Gérer les balises dans Folderit

Étiquettes offrent un moyen flexible de classer, rechercher et partager des fichiers, des dossiers et des liens externes dans Folderit. Les administrateurs peuvent définir les balises de manière centralisée, les organiser en hiérarchies et contrôler l’accès aux ressources balisées.

Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent ajouter des balises existantes aux ressources, tandis que les administrateurs de compte peuvent créer, renommer, supprimer et organiser les balises sous Outils d’administration → Métadonnées → Étiquettes.

Ouvrir la gestion des étiquettes

1. Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte.
2. Accédez à Outils d’administration → Métadonnées.
3. Cliquez sur Étiquettes dans la barre d’outils pour afficher toutes les balises définies de manière centralisée.

Créer une étiquette

1. Ouvrez la vue Étiquettes.
2. Cliquez sur +Étiquette dans la barre d’outils.
3. Saisissez le nom de la balise.
4. Enregistrez la nouvelle balise.

Une fois créée, la balise peut être ajoutée aux fichiers, dossiers et liens externes par les utilisateurs autorisés à modifier ces ressources.

Ajouter des balises aux fichiers, dossiers et liens

1. Ouvrez le fichier, le dossier ou le lien externe que vous souhaitez classer.
2. Cliquez sur Modifier dans la barre d’outils.
3. Recherchez le champ Étiquettes.
4. Sélectionnez ou saisissez les balises requises.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Les balises peuvent être utilisées comme critères de recherche, affichées dans des vues de dossiers et utilisées pour regrouper les ressources associées dans différents dossiers.

Apprenez-en davantage sur l’utilisation des métadonnées dans Folderit et sur la recherche avec des métadonnées et des balises.

Créer des balises et sous-balises hiérarchiques

Les balises peuvent être organisées en hiérarchie en ajoutant des sous-balises sous une balise parent.

Par exemple, vous pouvez créer une balise parent appelée Projet X et ajouter des sous-balises telles que :

• Factures ;
• Contrats ;
• Rapports.

1. Ouvrir Outils d’administration → Métadonnées → Étiquettes.
2. Sélectionnez la balise qui doit devenir le parent.
3. Cliquez sur +Sous-étiquette dans la barre d’outils.
4. Saisissez le nom de la sous-balise et enregistrez-le.

Les sous-balises facilitent la classification des ressources associées tout en gardant une structure globale claire.

Renommer ou supprimer un tag

Les administrateurs peuvent gérer les balises existantes à partir de la vue Balises.

Renommer une balise

Sélectionnez la balise et utilisez l’action d’édition disponible pour modifier son nom. Le nom mis à jour est affiché partout où la balise est déjà utilisée.

Supprimer une balise

Sélectionnez le tag et choisissez l’action de suppression.

Important : la suppression d’une balise définie de manière centralisée la supprime des ressources où elle a été appliquée. Confirmez qu’il n’est plus nécessaire avant de le supprimer.

Partager des ressources via des balises

Un tag peut également servir de base au partage d’accès. Lorsque vous partagez une balise, le destinataire a accès aux ressources associées à cette balise.

Si la balise partagée comporte des sous-balises, les ressources associées à ces sous-balises sont également incluses.

Par exemple, le partage de la balise parent Projet X partage également les ressources balisées avec ses sous-balises Factures, Contrats et Rapports.

1. Ouvrir Outils d’administration → Métadonnées → Étiquettes.
2. Localisez la balise que vous souhaitez partager.
3. Cliquez sur l’icône de partage à côté de la balise.
4. Sélectionnez l’utilisateur ou le groupe qui doit recevoir l’accès.
5. Choisissez le niveau d’autorisation approprié.
6. Confirmez les paramètres de partage.

Fonctionnement de l’accès basé sur des balises

• L’accès est accordé aux ressources associées à la balise partagée.
• Les ressources associées aux sous-balises de la balise sont incluses.
• Le niveau d’autorisation sélectionné détermine ce que le destinataire peut faire avec les ressources partagées.
• Les autorisations directes existantes et d’autres règles de partage peuvent également s’appliquer.

Pour plus d’informations sur les niveaux d’autorisation et la gestion des accès, voir Partage de fichiers, de dossiers, de sections ou de comptes et Différences dans les autorisations d’accès.

Pratiques de balises recommandées

• Utilisez des noms de balises courts et cohérents.
• Évitez de créer des balises en double avec une orthographe légèrement différente.
• Utilisez des balises parents pour les catégories générales et des sous-balises pour des classifications plus spécifiques.
• Vérifiez les autorisations de partage avant de partager une balise parent, car ses sous-balises sont incluses.
• Supprimez les balises obsolètes uniquement après avoir confirmé qu’elles ne sont plus nécessaires sur les ressources existantes.