Dokumentų generavimo programinė įranga
Kurkite PDF ir „Word“ dokumentus iš duomenų, kuriuos jūsų komanda jau renka.
„Folderit“ dokumentų generatorius sukuria dokumentą iš užpildytos elektroninės formos pagal jūsų daugkartinį šabloną. Renkite sutartis, laiškus, pažymas ir ataskaitas su nuosekliu tekstu bei įmonės stiliumi, o parengtus failus laikykite toje pačioje sistemoje peržiūrai, pasirašymui ir saugojimui.
Jūsų šablonas + formos reikšmės → PDF arba redaguojamas „Word“ dokumentas. Žiūrėkite toliau pateiktą pristatymą.
Kodėl verta generuoti dokumentus „Folderit“?
Nebeperrašinėkite tų pačių duomenųVardai, adresai, datos ir kitos reikšmės paimamos iš užpildyto elektroninės formos įrašo. Vietos žymos įterpia jas į reikiamas dokumento vietas, todėl mažiau rankinio kopijavimo ir mažesnė tikimybė naujame faile palikti seno kliento vardą ar datą.
Išlaikykite nuoseklų tekstą ir išdėstymąŠablonas nustato tekstą, logotipą, lenteles ir puslapio išdėstymą. Dokumentą generuojantis asmuo pateikia reikšmes per formą ir pasirenka išvestį, o ne kiekvieną kartą kuria dokumentą iš naujo.
Vienas įrašas — skirtingi dokumentaiPrie vienos elektroninės formos galima prijungti kelis dokumentų šablonus. Pavyzdžiui, parenkite kliento sutartį ir atskirą jo suvestinę, tada abu dokumentus generuokite iš to paties užpildyto įrašo.
Valdykite tolesnius veiksmusIšsaugokite sugeneruotą failą „Folderit“, kad galėtumėte taikyti prieigos teises, versijų istoriją, audito istoriją ir darbo eigas. Dokumentą galima toliau peržiūrėti ar pasirašyti neperkeliant į atskirą dokumentų valdymo sistemą.
Nuo formos duomenų iki parengto dokumento
- Pasirinkite renkamą informaciją. Sukurkite arba pasirinkite „Folderit“ elektroninę formą su kliento vardo, adreso, kontaktinio asmens, mokėjimo sąlygų ir kitais laukais. Kiekviena užpildyta forma sukuria įrašą su šiomis reikšmėmis.
- Parenkite dokumento šabloną. Sukurkite ODT failą „LibreOffice Writer“ arba kitu ODT išsaugančiu redaktoriumi. Pridėkite tekstą, įmonės stilių ir vietos žymas, tiksliai nukopijuotas iš „Folderit“ prieinamų formos laukų sąrašo.
- Prijunkite šabloną ir pasirinkite formatus. Administravimo įrankių formų šablonų skiltyje pridėkite dokumento šabloną prie atitinkamos elektroninės formos. Įkelkite ODT, nustatykite failo pavadinimo šabloną ir įjunkite PDF, DOCX arba abu formatus. Šiam nustatymui reikalingos administratoriaus teisės.
- Sugeneruokite ir patikrinkite rezultatą. Atverkite užpildytą įrašą ir pasirinkite PDF arba DOCX generavimo veiksmą. „Folderit“ įterpia įrašo reikšmes į šabloną. Galimomis parinktimis išsaugokite rezultatą „Folderit“, atsisiųskite arba išsiųskite el. paštu iš sistemos.
Paprastas pavyzdysĮsivaizduokite kliento įrašą, kuriame nurodyta „Northfield Studio“ ir 30 dienų mokėjimo terminas.
Šablonas: Ši sutartis sudaroma su {{ client_name }}. Mokėjimo terminas — {{ payment_terms }} dienų.
Sugeneruotas tekstas: Ši sutartis sudaroma su „Northfield Studio“. Mokėjimo terminas — 30 dienų.
Reikšmės pateiktos tik kaip pavyzdys. Naudokite tiksliai jūsų elektroninei formai pateiktas vietos žymas. Laukų vietos žymas galima naudoti ir sugeneruoto failo pavadinime.
Šiame dokumentų generavimo nustatymo vadove aprašyti šablono nustatymai, laukų vietos žymos ir trikčių šalinimas.
Ką galėtų generuoti jūsų komanda?
Pradėkite nuo dokumento, kurio struktūra beveik nesikeičia, tačiau kinta vardai, datos ir kiti duomenys. Šiuos pavyzdžius galite pritaikyti:
Klientų sutartysSurinkite kliento vardą ar pavadinimą, registracijos numerį, adresą, kontaktus ir mokėjimo sąlygas. Sugeneruokite sutartį pagal komandos parengtą tekstą, tada pasirūpinkite peržiūra prieš pasirašymą. Žr. sutarčių generavimą iš užklausų formų.
Personalo laiškai ir įdarbinimo dokumentaiNaudokite darbuotojo vardo, pareigų, skyriaus ir darbo pradžios datos laukus darbo pasiūlymui ar įdarbinimo dokumentui parengti. Išsaugokite rezultatą taikydami tinkamas darbuotojo aplanko teises. Žr. įdarbinimo dokumentų automatizavimą.
Mokymų pažymėjimaiUžfiksuokite dalyvio vardą, kursą, baigimo datą ir pažymėjimo numerį. Generuokite įmonės stiliaus PDF pagal pažymėjimo šabloną. Už mokymus atsakinga komanda patvirtina jų baigimą, o šablonas sukuria dokumentą. Žr. PDF pažymėjimų generavimą.
Incidentų ataskaitos ir vidaus prašymaiStruktūrinį įrašą su įvykiu, vieta, data, atsakingu asmeniu ir aprašymu paverskite nuoseklia ataskaita. Atskiras šablonas gali pateikti pasirinktas reikšmes vidaus suvestinėje iš to paties įrašo.
Palikite sugeneruotą failą savo darbo eigoje
Dokumento generavimas — vienas etapas. Sutarties projektui dar gali reikėti patvirtinimo, o personalo laiškui — parašo. Išsaugotas „Folderit“ failas tampa valdomu dokumentu, kurį galima įtraukti į peržiūros ir tvirtinimo darbo eigas arba į elektroninio pasirašymo procesą.
Pasirinkite, kas gali jį pasiekti, išsaugokite versijų istoriją ir peržiūrėkite veiksmus audito istorijoje. Taikykite įrašui tinkamus bendrinimo ir saugojimo nustatymus. Šios priemonės konfigūruojamos kaip dokumentų valdymo proceso dalis; vien failo generavimas jo nepatvirtina ir nepasirašo.
Išbandykite visą kelią su pavyzdiniu įrašu. Sugeneruokite kiekvieną numatytą formatą, patikrinkite vietos žymų pakeitimą, puslapių lūžius, lenteles ir failų pavadinimus. Tada išbandykite saugojimą, siuntimą el. paštu ar tolesnę darbo eigą. Rinkdamiesi nustatymus, peržiūrėkite siūlomus planus ir saugumo priemones.
Prieš pradėdami
Ar galime generuoti ir PDF, ir „Word“ dokumentus?
Taip. Dokumento šablono nustatymuose įjunkite PDF, DOCX arba abu formatus. PDF patogu platinti, o DOCX suteikia redaguojamą „Word“ dokumentą. Naudotojai mato tam šablonui įjungtas generavimo parinktis.
Ar galima įkelti „Word“ dokumentą kaip šabloną?
Į „Folderit“ įkeliamas šablonas turi būti ODT failas. Parenkite jį ODT išsaugančiame redaktoriuje ir prieš įkeldami patikrinkite išdėstymą bei vietos žymas. Šiame nustatyme DOCX yra išvesties, o ne šablono formatas.
Ar pateikus formą dokumentas sukuriamas automatiškai?
Dokumentuotame procese elektroninės formos pateikimas sukuria įrašą. Tada naudotojas atveria įrašą ir pasirenka PDF arba DOCX generavimą. Formos pateikimas ir dokumento generavimas yra atskiri veiksmai.
Ar iš vienos formos galima kurti kelių tipų dokumentus?
Taip. Prijunkite kelis dokumentų šablonus prie elektroninės formos ir generuodami iš užpildyto įrašo pasirinkite tinkamą. Kiekvienas šablonas turi savo išdėstymą, failo pavadinimo taisyklę ir išvesties formatus.
Ką daryti, jei trūksta lauko arba netinkamas išdėstymas?
Patikrinkite, ar šaltinio lauke yra reikšmė ir ar jo vietos žyma tiksliai sutampa su „Folderit“ prieinamų formos laukų sąrašu. Vietos žymų neskaidykite. Jei kyla išdėstymo problemų, supaprastinkite ODT šabloną ir patikrinkite abu išvesties formatus. Nustatymo vadove pateiktas bandymo kontrolinis sąrašas ir trikčių šalinimo veiksmai.
Pradėkite nuo dokumento, kurį komanda rengia kiekvieną savaitę.