir audito istorija susieti, todėl dokumentų kontrolė tampa kasdienio darbo dalimi, o ne prieš auditą atkuriama informacija.

Kontroliuojamas dokumento ciklas nuo projekto iki archyvo

1. Sukurkite arba atnaujinkite dokumentą
Įkelkite esamą dokumentą arba kurkite ir redaguokite „Microsoft Office“ dokumentus per „Office 365“ integraciją. Naujos versijos lieka su tuo pačiu dokumentu, o ne virsta failais „procedūra-galutinė-v2-NAUJA“.

2. Pateikite tinkamam peržiūros ir tvirtinimo procesui
Naudokite nuosekliąsias, lygiagrečiąsias ar pasirinktines darbo eigas. Etapai gali apimti peržiūrą, tvirtinimą, „Folderit eSign“, susipažinimo patvirtinimą ir kitas užduotis.

3. Pateikite tinkamiems žmonėms
Užbaigus darbo eigą, „Folderit“ gali automatiškai perkelti dokumentą į kitą kontroliuojamą aplanką. Paskirties aplankas gali turėti savo teises ir darbo eigas.

4. Surinkite susipažinimo patvirtinimus, kai jų reikia
Pasikeitus procedūrai, taisyklėms ar darbo instrukcijai, siųskite susijusiems naudotojams arba grupėms susipažinimo užduotį. „Folderit“ registruoja, kas ir kada patvirtino susipažinimą su dokumentu.

5. Peržiūrėkite, saugokite arba pakeiskite
Naudokite terminus, priminimus ir saugojimo taisykles periodinėms peržiūroms, galiojimo datoms bei įrašų saugojimui valdyti. Dokumentą pakeitus, ankstesnės versijos lieka jo istorijoje.

Dokumentai ir kokybės sistemos įrašai vienoje sistemoje

Kokybės valdymo sistemą sudaro ne vien kontroliuojami „Word“ ir PDF dokumentai. Ji kuria ir įrašus: incidentus, neatitiktis, korekcinius bei prevencinius veiksmus (CAPA), audito išvadas, patikras, įrangos įrašus, tiekėjų vertinimus, pakeitimų užklausas ir kitą informaciją.

„Folderit“ elektroninės formos leidžia juos kurti kaip struktūrinius įrašus, užuot tvarkius atskiras skaičiuokles. Administratoriai nustato naudotojams pildyti skirtus laukus: tekstą, datas, skaičius, pasirinkimus, naudotojus, ryšius, lenteles ir failų priedus.

Formoje pateikta informacija tampa ieškomais metaduomenimis. Laukus galima rodyti kaip stulpelius, filtruoti įrašus pagal reikšmes ir taikyti tokias pačias teises, darbo eigas, priminimus, saugojimo nustatymus bei audito istoriją kaip kitiems „Folderit“ elementams.

Pavyzdžiui, galite sukurti vidaus neatitikties formą su skyriumi, nustatymo data, rimtumu, aprašymu, atsakingu asmeniu, korekciniu veiksmu ir planuojama užbaigimo data. Pateiktą įrašą galima nukreipti į korekcinių veiksmų eigą ir saugoti su pagrindžiamaisiais dokumentais.

Ką kokybės komandos gali kontroliuoti „Folderit“

Neribota dokumentų versijų istorija
Laikykite ankstesnes versijas su dokumentu ir prireikus jas peržiūrėkite, atsisiųskite ar atkurkite.

Tvirtinimas, peržiūra, susipažinimo patvirtinimas ir elektroninis pasirašymas
Kurkite savo kokybės sistemai reikalingą procesą, užuot pritaikę procedūrą prie nelanksčios eigos. Darbo eigos gali derinti nuosekliuosius ir lygiagrečiuosius etapus, o vienai failo versijai galima taikyti skirtingas eigas.

Automatinės darbo eigos
Automatiškai paleiskite eigą pridėjus dokumentą į aplanką ir perkelkite jį užbaigus procesą. Tai padeda atskirti projektus, peržiūrimus ir paskelbtus dokumentus.

Periodinių peržiūrų ir galiojimo stebėjimas
Naudokite terminus, pasikartojančius priminimus ir administratoriaus ataskaitas, kad matytumėte dėmesio reikalaujančius dokumentus be atskiros peržiūrų skaičiuoklės.

Kontroliuojamas dokumentų numeravimas
Kurkite numeravimo schemas su metaduomenimis, kad procedūros ir kiti kontroliuojami dokumentai nuosekliai atitiktų jūsų pavadinimų bei numeravimo taisykles.

Privalomi metaduomenys
Nustatykite dokumento tipą, skyrių, atsakingą asmenį, įsigaliojimo datą, peržiūros datą ar konfidencialumo lygį. Aplanko metaduomenų šablone laukus galima padaryti privalomus.

Išsamios prieigos teisės
Suteikite tik peržiūros, tik įkėlimo, peržiūros ir atsisiuntimo arba redaktoriaus prieigą; papildomai valdykite atsisiuntimą, bendrinimą, administravimą ir audito istorijos matomumą. Prieigą galima nustatyti paskyros, skyriaus, aplanko ar atskiro elemento lygiu.

Audito istorija ir darbo eigos įrodymai
Naudotojų ir sistemos veiksmai registruojami, o audito informaciją galima eksportuoti, kai reikia duomenų apie prieigą, pakeitimus ar sprendimus.

Greitas dokumentų radimas audito metu
Ieškokite pagal metaduomenis, žymas, datas, terminus ar visą tekstą. OCR leidžia ieškoti ir palaikomų nuskenuotų PDF bei vaizdų turinyje; rezultatai priklauso nuo kokybės ir kalbos.

Dokumentų saugojimas
Taikykite saugojimo laikotarpius atskiriems elementams arba visiems aplankams, kad kokybės įrašai būtų tvarkomi pagal jūsų politiką be rankinio terminų sekimo.

Praktinis procedūros darbo eigos pavyzdys

Kontroliuojama procedūra gali prasidėti procedūrų projektų aplanke. Parengus naują versiją, dokumentas siunčiamas proceso savininkui peržiūrėti, tada kokybės vadovui tvirtinti.

Patvirtinus, „Folderit“ gali automatiškai perkelti jį į kontroliuojamų procedūrų aplanką. Susiję darbuotojai gali gauti užklausą patvirtinti susipažinimą su nauja versija. Įrašykite peržiūros datą ir nustatykite priminimus prieš kitą planuojamą peržiūrą.

Vėliau pakeitus procedūrą, nauja versija vėl pereina reikiamą eigą, o ankstesnės versijos ir jų istorija išlieka pasiekiamos.

Naudinga ne tik procedūroms

• Kokybės vadovai, vidaus taisyklės ir procedūros
• Standartinės veiklos procedūros (SOP)
• Darbo instrukcijos ir kontroliuojami šablonai
• Neatitikčių ir CAPA įrašai
• Vidaus ir išorės audito išvados
• Incidentų ir nukrypimų ataskaitos
• Mokymų ir susipažinimo su dokumentais patvirtinimai
• Įrangos, kalibravimo ir priežiūros įrašai
• Tiekėjų dokumentai ir vertinimai
• Sertifikatai ir kiti dokumentai su galiojimo ar peržiūros datomis
• Išoriniai dokumentai, kuriems reikia kontroliuojamos prieigos

Pagalba ISO grindžiamoms kokybės ir vadybos sistemoms

„Folderit“ galima pritaikyti pagal jūsų organizacijos nustatytą dokumentų bei įrašų kontrolę. Ji tinka komandoms, dirbančioms pagal ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 27001 ir kitus standartus, kuriems svarbi valdoma dokumentuota informacija, atsekamumas ir įrodymai.

Programinė įranga nenustato, kaip turi veikti jūsų kokybės sistema. Jūs apibrėžiate dokumentų tipus, atsakomybę, metaduomenis, peržiūrų intervalus, tvirtinimo kelius, prieigos ir saugojimo taisykles, o „Folderit“ suteikia įrankius jas taikyti nuosekliai.

Saugumo priemonės jautriems kokybės dokumentams

• 256 bitų AES šifravimas saugomiems duomenims
• Šifruoti ryšiai perduodamiems duomenims
• Dviejų veiksnių autentifikavimas (2FA), įskaitant privalomą 2FA
• Slaptažodžių taisyklės ir leidžiamų IP adresų sąrašai
• Bendrojo prisijungimo integracija su „Microsoft Entra ID“, „Google“ ir „Okta“
• Išsamios naudotojų, grupių ir administratorių teisės
• Naudotojų ir sistemos veiksmų audito istorija
• Trys atsarginės kopijos AWS infrastruktūroje
• Pasirinktiniai dinaminiai vandenženkliai peržiūrai ir atsisiuntimui, įsigyjami atskirai

Daugiau apie „Folderit“ saugumą,, automatines tvirtinimo darbo eigas,, elektroninį pasirašymą ir audito žurnalą.

Pamatykite, kaip jūsų kokybės sistema galėtų veikti „Folderit“

Nereikia pertvarkyti visos kokybės sistemos pagal programą. Parodykite dabartinę dokumentų struktūrą, tvirtinimo procesą ar peržiūrų skaičiuoklę — parodysime, kaip tą patį procesą valdyti „Folderit“.

Pradėkite nemokamą bandomąjį laikotarpį arba užsisakykite demonstraciją, kad pamatytumėte, kaip „Folderit“ pritaikoma jūsų kokybės sistemai.

14 dienų nemokamai. Mokėjimo kortelės nereikia.