Dokumentų valdymas buhalteriams
Laikykite klientų failus, sąskaitų tvirtinimą ir metų pabaigos darbo dokumentus vienoje tvarkingoje sistemoje.
„Folderit“ suteikia buhalteriams vietą rinkti, rasti, peržiūrėti ir saugoti darbą pagrindžiančius dokumentus. Valdykite kiekvieno kliento prieigą, laikykite versijas kartu ir išsaugokite tvirtinimo sprendimus šalia failų.
Naudokite mokesčių dokumentams, kvitams, darbo užmokesčio įrašams, paslaugų susitarimams ir audito įrodymams, taikydami jūsų praktikai tinkamas darbo eigas bei struktūrinius įrašus.
Suteikite kiekvienam klientui aiškią dokumentų pateikimo vietą
Kurkite nuoseklią struktūrą pagal klientą, finansinius metus ir užduotį. Gaunamus dokumentus atskirkite nuo vidinių darbo failų ir galutinių rezultatų, o gavėjams suteikite prieigą tik prie reikiamos srities.
Rinkite failus klientų aplankuose
Bendrinkite priėmimo aplanką su tik įkėlimo teise. Klientai gali pateikti dokumentus nematydami kitų naudotojų pridėto turinio. Tai paprasta kvitų, išrašų ir mokesčių įrodymų pateikimo vieta.
Siunčiamiems dokumentams naudokite peržiūros ir atsisiuntimo teisę, kai klientas gali spausdinti ar atsisiųsti, arba tik peržiūrą palaikomiems vaizdams be atsisiuntimo funkcijos. Redagavimo teises palikite darbą tvarkantiems asmenims.
Gaukite failus el. paštu
Įjunkite atskirą aplanko el. pašto adresą klientų, skaitytuvų ar kitų sistemų priedams. Siuntėjas turi nurodyti paskirties adresą lauke „Kam“ arba „Kopija“, o ne „Nematomoji kopija“. Failus gali siųsti kiekvienas žinantis adresą, todėl pateikite jį numatytiems siuntėjams.
Naudodama „Folderit Outlook“ papildinį, komanda taip pat gali išsaugoti pasirinktus laiškus ir priedus tinkamame aplanke.
Surinkite informaciją kartu su failu
Naudokite elektronines formas „Tailor“ plane išlaidų prašymams, tiekėjų užklausoms ar klientų įrašams. Įtraukite ataskaitinio laikotarpio, atsakingo buhalterio ir priedų laukus. Privalomi laukai padeda pateikti procesui reikalingą informaciją.
Forma sukuria įrašą, kuriame galima ieškoti. Nustatykite, kas gali jį pateikti, peržiūrėti bei redaguoti, ir prireikus susiekite su tvirtinimo eiga.
Kliento struktūros pavyzdys: Klientas → 2026 → Gaunami dokumentai / Darbo dokumentai / Patvirtinti rezultatai. Gaunamų dokumentų aplanką bendrinkite klientui tik įkėlimui, darbo failus — paskirtai komandai, patvirtintus rezultatus — klientui peržiūrai ir atsisiuntimui. Prieš naudodami konfidencialiems įrašams, patikrinkite paveldėtas teises.
Nuo gautos sąskaitos iki užfiksuoto sprendimo
„Folderit“ tvirtinimo darbo eigos gali vykti lygiagrečiai, nuosekliai arba pasirinktiniais etapais. Dalyviai gali patvirtinti, atmesti ar paprašyti paaiškinimo, o sprendimai bei komentarai lieka eigos įraše.
- Užfiksuokite sąskaitą ir jos kontekstąĮkelkite arba išsiųskite failą el. paštu į priėmimo aplanką. Tiekėją, sąskaitos numerį, klientą ar įmonę, laikotarpį ir vertintoją pridėkite kaip metaduomenis arba surinkite sąskaitos elektronine forma.
- Papildykite trūkstamą informacijąElektroninės formos įrašui skirta laukų užpildymo užduotis gali paprašyti buhalterio nurodyti pirkimo užsakymą ar sąnaudų centrą prieš tvirtinimą. Ji atnaujina formos laukus, o ne paprasto PDF metaduomenis.
- Pateikite sprendimuiUžpildytą įrašą siųskite įgaliotam tvirtintojui. „Tailor“ darbo eigų kūrimo įrankyje nustatykite sąlygas ir atskirus sėkmės, nesėkmės bei termino pabaigos maršrutus. Kiekvieną išbandykite su tipiškais pateikimais.
- Perduokite patvirtintą darbą kitam procesuiNustatykite, kad sėkminga eiga perkeltų dokumentą į patvirtintų ar apdorojimui parengtų failų aplanką. Apskaitos įrašas ir mokėjimas lieka apskaitos sistemos veiksmais, nebent įdiegėte ir patikrinote integraciją.
Tai pavyzdinė konfigūracija, o ne iš anksto parengta mokėtinų sąskaitų paslauga. Pagal savo procedūras nustatykite tvirtinimo įgaliojimus, būtinus laukus ir išimčių tvarkymą.
Tvirtinkite ir pasirašykite paslaugų dokumentus
Siųskite paslaugų susitarimus ar kitus dokumentus pirmiausia tvirtinti, tada elektroniniu būdu pasirašyti. Folderit eSign įtrauktas į „Tailor“; kita galimybė — „DocuSign“ integracija su atskirais paslaugos reikalavimais.
Generuokite pasikartojančius klientų dokumentus
Naudokite Dokumentų generavimas leidžia užpildyti ODT šabloną elektroninės formos įrašo reikšmėmis ir sukurti PDF arba DOCX. Parenkite nuoseklaus išdėstymo susitarimus, patvirtinimus ar lydraščius ir prieš pateikdami patikrinkite rezultatą.
Raskite įrodymus ir aiškiai atskirkite darbinę versiją
Ieškokite ne vien pagal failo pavadinimą
Išsami paieška randa palaikomų dokumentų ir skenuotų failų, įskaitant PDF, DOCX, PNG ir JPG, tekstą. Ieškokite tiekėjo ar numerio, tada siaurinkite pagal aplanką, datą arba metaduomenis.
OCR tikslumas priklauso nuo skenavimo kokybės ir pasirinktos kalbos. XLSX turinys neįtraukiamas į OCR paiešką, todėl skaičiuoklėms naudokite prasmingus pavadinimus bei metaduomenis.
Laikykite atnaujinimus kartu su istorija
Įkelkite pataisymą kaip naują versiją esamam failui. Ankstesnės versijos lieka pasiekiamos. Užduoties indikatoriai rodo, kuriai versijai taikomas patvirtinimas; ankstesnės versijos sprendimas nepatvirtina vėliau įkelto failo.
Naudokite „Microsoft 365“ integraciją palaikomiems „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“ dokumentams kurti bei redaguoti, išsaugant pakeitimus versijų istorijoje.
| Laukas | Pavyzdys |
|---|---|
| Klientas arba įmonė | Example Trading Ltd |
| Ataskaitinis laikotarpis | 2026 m. IV ketvirtis |
| Dokumento tipas | Tiekėjo sąskaita, banko išrašas, mokesčių darbo dokumentas |
| Nuorodos numeris | Tiekėjo sąskaita INV-1048 |
| Atsakingas buhalteris | Užduočiai paskirtas komandos narys |
Taikykite aplanko metaduomenų šablonus, kad registras būtų nuoseklus, o reikalingus laukus rodykite sąrašo stulpeliuose. Automatinis dokumentų numeravimas gali suteikti vidinį numerį; tiekėjo sąskaitos originalų numerį laikykite atskirame lauke.
Metų pabaigos darbams: laikykite įrodymus, ataskaitų projektus ir galutinius rezultatus nustatytose vietose. Paskirkite vertintojus, patikrinkite tvirtinti pateiktą versiją ir naudokite priminimus. Metaduomenys aprašo įrašą, bet savaime neregistruoja operacijų ir neskaičiuoja likučių.
Valdykite klientų prieigą ir parenkite įrašus peržiūrai
Nustatykite prieigos ir prisijungimo taisykles
Konkrečius aplankus bendrinkite paskirtiems darbuotojams ir klientų naudotojams. „Folderit“ naudoja šifruotus ryšius ir 256 bitų šifruotą saugyklą. Administratoriai gali reikalauti dviejų veiksnių autentifikavimo, nustatyti slaptažodžių taisykles bei IP apribojimus per saugumo politiką.
„Tailor“ papildo išsamiomis teisėmis ir bendruoju prisijungimu. Peržiūrėkite pasitikėjimo centrą pagal savo įmonės saugumo reikalavimus.
Nustatykite auditoriams aiškią vertinimo sritį
Bendrinkite pasirinktus įrodymų aplankus su įvardytais vertintojais ir nustatykite prieigos pabaigą, jei reikia. Administratoriai gali filtruoti audito žurnalą pagal naudotoją, datą, sritį ar veiksmą ir eksportuoti XLSX, ODS arba CSV.
Bendrinimo nutraukimas neatgauna jau atsisiųstų kopijų. Baigdami vertinimą, patikrinkite ir kitus galimus prieigos kelius.
Taikykite savo saugojimo grafiką
„Medium“ ir „Tailor“ planuose nustatykite saugojimo automatizavimą aplankams arba failams. Pasirinkite laikotarpio pradžios datą ir galutinį veiksmą: archyvavimą į aplanką, perkėlimą į šiukšlinę arba negrįžtamą pašalinimą.
Terminai turi atitikti jūsų reikalavimus ir išimtis. Vienas universalus laikotarpis netinka visiems klientams, jurisdikcijoms bei dokumentų tipams.
Matykite artėjančius darbus
Nustatykite vienkartinius arba pasikartojančius priminimus naudotojams ar grupėms. Darbo eigų užduotys rodomos gavėjų suvestinėse, o administratoriaus ataskaitos padeda peržiūrėti laukiančius patvirtinimus, terminus ir artėjančią saugojimo pabaigą.
Dokumentų su artėjančiu terminu ataskaita naudoja dokumento termino metaduomenų lauką. Darbo eigų terminai nustatomi atskirai.
Pasirinkite savo praktikai tinkamą konfigūraciją
Ar „Folderit“ pakeičia apskaitos programą?
„Folderit“ valdo dokumentus, struktūrinius įrašus ir su jais susijusius procesus. Didžiąją knygą, suderinimus, mokesčių skaičiavimą ir mokėjimus palikite tam skirtiems apskaitos įrankiams. „Folderit“ naudokite įrodymams bei sprendimams sutvarkyti.
Ar galima prijungti mūsų apskaitos platformą?
„Folderit“ siūlo API ir integracijas per automatizavimo platformas, įskaitant „Zapier“ bei „Make“. Jungties veikimas priklauso nuo abiejų sistemų palaikomų paleidiklių, veiksmų, duomenų atvaizdavimo ir nustatymų. Peržiūrėkite integravimo galimybes ir išbandykite numatytą perdavimą prieš juo pasikliaudami. „Folderit“ integracija „Zapier“ šiuo metu yra vieša beta versija.
Kuris planas apima apskaitos dokumentų darbo eigas?
„Medium“ apima paprastą tvirtinimą ir susipažinimo patvirtinimus, pasirinktinius metaduomenis, numeravimą bei saugojimo automatizavimą. „Tailor“ papildo darbo eigų kūrimo įrankiu, elektroninėmis formomis, „Folderit eSign“, išsamiomis teisėmis, bendruoju prisijungimu ir API prieiga. Planai turi nustatytą naudotojų ir saugyklos kiekį, todėl palyginkite dabartines kainas su darbuotojų, klientų prieigos ir darbo eigų poreikiais.
Ar klientai gali pateikti dokumentus be „Folderit“ paskyros?
Bendrinimui įvardytiems aplanko naudotojams reikalinga registruota paskyra. El. pašto importavimas leidžia siųsti failus į įjungtą priėmimo adresą neprisijungus. Vieša nuoroda yra kitas būdas: jos turinį gali pasiekti turintys URL. Jei prieiga turi būti susieta su tapatybe, naudokite įvardytus naudotojus.
Ar atskiros įmonės gali turėti savo sritis?
Verslo antrinės paskyros turi savo skyrius, komandos narius, administratorius ir grupes. Paieška vyksta atskirai kiekvienoje paskyroje. Nuspręskite, ar administravimo ribas geriau atitinka klientų aplankai vienoje paskyroje, ar atskiros paskyros.
Ar „Folderit“ gali veikti mūsų infrastruktūroje?
Be debesijos paslaugos, vietinis diegimas taip pat prieinamas. Prieš pasirinkdami aptarkite infrastruktūrą, eksploatavimo atsakomybę ir atskiros aplinkos reikalavimus.
Išbandykite vieną kliento užduotį „Folderit“
Pateikite pavyzdinį kliento aplanką ir vieną peržiūros procesą. Parodysime, kaip surinkti dokumentus, nustatyti prieigą, užfiksuoti sprendimus ir vėl rasti įrodymus.