Softver za upravljanje dokumentima za računovođe
Držite klijentske datoteke, odobravanja računa i radne papire za kraj godine u jednom organiziranom sustavu dokumenata.
Folderit računovođama daje mjesto za prikupljanje, pronalaženje, pregled i čuvanje dokumentacije iza njihova rada. Kontrolirajte pristup svakog klijenta, držite revizije zajedno i bilježite odluke odobravanja uz datoteke.
Koristite ga za porezne dokumente, potvrde, evidencije plaća, pisma angažmana i revizijske dokaze, uz tijekove rada i strukturirane zapise prema potrebama ureda.
Dajte svakom klijentu jasno mjesto slanja dokumenata
Izgradite dosljednu strukturu prema klijentu, financijskoj godini i angažmanu. Odvojite dolazne dokumente od internih radnih papira i dovršenih rezultata pa svakom primatelju omogućite potrebno područje.
Prikupljajte datoteke u mapama klijenata
Podijelite mapu zaprimanja uz pravo Samo prijenos. Klijenti predaju dokumente bez pregleda sadržaja drugih korisnika. To podržava jednostavno područje predaje potvrda, izvoda i poreznih dokaza.
Za izlazne dokumente koristite Pregledavatelja kada klijenti smiju preuzimati ili ispisivati, odnosno Samo pregled za podržane preglede bez preuzimanja. Prava uređivanja zadržite kod osoba koje upravljaju poslom.
Primajte datoteke e-poštom
Aktivirajte adresu e-pošte određene mape za dolazne privitke klijenata, skenera ili drugih sustava. Pošiljatelj treba staviti odredište u Prima ili Kopija, a ne Skrivena kopija. Svatko tko zna adresu može slati pa je dijelite s namijenjenim pošiljateljima.
Dodatak Folderita za Outlook također omogućuje timu spremanje odabranih poruka i privitaka u relevantnu mapu.
Prikupite pojedinosti uz datoteku
Koristite e-obrasce u paketu Tailor za zahtjeve troškova, dobavljačke zahtjeve ili zapise klijentskih informacija. Uključite razdoblje izvještavanja, odgovornog računovođu i popratne privitke. Obvezna polja pomažu dostaviti informacije potrebne procesu.
Obrazac stvara pretraživ zapis. Konfigurirajte tko ga smije predati, pregledavati i uređivati pa ga prema potrebi povežite s odobravanjem.
Primjer strukture klijenta: Klijent → 2026 → Dolazni dokumenti / Radni papiri / Odobreni rezultati. Dolazne dokumente podijelite klijentu kao Samo prijenos, Radne papire dodijeljenom timu, a Odobrene rezultate klijentu kao Pregledavatelju. Provjerite naslijeđena prava prije uporabe za povjerljive zapise.
Vodite račune od zaprimanja do evidentirane odluke
Folderitovi tijekovi odobravanja mogu biti paralelni, uzastopni ili u prilagođenim fazama. Pregledavatelji odobravaju, odbijaju ili traže pojašnjenje, uz odluke i komentare u evidenciji tijeka rada.
- Zaprimite račun i njegov kontekstPrenesite datoteku ili je pošaljite u mapu zaprimanja. Dodajte dobavljača, broj računa, klijenta ili subjekt, razdoblje i odgovornog pregledavatelja kao metapodatke ili ih prikupite e-obrascem računa.
- Dopunite nedostajuće podatkeZa zapis e-obrasca zadatak Ispuni polja može zatražiti da računovođa prije odobravanja doda oznaku narudžbenice ili troškovni centar. To ažurira polja obrasca, a ne metapodatke običnog PDF-a.
- Usmjerite odlukuPošaljite dovršeni zapis ovlaštenom odobravatelju. U Tailoru konfigurirajte uvjete i odvojene putove uspjeha, neuspjeha i isteka u Dizajneru tijeka rada. Testirajte svaki put reprezentativnim predajama.
- Predajte odobren posao sljedećem procesuKonfigurirajte uspješan tijek za premještanje dokumenta u mapu odobrenih ili spremnih za obradu. Knjiženje i plaćanje ostaju radnje vašeg računovodstvenog sustava osim ako ste konfigurirali i provjerili integraciju.
Ovo je primjer postavljanja, a ne unaprijed konfigurirana usluga obveza prema dobavljačima. Odredite ovlasti odobravanja, obvezna polja i iznimke prema postupcima ureda.
Odobravajte i potpisujte dokumente angažmana
Pošaljite pisma angažmana ili druge dokumente na odobravanje pa elektroničko potpisivanje. Folderit eSign uključen je u Tailor; integracija s DocuSignom druga je mogućnost s vlastitim zahtjevima usluge.
Generirajte ponovljive klijentske dokumente
Koristite generiranje dokumenata za popunjavanje ODT predloška vrijednostima zapisa e-obrasca i izradu PDF-a ili DOCX-a. Pripremite pisma angažmana, potvrde ili popratne listove dosljednog izgleda pa pregledajte rezultat prije objave.
Pronađite dokaze i jasno odredite radnu verziju
Pretražite više od naziva datoteke
Dubinsko pretraživanje pronalazi tekst u podržanim dokumentima i skenovima, uključujući PDF, DOCX, PNG i JPG. Tražite naziv dobavljača ili oznaku pa suzite rezultate prema mapi, datumu ili metapodacima.
Točnost OCR-a ovisi o kvaliteti skena i jeziku. XLSX sadržaj nije uključen u OCR pretraživanje pa za tablice koristite smislene nazive i metapodatke.
Držite revizije uz njihovu povijest
Prenesite reviziju kao novu verziju postojeće datoteke. Ranije ostaju dostupne za referencu. Pokazatelji zadataka prikazuju na koju se verziju odobrenje odnosi; odobravanje ranije ne odobrava kasniji prijenos.
Koristite integraciju s Microsoft 365 za izradu i uređivanje podržanih dokumenata Word, Excel i PowerPoint, uz spremanje promjena u povijest verzija.
| Polje | Primjer |
|---|---|
| Klijent / subjekt | Example Trading Ltd |
| Razdoblje izvještavanja | 4. tromjesečje 2026. |
| Vrsta dokumenta | Račun dobavljača, bankovni izvod, porezni radni papir |
| Oznaka | Račun dobavljača INV-1048 |
| Odgovorni računovođa | Član tima dodijeljen angažmanu |
Primijenite predloške metapodataka mapa za dosljednost registra i prikažite korisna polja kao stupce popisa. Automatsko numeriranje dokumenata može dati internu oznaku; izvorni broj računa dobavljača zadržite u zasebnom polju.
Za rad na kraju godine: držite popratne dokaze, nacrte izvještaja i konačne rezultate na utvrđenim mjestima. Dodijelite pregledavatelje, provjerite verziju poslanu na odobravanje i koristite podsjetnike za sljedeću radnju. Metapodaci opisuju zapis; sami ne knjiže transakcije ni izračunavaju salda.
Kontrolirajte pristup klijenata i pripremite zapise za pregled
Postavite pravila pristupa i prijave
Dijelite određene mape s dodijeljenim osobljem i korisnicima klijenata. Folderit pruža šifrirane veze i pohranu šifriranu s 256 bita. Administratori mogu zahtijevati dvofaktorsku autentifikaciju, lozinke i IP ograničenja kroz Sigurnosna pravila.
Tailor dodaje detaljna prava i SSO. Pregledajte Centar povjerenja prema sigurnosnim zahtjevima ureda.
Dajte revizorima određen opseg pregleda
Podijelite odabrane mape dokaza s imenovanim pregledavateljima i postavite istek pristupa gdje je potrebno. Administratori mogu filtrirati zapisnik revizije prema korisniku, datumu, opsegu ili radnji te ga izvesti kao XLSX, ODS ili CSV.
Ukidanje prava dijeljenja ne vraća preuzete kopije. Provjerite druge putove pristupa pri zatvaranju pregleda.
Primijenite svoj raspored čuvanja
U paketima Medium i Tailor konfigurirajte automatizaciju čuvanja za mape ili pojedinačne datoteke. Odaberite početni datum i završnu radnju: arhiviranje u mapu, premještanje u koš ili trajno brisanje.
Odredite rokove iz primjenjivih zahtjeva ureda, uključujući iznimke. Jedinstveni rok ne može obuhvatiti svakog klijenta, jurisdikciju i vrstu dokumenta.
Držite nadolazeći rad vidljivim
Postavite jednokratne ili ponavljajuće podsjetnike za korisnike ili grupe. Zadaci tijeka rada pojavljuju se na nadzornim pločama primatelja, dok administrativni izvještaji pomažu pregledati neriješena odobravanja, dokumente s dospjelim rokovima i nadolazeće krajeve čuvanja.
Izvještaj Dokumenata s dospjelim rokovima koristi metapodatak Rok dokumenta. Rokovi tijeka rada konfiguriraju se zasebno.
Odaberite postavke prema potrebama ureda
Zamjenjuje li Folderit računovodstveni softver?
Folderit upravlja dokumentima, strukturiranim zapisima i povezanim procesima. Glavnu knjigu, usklađivanje, porezne izračune i plaćanja zadržite u računovodstvenim alatima namijenjenima tim zadacima. Folderit koristite za organizaciju popratnih dokaza i odluka.
Može li se povezati s našom računovodstvenom platformom?
Folderit nudi API i integracije platformama za automatizaciju, uključujući Zapier i Make. Funkcionalna veza ovisi o podržanim okidačima i radnjama obaju sustava, mapiranju podataka i konfiguraciji. Pregledajte mogućnosti integracije i testirajte planiranu primopredaju prije oslanjanja na nju. Integracija Folderita sa Zapierom trenutačno je u javnoj beta fazi.
Koji paket uključuje računovodstvene tijekove rada?
Medium uključuje jednostavna odobravanja i potvrde čitanja, prilagođene metapodatke, numeriranje i automatizaciju čuvanja. Tailor dodaje Dizajner tijeka rada, e-obrasce, Folderit eSign, detaljna prava, SSO i API. Paketi imaju utvrđene korisničke i pohrambene kapacitete pa provjerite aktualne cijene prema potrebama osoblja, klijentskog pristupa i tijeka rada.
Mogu li klijenti predati dokumente bez računa Folderita?
Dijeljenje mape imenovanim korisnicima zahtijeva registraciju. Slanje u mapu e-poštom omogućuje slanje datoteka na aktiviranu adresu bez prijave. Javna poveznica drugačiji je mehanizam: svatko s URL-om pristupa dijeljenom sadržaju. Koristite imenovane korisnike kada pristup mora ovisiti o identitetu.
Mogu li odvojene tvrtke imati vlastite prostore?
Poslovni podračuni imaju vlastite odjeljke, članove tima, administratore i grupe. Pretraživanje se provodi zasebno u svakom podračunu. Odlučite odgovaraju li administrativnim granicama bolje klijentske mape jednog računa ili odvojeni podračuni.
Može li se Folderit smjestiti na našu infrastrukturu?
Uz uslugu u oblaku dostupno je i lokalno uvođenje. Razgovarajte s Folderitom o hostingu, operativnim odgovornostima i zahtjevima izdvojenog okruženja prije odabira uvođenja.
Isprobajte jedan klijentski angažman u Folderitu
Donesite oglednu mapu klijenta i jedan proces pregleda. Pokazat ćemo prikupljanje dokumenata, dodjelu pristupa, bilježenje odluka i ponovno pronalaženje dokaza.