Sutarčių valdymas paprasčiau
Paprasta sutarčių valdymo programinė įranga
Sutarčių valdymo funkcijos
Saugi sutarčių saugykla — debesijoje, atskiroje aplinkoje arba vietoje
OCR nuskenuotoms sutartims
Sutarčių ir sąlygų paieška
Sutarčių generavimas, rengimas ir elektroniniai parašai
Vienas patikimas kiekvienos sutarties šaltinis
Sutarčių peržiūra ir tvirtinimas mobiliuoju įrenginiu
Išsamios sutarčių teisės ir audito istorija
Automatinis saugojimas ir atnaujinimo terminų kontrolė
Viena saugi saugykla
„Folderit“ sutelkia sutartis vienoje kontroliuojamoje saugykloje ir integruojama su „Microsoft 365“ / „Office 365“. Projektus generuokite dokumentų generatoriumi, redaguokite pažįstamais „Office“ įrankiais ir naudokite versijų, tvirtinimo bei pasirašymo funkcijas. „Folderit eSign“ ir „DocuSign“ yra atskiri pasirašymo būdai, kurių tinkamumą reikia vertinti pagal dokumentą ir teisę. Nustatomos darbo eigos, metaduomenys ir audito istorija padeda valdyti kelią nuo užklausos bei rengimo iki pasirašymo, saugojimo ir pratęsimo. Tai praktiškas pasirinkimas organizacijoms, norinčioms aiškaus sutarčių proceso be sudėtingo CLM projekto, iš anksto patikrinus reikalingų funkcijų apimtį. Naudodamos „Folderit“ dokumentų generatorių, komandos gali iš elektroninių formų ar sutarčių užklausų įrašų atskiru generavimo veiksmu kurti PDF ir DOCX projektus pagal daugkartinius ODT šablonus. Tai naudinga konfidencialumo, darbų, darbo, tiekėjų, paslaugų ir kitoms pasikartojančioms sutartims, kurioms reikia vienodo teksto bei įmonės stiliaus.
Įprasta sutarčių rengimo eiga „Folderit“ sistemoje:
- Sutarties savininko, pavyzdžiui, projekto ar komandos vadovo, paskyrimas
- Visų šalių reikalavimų ir komercinių bei teisinių sąlygų surinkimas
- Išsamus patikrinimas ir pagrindžiamųjų dokumentų pridėjimas
- Sutarties generavimas ar rengimas pagal patvirtintą šabloną, nustatant sąlygas ir prievoles
- Projekto pateikimas vidinei peržiūrai ir tvirtinimui
- Pastabų įtraukimas ir pakeitimų sekimas su versijų istorija
- Pateikimas elektroniniam pasirašymui per „Folderit eSign“ arba „DocuSign“
- Pasirašytos sutarties archyvavimas su metaduomenimis, teisėmis, saugojimo taisyklėmis ir svarbių datų priminimais
Sutarčių valdymo suvestinė
„Folderit“ suvestinės ir ataskaitos padeda stebėti sutarčių terminus. Nustatykite terminus šioms užduotims: peržiūrai,, tvirtinimui ir pratęsimui, taip pat pasikartojančius priminimus svarbiems etapams. Pranešimai gali informuoti apie dokumento atnaujinimą, užbaigtą darbo eigos žingsnį ar artėjantį terminą. Papildykite sutartį metaduomenimis: kita šalimi, tipu, verte, atsakingu asmeniu, jurisdikcija ir atnaujinimo data. Pridėkite pasirinktinių metaduomenų laukus pagal savo struktūrą ar ataskaitų poreikį. Kartu su OCR paieška tai padeda rasti sutartis pagal žinomas reikšmes arba palaikomo failo turinį. Paiešką papildo susijusių dokumentų nuorodos. Susiekite pagrindinę sutartį su konfidencialumo susitarimais, darbų aprašais ir sąskaitomis. Prieš pratęsiant, derantis ar nutraukiant sutartį, komanda gali pasiekti visą susijusį kontekstą.
Ką sako mūsų klientai
„Folderit“ palengvina sutarčių rengimą
Galutinė sutartis pereina per daug mažų ir didelių pakeitimų. „Folderit“ leidžia išsaugoti versijas dokumentui keičiantis. Jos išlieka susietos su bendrais metaduomenimis. Jei sąlygos nuolat atnaujinamos, ankstesnes versijas galite rasti toje pačioje sutarčių valdymo sistemoje.
Generuokite sutartis iš daugkartinių šablonų
„Folderit“ dokumentų generatorių, padeda kurti nuoseklius sutarčių projektus iš struktūrinių formų ar užklausų duomenų ir daugkartinių šablonų. Užuot kopijavę informaciją į senus failus, kartą parenkite tinkamą šabloną ir naudokite jį konfidencialumo, tiekėjų, darbo, darbų ar klientų sutartims generuoti.
Sugeneruotą sutartį galima išsaugoti „Folderit“, atsisiųsti PDF ar DOCX arba išsiųsti iš sistemos el. paštu. Išsaugotas failas lieka toje pačioje aplinkoje metaduomenims, versijoms, tvirtinimui, pasirašymui, audito istorijai, saugojimui bei ilgalaikei prieigai valdyti.
Vienas sunkiausių rengimo etapų — suderinti visų dalyvių pastabas ir sąlygas. Kiekvienas gali turėti savo pakeitimų, todėl svarbu aiški versija ir sprendimų seka. „Folderit“ leidžia gauti patvirtinimus lygiagrečiai arba nustatyta tvarka, o dalyviai gali grąžinti dokumentą su pastabomis. Taip pat galima nustatyti automatines tvirtinimo darbo eigas ir integruotas elektroninio pasirašymo darbo eigas bei „DocuSign“ integraciją. „Folderit“ taip pat teikia audito istorijos funkciją, registruojančią atitinkamus naudotojų prieigos veiksmus ir laiką. Tai padeda atitikties vertinimui, tačiau failo atvėrimo įrašas savaime neįrodo jo perskaitymo ar supratimo.
Saugi sutarčių valdymo programinė įranga
Sudarant dviejų ar daugiau šalių susitarimą, dalijamasi jautria informacija ir atsiranda rizika. Reikia suderinti saugumą su prieinamumu: apsaugoti nuo neteisėtos prieigos ir laiku pateikti informaciją reikiamiems žmonėms. „Folderit“ saugomiems duomenims taiko 256 bitų šifravimą, perdavimui — šifruotus SSL/TLS ryšius. IP apribojimai leidžia nustatyti leidžiamus prisijungimo tinklus. Keliuose geografiškai atskirtuose taškuose laikomos atsarginės kopijos padeda atkurti duomenis po incidento, tačiau konkrečius atkūrimo laikus ir nuostolio ribas reikia patvirtinti sutartyje. Tai mažina riziką, palyginti su vienintele pažeidžiama vietine laikmena, bet nėra absoliučios apsaugos garantija. Turėdami tinkamą prisijungimą ir teises, dokumentus pasiekite palaikomu kompiuteriu, planšete ar telefonu.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ji supaprastina sutarčių rengimą, tvirtinimą, saugojimą, sekimą ir atnaujinimą. „Folderit“ padeda valdyti gyvavimo ciklą, matyti saugojimo vietą, prieigą ir svarbias datas bei laukiančius sprendimus pagal jūsų nustatymus.
Taip. Pritaikomos tvirtinimo eigos ir priminimai padeda valdyti terminus, pratęsimus bei galiojimo pabaigą. Organizacija turi nustatyti taisykles ir stebėti jų vykdymą; priminimai mažina praleidimo riziką, bet negarantuoja atsakymo ar atitikties.
„Folderit“ taiko šifravimą, išsamias prieigos teises, audito istoriją ir dviejų veiksnių autentifikavimą. Valdykite, kas pasiekia dokumentus, ir peržiūrėkite registruotus veiksmus. Konkrečius saugumo bei atitikties poreikius įvertinkite kartu su nustatymais ir sutartimi.
Taip. Versijų kontrolė, komentarai, metaduomenys ir valdomas bendrinimas padeda neprarasti atnaujinimų istorijos. Išoriniams partneriams suteikite tinkamas teises; prieigos galiojimo galimybes patvirtinkite pasirinktam bendrinimo būdui.
Taip. Galimos „Microsoft Office“, „DocuSign“ ir atitinkamos automatizavimo integracijos. API leidžia kurti jungtis su vidinėmis sistemomis ar darbo eigomis. Integracijos apimtį, parengimo darbą ir galimas išlaidas vertinkite konkrečiam procesui.
Taip. „Folderit“ dokumentų generatorių, gali kurti PDF ir DOCX projektus iš daugkartinių ODT šablonų bei struktūrinių formų įrašų. Komandos standartizuoja konfidencialumo, darbų, darbo, tiekėjų ir kitas sutartis, tada išsaugotam failui taiko metaduomenis, darbo eigas, pasirašymą, audito istoriją ir saugojimo taisykles. Formos pateikimas ir dokumento generavimas yra atskiri veiksmai.
