Софтвер за управљање документима за рачуновође
Чувајте датотеке клијената, одобравања фактура и радну документацију за крај године у једном организованом систему докумената.
Folderit рачуновођама пружа мјесто за прикупљање, проналажење, преглед и чување докумената који подупиру њихов рад. Контролишите приступ за сваког клијента, држите ревизије заједно и биљежите одлуке о одобравању уз датотеке.
Користите га за порезне документе, рачуне, евиденције обрачуна плата, писма о ангажману и ревизијске доказе, уз токове рада и структурисане записе прилагођене вашој пракси.
Дајте сваком клијенту јасно мјесто за слање докумената
Изградите досљедну структуру према клијенту, финансијској години и ангажману. Држите долазне документе одвојено од интерних радних докумената и завршених резултата рада, а затим сваком примаоцу дајте приступ потребном подручју.
Прикупљајте датотеке у фолдерима клијената
Подијелите пријемни фолдер уз дозволу Само отпремање. Клијенти могу слати документе без увида у садржај који су додали други корисници. То подржава једноставан простор за слање рачуна, извода и порезних доказа.
За излазне документе користите приступ Прегледавалац када клијенти могу преузимати или штампати, односно Само преглед за подржане прегледе без контрола преузимања. Права уређивања задржите код особа које воде посао.
Примајте датотеке имејлом
Активирајте имејл адресу специфичну за фолдер за долазне прилоге клијената, скенера или других система. Пошиљалац мора ставити одредиште у поље Прима или Копија, а не Скривена копија. Свако ко зна адресу може на њу слати, па је подијелите с предвиђеним пошиљаоцима.
Folderit-ов додатак Folderit за Outlook омогућава вашем тиму и чување одабраних имејлова и прилога у одговарајући фолдер.
Прикупите детаље уз датотеку
Користите е-обрасце у плану Tailor за захтјеве за накнаду трошкова, захтјеве добављача или евиденције података клијената. Укључите поља за извјештајни период, одговорног рачуновођу и пратеће прилоге. Обавезна поља помажу људима доставити информације потребне вашем процесу.
Образац креира претражив запис. Подесите ко га може поднијети, прегледати и уређивати, а затим га повежите с током одобравања гдје је прикладно.
Примјер структуре клијента: Клијент → 2026 → Долазни документи / Радна документација / Одобрени резултати рада. Подијелите Долазне документе с клијентом уз Само отпремање, Радну документацију с додијељеним тимом, а Одобрене резултате рада с клијентом уз Прегледавалац. Провјерите наслијеђене дозволе прије кориштења структуре за повјерљиве записе.
Водите фактуре од пријема до забиљежене одлуке
Folderit-ови токови одобравања могу се одвијати паралелно, серијски или у прилагођеним фазама. Прегледаваоци могу одобрити, одбити или затражити појашњење, уз одлуке и коментаре сачуване у запису тока рада.
- Прикупите фактуру и њен контекстОтпремите датотеку или је пошаљите имејлом у пријемни фолдер. Додајте добављача, број фактуре, клијента или пословни субјект, извјештајни период и одговорног прегледаваоца као метаподатке или их прикупите у е-обрасцу фактуре.
- Допуните недостајуће информацијеЗа запис е-обрасца, задатак Попуни поља може затражити од рачуновође да дода ознаку наруџбенице или трошковно мјесто прије одобравања. Тиме се ажурирају поља обрасца, а не метаподаци обичног PDF-а.
- Усмјерите одлукуПошаљите довршени запис овлаштеној особи за одобравање. У плану Tailor подесите услове и одвојене путање успјеха, неуспјеха и истека времена у дизајнеру токова рада. Тестирајте сваку путању уз репрезентативне поднеске.
- Предајте одобрени посао сљедећем процесуПодесите успјешан ток рада да премјести документ у фолдер одобрених ставки или ставки спремних за обраду. Књижење и плаћање остају радње у вашем рачуноводственом систему, осим ако сте подесили и провјерили интеграцију.
Ово је примјер поставки, а не унапријед подешена услуга обавеза према добављачима. Дефинишите овлаштења за одобравање, обавезна поља и поступање с изузецима према процедурама своје фирме.
Одобравајте и потписујте документе ангажмана
Пошаљите писма о ангажману или друге документе кроз одобравање, а затим електронско потписивање. Folderit eSign укључен је у Tailor; интеграција с DocuSign-ом друга је опција с властитим захтјевима услуге.
Генеришите поновљиве документе клијената
Користите генерисање докумената како бисте испунили ODT предложак вриједностима из записа е-обрасца и добили PDF или DOCX излаз. Припремите писма о ангажману, потврде или пропратне листове у досљедном распореду, а затим прегледајте генерисани резултат прије објаве.
Пронађите доказе и јасно одредите радну верзију
Претражујте више од назива датотеке
Дубинску претрагу може пронаћи текст у подржаним документима и скеновима, укључујући PDF, DOCX, PNG и JPG. Потражите име добављача или ознаку, а затим сузите резултате према фолдеру, датуму или метаподацима.
Тачност OCR-а зависи од квалитета скена и одабраног језика. Садржај XLSX датотека није укључен у OCR претрагу садржаја, па за табеле користите смислене називе датотека и метаподатке.
Држите ревизије с њиховом хисторијом
Отпремите ревизију као нову верзију постојеће датотеке. Раније верзије остају доступне за каснију употребу. Показатељи задатака показују на коју се верзију одобрење односи; одобравање раније верзије не одобрава касније отпремање.
Користите интеграцију с Microsoft 365 за креирање и уређивање подржаних Word, Excel и PowerPoint докумената, уз биљежење сачуваних промјена у хисторији верзија.
| Поље | Примјер |
|---|---|
| Клијент / пословни субјект | Example Trading Ltd |
| Извјештајни период | 4. квартал 2026. |
| Врста документа | Фактура добављача, банковни извод, порезна радна документација |
| Ознака | Фактура добављача INV-1048 |
| Одговорни рачуновођа | Члан тима додијељен ангажману |
Примијените предлошке метаподатака фолдера ради досљедности регистра и прикажите корисна поља као колоне листе. Аутоматско нумерисање докумената може пружити интерну ознаку; изворни број фактуре добављача задржите у властитом пољу.
За посао на крају године: чувајте пратеће доказе, нацрте извјештаја и коначне резултате на дефинисаним локацијама. Додијелите прегледаваоце, провјерите верзију послану на одобравање и користите подсјетнике за наредну потребну радњу. Метаподаци описују запис; сами не књиже трансакције нити израчунавају стања.
Контролишите приступ клијената и припремите записе за преглед
Поставите правила приступа и пријаве
Подијелите одређене фолдере с додијељеним особљем и корисницима клијената. Folderit пружа шифриране везе и 256-битно шифрирану похрану. Администратори могу захтијевати двофакторску аутентификацију и подесити правила лозинки и IP ограничења путем Сигурносне политике.
Tailor додаје детаљне дозволе и SSO опције. Прегледајте Центар повјерења у односу на сигурносне захтјеве своје фирме.
Дајте ревизорима дефинисан обухват прегледа
Подијелите одабране фолдере доказа с именованим прегледаваоцима и поставите истек приступа гдје је потребно. Администратори могу филтрирати дневник ревизије према кориснику, датуму, обухвату или радњи те га извести као XLSX, ODS или CSV.
Прекид дозволе дијељења не враћа преузете копије. Провјерите друге путеве приступа при затварању прегледа.
Примијените свој распоред чувања
У плановима Medium и Tailor подесите аутоматизацију чувања за фолдере или појединачне датотеке. Одаберите датум почетка периода и завршну радњу: архивирање у фолдер, премјештање у корпу или трајно брисање.
Поставите периоде према примјењивим захтјевима своје фирме, укључујући изузетке. Универзални период чувања не може покрити сваког клијента, јурисдикцију и врсту документа.
Задржите увид у предстојећи посао
Поставите једнократне или понављајуће подсјетнике за кориснике или групе. Задаци тока рада појављују се на контролним плочама прималаца, док администраторски извјештаји помажу прегледати одобравања на чекању, документе с роком и приближавање краја чувања.
Извјештај Документи с роком користи метаподатак Рок документа. Рокови токова рада подешавају се засебно.
Одаберите поставке које одговарају вашој пракси
Замјењује ли Folderit наш рачуноводствени софтвер?
Folderit управља документима, структурисаним записима и процесима око њих. Главну књигу, усклађивање, обрачун пореза и плаћања задржите у рачуноводственим алатима намијењеним тим задацима. Користите Folderit за организовање пратећих доказа и одлука.
Може ли се повезати с нашом рачуноводственом платформом?
Folderit нуди API и интеграције путем платформи за аутоматизацију, укључујући Zapier и Make. Функционална веза зависи од подржаних окидача и радњи у оба система, мапирања података и ваше конфигурације. Прегледајте могућности интеграције и тестирајте планирану предају података прије ослањања на њу. Folderit-ова Zapier интеграција тренутно је у јавној бета верзији.
Који план укључује рачуноводствене токове рада?
Medium укључује једноставне токове одобравања и потврђивања читања, прилагођене метаподатке, нумерисање и аутоматизацију чувања. Tailor додаје дизајнер токова рада, е-обрасце, Folderit eSign, детаљне дозволе, SSO и API приступ. Планови имају дефинисан број корисника и простор за похрану, па провјерите актуелне цијене према потребама особља, приступа клијената и токова рада.
Могу ли клијенти слати документе без Folderit рачуна?
Дијељење фолдера именованим корисницима захтијева регистрованог корисника. Имејл у фолдер омогућава слање датотека на активирану пријемну адресу без пријаве. Јавни линк за дијељење другачији је механизам: свако с његовим URL-ом може приступити заједничком садржају. Користите именоване кориснике када приступ мора зависити од идентитета.
Могу ли одвојене компаније имати властите просторе?
Пословни подрачуни имају властите одјељке, чланове тима, администраторе и групе. Претрага се извршава засебно унутар сваког подрачуна. Одлучите одговарају ли вашим административним границама боље фолдери клијената у једном рачуну или одвојени подрачуни.
Може ли се Folderit хостовати на нашој инфраструктури?
Уз услугу у облаку, постављање на властитој инфраструктури је доступан. Разговарајте с Folderit-ом о хостингу, оперативним одговорностима и евентуалним захтјевима намјенског окружења прије одабира постављања.
Испробајте један ангажман клијента у Folderit-у
Донесите примјер фолдера клијента и један процес прегледа. Показат ћемо како прикупити документе, додијелити приступ, забиљежити одлуке и поново пронаћи доказе.