Connecter Folderit à Zapier

Connectez Folderit à des milliers d’applications avec Folderit DMS sur Zapier. Automatisez la réception des documents, les opérations sur les fichiers et dossiers, les mises à jour des métadonnées, les approbations, les flux de travail, les notifications et les processus API avancés. L’intégration est accessible au public ; un code d’invitation n’est pas requis.

Commencez avec un modèle Zap prêt à l’emploi

Les liens de configuration ci-dessous ouvrent actuellement des pages de recettes nommées Zapier. Après avoir copié une recette, connectez vos propres comptes, choisissez des dossiers et des destinations, examinez chaque champ mappé et testez avec des données non sensibles pendant que le Zap est désactivé. Une page de recette à elle seule ne confirme pas que vos paramètres ou comptes copiés sont prêts. Allumez le Zap seulement après avoir vérifié le résultat réel. En fonction des applications et du nombre d’étapes, un forfait Zapier payant ou un abonnement auprès d’un fournisseur distinct peut être requis.

Disponibilité du modèle vérifiée le 29 octobre 2026 : Certains liens de recettes plus anciens redirigent désormais vers des pages d’intégration générales au lieu d’ouvrir la recette nommée. Ces liens sont répertoriés séparément sous Other recipe links and assisted setup ; ce ne sont pas des options de configuration toutes faites.

Organiser les documents CRM et service client

Avant d’activer : Après avoir copié un modèle CRM, examinez chaque champ mappé et confirmez que chaque valeur provient de l’étape précédente prévue. Connectez vos propres comptes et exécutez un test désactivé et non sensible qui crée ou réutilise le dossier Folderit attendu. Pour Salesforce, vérifiez également que le lien est écrit dans le même ticket. Contactez Folderit si un mappage copié est manquant ou pointe vers la mauvaise étape.

Créez ou réutilisez un dossier de documents pour chaque nouvelle offre HubSpot, ticket HubSpot ou dossier Salesforce. Ces modèles utilisent l’ID d’enregistrement source pour maintenir la cohérence des chemins de dossier et réutiliser un dossier correspondant lors d’exécutions ultérieures. Utilisez un seul processus d’écriture pour la structure des dossiers ; les exécutions simultanées peuvent toujours créer des dossiers en double.

Le modèle Salesforce réécrit également le lien du dossier privé Folderit vers le même dossier. Créez un champ de cas dédié URL nommé Folderit Folder URL avec le nom API Folderit_Folder_URL__c, ou remapper l’étape finale à un champ dédié URL existant. Choisissez le dossier parent Folderit lors de l’installation. Un lien enregistré n’accorde pas l’accès au document.

Créer des dossiers de documents pour les employés à partir de Workday

Créez ou réutilisez un dossier d’employé dans Folderit lorsqu’un employé apparaît dans la requête de travailleur actif de Workday. Ce modèle crée uniquement des dossiers : il ne copie pas les documents des employés, n’écrit pas dans Workday et ne modifie pas les autorisations Folderit.

Connectez vos propres comptes Workday et Folderit, confirmez l’accès Workday WQL et l’éligibilité des employés, définissez le locataire source et choisissez un dossier parent Folderit restreint. Utilisez un seul processus d’écriture pour cette structure de dossiers et testez pendant que Zap est désactivé. La requête couvre les 100 derniers résultats de travailleurs actifs ; il ne s’agit pas d’un remplissage massif ni d’une garantie que chaque embauche sera capturée à un volume élevé.

Notifier les équipes des demandes de workflow

Envoyer une notification Teams lorsque Folderit signale une nouvelle demande de workflow. Choisissez la source Folderit, la destination Teams et les destinataires lors de la configuration. Examinez les champs du document mappé, de la méthode, du destinataire et de l’heure, puis vérifiez le message avec une demande non sensible avant de l’activer.

Folderit déclenche une interrogation périodiquement ; le délai de notification dépend de votre forfait Zapier. Une tâche ou un événement d’audit renvoyé ne garantit pas qu’un message en aval a été transmis, vérifiez donc le canal de réception pendant le test.

Importer de nouveaux fichiers Google Drive

Importez de nouveaux fichiers Google Drive dans le dossier Folderit que vous sélectionnez. Vérifiez l’entrée du fichier source, l’identifiant de la source, le nom, le type MIME, les horodatages et la destination avant de tester.

Il s’agit d’une réception basée sur des événements, et non d’une synchronisation bidirectionnelle complète des dossiers ou d’une migration historique. Consultez les instructions de sécurité d’importation ci-dessous, y compris les Folderit workflows automatiques existants, avant de créer un document de test.

Notifier et suivre les nouveaux Folderit fichiers

Envoyez une notification par e-mail, Slack ou Microsoft Teams lorsqu’un nouveau fichier apparaît, ou ajoutez ses détails à une ligne Google Sheets. Configurez vous-même le dossier surveillé et la destination de réception.

Autres liens de recettes et configuration assistée

Les liens de recette nommés suivants ont été redirigés vers des pages d’intégration générales lors de leur vérification le 29 octobre 2026. Ils sont conservés comme références, mais n’ouvrent pas actuellement la configuration guidée annoncée. Contactez Folderit pour connaître les options de configuration actuelles ou créez un flux de travail à l’aide des événements d’application publics ci-dessous. Conservez toutes les copies existantes désactivées jusqu’à ce que leurs champs sources, filtres, destinations et résultats aient été vérifiés.

Voir toutes les Folderit intégrations DMS sur Zapier pour créer un autre workflow. Si un modèle ne correspond pas à votre processus, utilisez les Folderit déclencheurs, actions et recherches ci-dessous pour créer le vôtre.

Avant de commencer

• Un compte Zapier et un compte Folderit avec accès API. L’accès Folderit API est disponible avec le forfait Tailor. Voir les API informations d’accès.
• Votre Folderit API Client ID, Client Secret et Account UID. Demandez à votre administrateur Folderit si vous ne disposez pas de ces informations.
• Le dossier de destination ou surveillé Folderit. Lorsqu’une étape affiche un sélecteur de dossier, parcourez ou recherchez les dossiers disponibles pour le compte connecté. Si un champ demande un Folderit Root UID, saisissez le dossier UID, et non le compte UID ou le nom du dossier.

Connectez votre compte Folderit

1. Ouvrez Folderit DMS dans Zapier et créez un workflow, appelé Zap.
2. Sélectionnez Folderit DMS comme application pour une étape et choisissez l’événement dont vous avez besoin.
3. Choisissez l’option pour connecter un compte. Saisissez votre ID client, votre secret client et votre compte UID dans le formulaire de connexion.
4. Terminez le test de connexion. Utilisez un compte ayant accès aux dossiers dont votre automatisation a besoin.

Saisissez votre Client Secret uniquement dans le formulaire de connexion au compte. Ne le placez pas dans le contenu d’un flux de travail, les métadonnées de fichier ou le message d’assistance.

Ce que vous pouvez automatiser avec Folderit DMS

Folderit DMS pour Zapier fournit neuf déclencheurs et trente-six actions et recherches guidées. Vous pouvez surveiller les fichiers, dossiers, versions, tâches de flux de travail, réponses de flux de travail et événements d’enregistrement sélectionnés ; parcourir, lire, rechercher, importer, télécharger, versionner, déplacer, dupliquer, étiqueter, verrouiller, partager et mettre à jour des enregistrements ; travailler avec des métadonnées typées, des rappels, des formulaires électroniques, des enregistrements associés, des pièces jointes de tâches et l’état du flux de travail ; créer des tâches Folderit validées ; démarrer les Folderit workflows et demandes d’approbation ; et utilisez une action API protégée pour les points de terminaison documentés au niveau du compte. Les champs de dossier qui affichent un sélecteur vous permettent de parcourir ou de rechercher les dossiers disponibles pour le compte connecté. Certains champs avancés nécessitent encore un Folderit UID.

Déclencheurs

Actions et recherches

Réconcilier les événements et inspecter la gouvernance

Utilisez Reconcile Events pour une lecture de rattrapage contrôlée. Pour une fenêtre temporelle initiale uniquement, définissez From au cours des 30 derniers jours et laissez les deux curseurs d’audit vides. Pour les lectures ultérieures, désactivez From et utilisez soit l’ID d’audit numérique renvoyé, soit l’audit UID, pas les deux. Les résultats maximum, le nombre maximum de pages et la taille de la page limitent chaque lecture. Enregistrez le curseur renvoyé uniquement une fois votre traitement en aval réussi et continuez tant que Window Complete est faux. Cette action ne fournit pas elle-même des écritures en aval une seule fois.

Governance Event interroge le flux d’audit autorisé sur le compte connecté, puis filtre les familles d’événements sélectionnées et l’enregistrement facultatif UID. Il observe les événements de signature, de conservation et de langage de document pris en charge ; il ne signe pas, ne purge pas, ne définit pas de conservations légales et ne modifie pas la conservation. Inspect Permissions signale uniquement les indicateurs d’autorisation pris en charge pour cette même connexion ; un indicateur omis ne constitue pas une preuve que l’accès est refusé.

List Field Copy Jobs surveille uniquement les lots de copie de valeur de champ existants, et non tous les travaux en arrière-plan dans Folderit. Le statut et les résultats nécessitent un véritable identifiant de lot. Un historique vide ne constitue pas une preuve qu’une tâche est terminée. L’action de lecture ne soumet ni ne réessaye jamais un travail de copie.

Surveiller l’activité d’enregistrement sans appels bruts API

Utilisez Record Event lorsque l’automatisation doit réagir à plusieurs types d’activités de document ou de dossier, telles qu’un changement de nom, un déplacement, une modification de métadonnées, une modification de balise, une modification de partage, un recyclage ou une restauration. Utilisez le déclencheur New Folderit File, New Folder ou New File Version ciblé lorsque le Zap a besoin d’une famille d’événements spécifique et de sorties plus simples.

Les déclencheurs

Folderit sont des déclencheurs d’interrogation, de sorte que le délai de livraison suit l’intervalle d’interrogation du plan Zapier de l’utilisateur. Les identifiants d’événement et d’enregistrement stables permettent à Zapier de supprimer un événement inchangé lors d’interrogations ultérieures. Les analyses d’événements et l’enrichissement sont limités pour protéger le compte connecté du travail API illimité.

Lire et rechercher Folderit sans modifier les enregistrements

Utilisez Get Record Details pour un Folderit UID connu, List Folder Contents pour inspecter un dossier, Find Record pour une recherche simple et Advanced Search Records lorsque plusieurs filtres sont nécessaires. Utilisez Get Audit Trail pour l’activité récente plutôt que pour l’état actuel de l’enregistrement.

Ces opérations respectent les autorisations du compte Folderit connecté. Un lien renvoyé par Zapier n’accorde pas d’accès : la personne qui l’ouvre doit déjà disposer de l’autorisation Folderit requise.

Comportement de non-correspondance sécurisé par les autorisations

Folderit peut renvoyer intentionnellement la même réponse d’accès refusé pour un enregistrement indisponible et un enregistrement que l’utilisateur connecté ne peut pas voir. Les opérations de lecture/recherche exactes traitent donc la réponse documentée d’autorisation indiscernable 403 ou 404 comme aucune correspondance, le cas échéant, sans exposer l’existence d’un enregistrement sensible. Les autres erreurs d’autorisation, de validation, de limite de débit et de serveur restent des échecs visibles afin que le Zap ne continue pas silencieusement avec des données incomplètes.

Documents de contrôle avec opérations sûres et vérifiables

Utilisez Duplicate Record lorsqu’un Zap a besoin d’une copie de travail gouvernée ou d’une structure de dossiers réutilisable. L’action désactive les options à plus haut risque telles que les flux de travail, les partages, les rappels et les relations, à moins que l’auteur de Zap ne les autorise explicitement. Utilisez Manage Tags et Update Typed Metadata pour une classification exacte et structurée sans deviner les noms ni créer de champs incompatibles.

Pour la collaboration, Create or Update Share et Create or Update Public Link nécessitent des choix d’accès explicites et vérifient l’état résultant. Revoke Share cible une ressource exacte et partage UID et nécessite une confirmation tapée. Un lien ou un partage Folderit renvoyé ne contourne jamais les contrôles d’accès de Folderit.

Utilisez Lock or Unlock File pour coordonner les modifications sans prendre silencieusement le verrouillage d’un autre utilisateur. Utilisez List File Versions avant ou après Add File Version lorsqu’un Zap a besoin d’un historique de versions vérifié. Utilisez Create or Update Reminder et List Reminders pour un suivi limité et limité à l’enregistrement avec des entrées explicites de date, de fuseau horaire et de destinataire lorsque cela est pris en charge.

Ces opérations utilisent les autorisations du compte Folderit connecté. Les mutations valident l’état actuel avant d’écrire et relisent le résultat par la suite. Un Zap devrait bifurquer sur le résultat renvoyé au lieu de supposer qu’une modification demandée a réussi.

Automatisez les flux de travail, les tâches et les formulaires électroniques

Utilisez Workflow Event pour un déclencheur unique et vérifiable sur les événements de tâches pris en charge. Sélectionnez uniquement les types d’événements dont le Zap a besoin et étendez-le à un seul enregistrement lorsque cela est possible. Il s’agit d’un déclencheur d’interrogation, de sorte que le délai de livraison suit l’intervalle d’interrogation du plan Zapier de l’utilisateur. Les UID d’audit stables empêchent que des événements inchangés soient à nouveau émis lors d’interrogations ultérieures.

Utilisez Find Workflow Request pour une tâche visible et Get Workflow Status pour l’avancement d’un workflow sur un enregistrement spécifique. Utilisez Create General Task lorsque Zap doit attribuer un accusé de réception, une approbation, une signature, un commentaire ou toute autre tâche validée à un destinataire précis. Folderit peut rejeter une combinaison destinataire/méthode répétée ; l’action fait surface en conflit et ne crée pas de doublon.

Pour les enregistrements structurés, utilisez d’abord List eForm Types pour obtenir le type exact et les UID des champs. Create eForm Record et Update eForm Record valident les champs mappés par rapport à ce type avant d’écrire. Find eForm Record lit un enregistrement exact ou filtré, Manage Related Records conserve les liens d’enregistrement exacts sans supprimer aucun des enregistrements et List Task Attachments renvoie uniquement les métadonnées des pièces jointes sécurisées.

Ces opérations utilisent les autorisations du compte Folderit connecté. Les mutations effectuent au plus une tentative d’écriture et vérifient les identités ou les valeurs exactes. Gardez le Zap désactivé pendant les tests, utilisez des données non sensibles jetables et branchez sur le résultat renvoyé au lieu de supposer qu’une tâche ou une modification d’enregistrement a réussi.

Sécurité et limites actuelles

• Workflow Event est un déclencheur d’interrogation, pas un webhook instantané. Son intervalle dépend du plan Zapier de l’utilisateur.
• Les lectures de tâches, de flux de travail, de formulaires électroniques, de relations et de pièces jointes exposent uniquement les données disponibles pour l’utilisateur Folderit connecté.
• La création de tâches générales rejette les résultats ambigus au lieu de rejouer la mutation et risquer une duplication.
• Les écritures de formulaire électronique nécessitent des UID de type et de champ exacts et rejettent les structures de champ non prises en charge ou incompatibles avant l’écriture.
• La gestion des relations ne supprime jamais aucun des deux enregistrements.
• Seules les métadonnées des pièces jointes aux tâches sont accessibles ; les URL de téléchargement signées et les secrets liés aux réponses des destinataires ne sont pas exposés.
• L’exécution de préréglages, les réponses de clarification ou de délégation des tâches, les actions d’approbation ou de rejet des workflows, la suppression individuelle d’eForms et l’ajout de pièces jointes aux tâches ne sont pas inclus : les contrats API permettant de les exécuter de façon authentifiée, sûre et réversible n’ont pas été validés.
• Send API Request reste une option réservée aux experts. Privilégiez les opérations guidées pour leur validation, leurs résultats normalisés, leur traitement borné et leurs paramètres par défaut plus sûrs.

Lancer une automatisation lors de l’ajout d’un fichier

1. Choisissez Folderit DMS et l’événement New Folderit File comme première étape.
2. Connectez votre compte Folderit.
3. Saisissez l’identifiant du dossier dans Folderit Root UID.
4. Définissez Include files in subfolders? sur True pour inclure les fichiers des sous-dossiers. Laissez False pour surveiller uniquement le dossier choisi.
5. Tester l’étape. Si vous avez besoin d’un nouvel enregistrement de test, ajoutez un fichier de test inoffensif au dossier sélectionné et utilisez Find new records.
6. Ajouter une action dans l’application de réception. Mappez le nom du fichier, UID, le chemin du dossier ou d’autres champs de sortie disponibles dans l’action.
7. Testez l’action avec des exemples de données non sensibles, examinez le résultat et activez Zap.

Il s’agit d’un déclencheur d’interrogation : il vérifie périodiquement, plutôt que de s’exécuter immédiatement après un téléversement. L’intervalle dépend de votre forfait Zapier. Il détecte les nouveaux fichiers ; ne l’utilisez pas comme notification générale pour chaque modification d’un document existant.

Le déclencheur renvoie des informations sur le fichier. Le URL d’un fichier peut être vide lorsque le API n’en renvoie pas et qu’un lien n’accorde pas au destinataire l’accès à un document privé. Vérifiez la sortie réelle du test avant de la mapper dans une autre application.

Importer un fichier dans Folderit

Vérifiez les flux de travail automatiques avant d’importer : Un flux de travail Folderit configuré pour s’exécuter lorsqu’un nouveau fichier est créé peut démarrer immédiatement, avant que les étapes ultérieures de Zap n’écrivent des métadonnées ou n’évaluent un filtre. La désactivation de Zap après un test d’importation individuel n’annule pas ce flux de travail Folderit. Utilisez une destination de test jetable sans flux de travail automatique ou confirmez le comportement de déclenchement prévu avec votre administrateur avant de tester.

Commencez par un déclencheur dans l’application source, puis ajoutez Folderit DMS et choisissez Import File. Mappez la sortie de l’application source dans ces champs :

Publications contrôlées de documents

Pour une version contrôlée, définissez Use controlled-release safeguards? sur True et fournissez un Release ID stable. Vous pouvez également mapper Exported At, choisir le Subsequent Release Behavior et définir Stop the Zap if import fails? sur True. L’importation utilise la destination, l’ID du document source et l’ID de version pour reconnaître une version correspondante déjà stockée lors du traitement séquentiel. Une rediffusion correspondante peut renvoyer duplicate sans ajouter de fichier ou de version. Il ne s’agit pas d’une garantie d’unicité atomique : des exécutions simultanées peuvent créer un fichier ou un dossier avant que l’un ou l’autre ne voie l’autre résultat. Utilisez un seul processus d’écriture pour la même destination et la même identité source, et inspectez les résultats ambigus avant de réessayer.

Testez d’abord avec un fichier de test jetable. Inspectez les valeurs Status, Message, Duplicate Release et Ready for Workflow renvoyées. Le résultat en double vérifié conserve le fichier Folderit existant UID, renvoie Duplicate Release: true et renvoie Ready for Workflow: false, afin que les étapes ultérieures du flux de travail puissent être filtrées en toute sécurité. D’autres importations peuvent renvoyer des created, updated, skipped ou failed. Ne considérez pas l’achèvement de l’étape à lui seul comme une preuve que l’importation a réussi.

Flux de travail API avancés

New Record interroge un point de terminaison GET de l’API Folderit pour les enregistrements. Send API Request envoie une requête avec une méthode HTTP sélectionnée, un chemin de point de terminaison et des paramètres JSON facultatifs. Ces événements sont destinés aux utilisateurs familiarisés avec la documentation Folderit API. Entrez le chemin du point de terminaison après /v2/accounts/{account UID}, par exemple /entities/all. Pour Nouvel enregistrement, choisissez un chemin d’identification de résultat stable et unique afin que les enregistrements puissent être reconnus dans les sondages.

Dépannage

• Connexion impossible : vérifiez l’ID client, le secret client, le compte UID et l’accès API avec votre administrateur. Reconnectez le compte si ses informations d’identification ont changé.
• Aucun nouveau fichier : vérifiez le dossier UID et les paramètres du sous-dossier, ajoutez un nouveau fichier de test et autorisez l’intervalle d’interrogation. Les fichiers précédemment traités ne redémarrent normalement pas le même Zap.
• Échec de l’importation : inspectez l’état et le message, vérifiez chaque champ source requis et confirmez que l’entrée du fichier est téléchargeable. Utilisez un petit fichier de test pour isoler les problèmes de téléchargement ou de taille.
• Une action n’a pas été exécutée : ouvrez l’historique Zap et inspectez l’étape concernée ainsi que les filtres éventuels. Vérifiez que le Zap est activé et que le compte a des tâches disponibles.

En cas d’échec du flux de travail, contactez le Zapier Support à partir du compte exécutant le Zap afin qu’il puisse inspecter son historique. Pour Folderit API accès ou autorisations de dossier, contacter Folderit. Incluez le nom de l’événement, le texte de l’erreur et l’heure de l’échec, mais n’incluez jamais les informations d’identification ou le contenu du document confidentiel.