Gestão documental para contabilistas
Reúna documentos de clientes, aprovações de faturas e papéis de trabalho de encerramento num sistema documental organizado.
A Folderit dá aos contabilistas um espaço para recolher, encontrar, rever e conservar os documentos de apoio ao seu trabalho. Controle o acesso de cada cliente, mantenha as revisões juntas e registe as decisões de aprovação junto dos ficheiros.
Utilize-a para documentos fiscais, recibos, registos salariais, cartas de contratação e provas de auditoria, com fluxos e registos estruturados adaptados ao escritório.
Dê a cada cliente um local claro para enviar documentos
Crie uma estrutura consistente por cliente, exercício e trabalho contratado. Separe os documentos recebidos dos papéis de trabalho internos e dos documentos finais e dê a cada destinatário acesso à área adequada.
Recolha ficheiros em pastas de clientes
Partilhe uma pasta de receção com a permissão Apenas carregamento. Os clientes podem enviar documentos sem consultar os conteúdos adicionados por outros utilizadores. Assim, dispõe de uma área simples para receber recibos, extratos e comprovativos fiscais.
Para disponibilizar documentos, utilize Visualizador quando o cliente pode descarregar ou imprimir e Apenas pré-visualização quando deve consultar os tipos suportados sem permissão de transferência. Reserve os direitos de edição a quem gere o trabalho.
Receba ficheiros por e-mail
Ative um endereço de e-mail específico da pasta para receber anexos de clientes, scanners ou outros sistemas. O remetente deve colocar o endereço de destino em Para ou Cc, e não em Bcc. Qualquer pessoa que conheça o endereço pode enviar documentos; partilhe-o apenas com os remetentes pretendidos.
O suplemento Folderit para Outlook também permite guardar e-mails e anexos selecionados na pasta relevante.
Recolha informações com o ficheiro
Utilize eForms no Tailor para pedidos de reembolso, pedidos de fornecedores ou registos de informação de clientes. Inclua o período de reporte, o contabilista responsável e os anexos. Os campos obrigatórios ajudam a receber a informação necessária ao processo.
O formulário cria um registo pesquisável. Configure quem pode submeter, consultar e editar e, quando adequado, ligue-o a um fluxo de aprovação.
Exemplo de estrutura para um cliente: Cliente → 2026 → Documentos recebidos / Papéis de trabalho / Documentos finais aprovados. Partilhe Documentos recebidos com o cliente como Apenas carregamento, Papéis de trabalho com a equipa atribuída e Documentos finais aprovados com o cliente como Visualizador. Verifique as permissões herdadas antes de utilizar esta estrutura para informação confidencial.
Da receção da fatura à decisão registada
Os fluxos de aprovação da Folderit podem decorrer em paralelo, em sequência ou com etapas personalizadas. Os revisores podem aprovar, rejeitar ou pedir esclarecimentos, ficando as decisões e os comentários no registo do fluxo.
- Recolha a fatura e o respetivo contextoCarregue o ficheiro ou envie-o por e-mail para a pasta de receção. Adicione fornecedor, número da fatura, cliente ou entidade, período e responsável pela revisão como metadados, ou recolha-os num eForm de fatura.
- Complete a informação em faltaNum registo eForm, uma tarefa de preenchimento de campos pode pedir ao contabilista a referência da encomenda ou o centro de custo antes da aprovação. Esta tarefa atualiza os campos do formulário; não altera os metadados de um PDF comum.
- Encaminhe a decisãoEnvie o registo completo para o responsável autorizado. No Tailor, configure condições e percursos separados de sucesso, falha e expiração no editor de fluxos de trabalho. Teste cada percurso com exemplos representativos.
- Passe o trabalho aprovado ao processo seguinteConfigure o fluxo concluído com sucesso para mover o documento para uma pasta de aprovados ou pronta para processamento. O lançamento contabilístico e o pagamento continuam no sistema de contabilidade, salvo se existir uma integração configurada e verificada.
Esta é uma configuração de exemplo, não um serviço de contas a pagar pré-configurado. Defina a autoridade de aprovação, os campos obrigatórios e o tratamento de exceções segundo os procedimentos do escritório.
Aprove e assine documentos de contratação
Envie cartas de contratação ou outros documentos para aprovação e depois para assinatura eletrónica. Folderit eSign está incluído no Tailor; a integração com o DocuSign é outra opção, com os seus próprios requisitos de serviço.
Gere documentos recorrentes de clientes
Utilize a geração de documentos para preencher um modelo ODT com os valores de um registo eForm e produzir PDF ou DOCX. Prepare cartas de contratação, confirmações ou folhas de rosto com um formato consistente e reveja o resultado antes de o disponibilizar.
Encontre os comprovativos e identifique a versão de trabalho
Pesquise para além do nome do ficheiro
A pesquisa avançada permite encontrar texto em documentos e digitalizações suportados, incluindo PDF, DOCX, PNG e JPG. Pesquise o nome do fornecedor ou uma referência e refine os resultados por pasta, data ou metadados.
A exatidão do OCR depende da qualidade da digitalização e do idioma selecionado. O conteúdo XLSX não está incluído na pesquisa OCR; utilize nomes relevantes e metadados nas folhas de cálculo.
Mantenha as revisões com o respetivo histórico
Carregue uma revisão como nova versão do ficheiro existente. As versões anteriores continuam disponíveis para consulta. Os indicadores das tarefas identificam a versão a que se aplica uma aprovação; aprovar uma versão anterior não aprova um carregamento posterior.
Utilize a integração com o Microsoft 365 para criar e editar documentos Word, Excel e PowerPoint suportados, com as alterações guardadas no histórico de versões.
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Cliente / entidade | Example Trading Ltd |
| Período de reporte | 4.º trimestre de 2026 |
| Tipo de documento | Fatura de fornecedor, extrato bancário, papel de trabalho fiscal |
| Referência | Fatura de fornecedor INV-1048 |
| Contabilista responsável | O membro da equipa atribuído ao trabalho |
Aplique modelos de metadados de pastas para manter o registo consistente e apresentar campos úteis como colunas da lista. A numeração automática de documentos pode criar uma referência interna; mantenha o número original da fatura do fornecedor num campo próprio.
No encerramento do exercício: guarde os comprovativos, as minutas de demonstrações financeiras e os documentos finais em locais definidos. Atribua revisores, verifique a versão enviada para aprovação e utilize lembretes para a próxima ação. Os metadados descrevem o registo; não lançam transações nem calculam saldos.
Controle os acessos e prepare os documentos para revisão
Defina regras de acesso e de início de sessão
Partilhe pastas específicas com colaboradores e utilizadores clientes designados. A Folderit disponibiliza ligações encriptadas e armazenamento encriptado de 256 bits. Os administradores podem exigir autenticação de dois fatores e configurar palavras-passe e restrições de IP através da Política de segurança.
O Tailor acrescenta permissões detalhadas e opções de SSO. Compare o Centro de confiança com os requisitos de segurança do escritório.
Defina o âmbito de revisão dos auditores
Partilhe pastas selecionadas com os revisores designados e defina a expiração do acesso quando necessário. Os administradores podem filtrar o registo de auditoria por utilizador, data, âmbito ou ação e exportá-lo em XLSX, ODS ou CSV.
Terminar uma permissão de partilha não recupera cópias já descarregadas. Verifique outras vias de acesso ao encerrar a revisão.
Aplique os prazos de conservação definidos
No Medium e no Tailor, configure a conservação automatizada para pastas ou ficheiros individuais. Escolha a data inicial do período e a ação final: arquivar numa pasta, mover para a Reciclagem ou eliminar permanentemente.
Defina os prazos segundo os requisitos aplicáveis ao escritório, incluindo exceções. Um prazo universal não cobre todos os clientes, jurisdições e tipos de documento.
Mantenha as próximas tarefas visíveis
Defina lembretes pontuais ou recorrentes para utilizadores e grupos. As tarefas aparecem nos painéis dos destinatários e os relatórios administrativos ajudam a acompanhar aprovações pendentes, documentos a vencer e prazos de conservação a terminar.
O relatório Documentos a vencer utiliza o metadado Data-limite do documento. Os prazos dos fluxos de trabalho são configurados separadamente.
Escolha a configuração adequada ao escritório
A Folderit substitui o software de contabilidade?
A Folderit gere documentos, registos estruturados e os processos associados. Mantenha o razão geral, reconciliações, cálculos fiscais e pagamentos nas ferramentas de contabilidade próprias para essas tarefas. Utilize a Folderit para organizar os comprovativos e as decisões.
Pode ligar-se à nossa plataforma de contabilidade?
A Folderit disponibiliza uma API e ligações através de plataformas de automatização, incluindo Zapier e Make. A ligação depende dos acionadores e ações suportados pelos dois sistemas, do mapeamento dos dados e da configuração. Consulte as opções de integração e teste a passagem dos dados antes de depender dela. A integração Folderit no Zapier está atualmente em fase beta pública.
Que plano inclui os fluxos para contabilidade?
O Medium inclui fluxos simples de aprovação e confirmação de leitura, metadados personalizados, numeração e conservação automatizada. O Tailor acrescenta o editor de fluxos de trabalho, eForms, Folderit eSign, permissões detalhadas, SSO e acesso à API. Os planos têm limites de utilizadores e armazenamento; compare os preços atuais com as necessidades de colaboradores, acessos de clientes e fluxos de trabalho.
Os clientes podem enviar documentos sem uma conta Folderit?
A partilha de pastas com utilizadores identificados exige registo. O envio por e-mail para pastas permite enviar ficheiros para um endereço ativado sem iniciar sessão. Uma ligação pública é um mecanismo diferente: qualquer pessoa com o URL pode consultar o conteúdo partilhado. Utilize utilizadores identificados quando o acesso deve depender da identidade.
Empresas diferentes podem ter os seus próprios espaços?
As subcontas empresariais têm secções, membros, administradores e grupos próprios. A pesquisa decorre separadamente em cada subconta. Avalie se as pastas de clientes numa conta única ou subcontas separadas correspondem melhor aos limites administrativos pretendidos.
A Folderit pode ser alojada na nossa infraestrutura?
Além do serviço na nuvem, está disponível a implementação nas suas instalações. Fale com a Folderit sobre alojamento, responsabilidades operacionais e requisitos de ambiente dedicado antes de escolher a opção.
Experimente um trabalho de cliente na Folderit
Traga uma pasta de exemplo e um processo de revisão. Mostraremos como recolher documentos, atribuir acessos, registar decisões e voltar a encontrar os comprovativos.