Керування документами для бухгалтерів
Тримайте клієнтські файли, погодження рахунків і річні робочі документи в одній упорядкованій системі.
Folderit надає бухгалтерам місце збору, пошуку, перевірки й зберігання документів роботи. Контролюйте доступ кожного клієнта, тримайте редакції разом і фіксуйте погодження поряд із файлами.
Використовуйте для податків, квитанцій, зарплати, листів залучення й аудиторських доказів із процесами й записами під вашу практику.
Надайте кожному клієнту чітке місце подання
Побудуйте послідовну структуру за клієнтом, фінансовим роком і завданням. Відокремте вхідне від внутрішніх робочих і готових матеріалів та дайте кожному потрібну область.
Збирайте файли в клієнтських папках
Діліться вхідною папкою з правом Лише додавання. Клієнти подають документи без вмісту інших. Це просте місце для квитанцій, виписок і податкових доказів.
Для вихідних використовуйте Переглядача із завантаженням і друком або Попереднього переглядача підтримуваних файлів без завантаження. Редагування залишайте відповідальним за роботу.
Отримуйте файли поштою
Активуйте окрему адресу папки для вкладень клієнтів, сканерів чи систем. Відправник має вказати адресу в To або Cc, не Bcc. Кожен, хто знає адресу, може надсилати, тому діліться з потрібними людьми.
Наш додаток Folderit для Outlook також зберігає вибрані листи й вкладення у відповідну папку.
Збирайте подробиці разом із файлом
Використовуйте електронні форми у Tailor для витрат, запитів постачальників чи клієнтських записів. Додайте період звітності, бухгалтера й вкладення. Обов’язкові поля забезпечують потрібну процесу інформацію.
Форма створює запис із пошуком. Визначте подання, перегляд і редагування та за потреби поєднайте з погодженням.
Приклад структури клієнта: Клієнт → 2026 → Вхідні документи / Робочі матеріали / Погоджені результати. Вхідне — клієнту лише для додавання, робоче — призначеній команді, погоджене — клієнту як Переглядачу. Перед конфіденційними записами перевірте успадковані права.
Проводьте рахунки від приймання до записаного рішення
У Folderit процеси погодження працюють паралельно, послідовно чи власними етапами. Учасники погоджують, відхиляють чи уточнюють; рішення й коментарі зберігаються в процесі.
- Прийміть рахунок і контекстЗавантажте або надішліть файл до вхідної папки. Додайте постачальника, номер, клієнта чи юридичну особу, період і рецензента метаданими або зберіть формою рахунку.
- Доповніть відсутнєДля запису електронної форми завдання Заповнити поля просить бухгалтера додати номер замовлення чи центр витрат до погодження. Воно оновлює поля форми, а не метадані звичайного PDF.
- Спрямуйте рішенняНадішліть повний запис уповноваженому. У Tailor налаштуйте умови та окремі шляхи успіху, відмови й часу в Дизайнері. Перевірте кожен типовими поданнями.
- Передайте погоджене наступному процесуНалаштуйте успішний процес на переміщення до погодженої чи готової папки. Облік і платіж залишаються діями бухгалтерської системи, якщо немає налаштованої й перевіреної інтеграції.
Це приклад, не готовий сервіс кредиторської заборгованості. Визначте повноваження, поля й винятки за процедурами фірми.
Погоджуйте й підписуйте документи залучення
Надсилайте листи про залучення чи інші документи на погодження, потім електронне підписання. Folderit eSign включено в Tailor; DocuSign — інший варіант із власними вимогами сервісу.
Генеруйте повторювані клієнтські документи
Використовуйте генерацію документів для заповнення ODT-шаблону значеннями форми й отримання PDF або DOCX. Готуйте листи залучення, підтвердження чи супровідні аркуші з узгодженим оформленням, потім перевіряйте перед випуском.
Знаходьте докази й чітко визначайте робочу версію
Шукайте за межами назви
Глибокий пошук знаходить текст підтримуваних документів і сканів, зокрема PDF, DOCX, PNG і JPG. Шукайте постачальника чи номер, уточнюйте папкою, датою чи метаданими.
Точність OCR залежить від скану й мови. XLSX не входить до пошуку вмісту, тому використовуйте змістовні назви й метадані таблиць.
Тримайте редакції з історією
Завантажуйте редакцію як нову версію наявного файла. Попередні доступні для довідки. Індикатори показують версію погодження; рішення старої не погоджує нове завантаження.
Використовуйте інтеграцію Microsoft 365 для створення й редагування підтримуваних Word, Excel і PowerPoint зі збереженням змін в історії.
| Поле | Приклад |
|---|---|
| Клієнт / юридична особа | Example Trading Ltd |
| Звітний період | 2026 Q4 |
| Тип документа | Рахунок постачальника, виписка банку, податковий робочий документ |
| Номер | Рахунок постачальника INV-1048 |
| Відповідальний бухгалтер | Учасник команди, призначений на завдання |
Застосовуйте шаблони метаданих папки для послідовного реєстру й показуйте корисні поля колонками. Автоматична нумерація документів надає внутрішній номер; оригінальний номер рахунку постачальника залишайте окремо.
Для завершення року: тримайте докази, проєкти звітності й готові результати у визначених місцях. Призначайте рецензентів, перевіряйте подану версію й нагадуйте наступну дію. Метадані описують запис, а не проводять операції чи розраховують залишки.
Контролюйте клієнтський доступ і готуйте перевірки
Установіть доступ і правила входу
Діліться окремими папками з призначеним персоналом і клієнтами. Folderit має зашифровані з’єднання й 256-бітне сховище. Адміністратори вимагають двофакторний вхід, правила паролів та IP-обмеження через Політику безпеки.
Tailor додає детальні права й SSO. Перегляньте Центр довіри відповідно до безпеки фірми.
Надайте аудиторам визначену область
Діліться вибраними папками доказів з іменованими рецензентами й установлюйте завершення доступу за потреби. Адміністратори фільтрують журнал аудиту за користувачем, датою, областю чи дією та експортують XLSX, ODS або CSV.
Припинення дозволу не повертає завантажених копій. Закриваючи перевірку, перевірте інші шляхи доступу.
Застосуйте графік зберігання
У Medium і Tailor налаштуйте автоматизацію строків для папок чи файлів. Виберіть початкову дату й кінець: архівна папка, кошик або остаточне видалення.
Визначайте строки за застосовними вимогами й винятками. Єдиний строк не охопить усіх клієнтів, юрисдикцій і типів.
Тримайте майбутню роботу видимою
Установлюйте разові або повторювані нагадування користувачам чи групам. Завдання процесів відображаються на панелях, а адміністративні звіти перевіряють очікувані погодження, кінцеві дати й завершення зберігання.
Звіт документів зі строком використовує метадані «Кінцева дата». Строки процесу налаштовуються окремо.
Оберіть конфігурацію своєї практики
Чи замінює Folderit бухгалтерську програму?
Folderit керує документами, записами й пов’язаними процесами. Головну книгу, звірку, податки й платежі залишайте спеціальним бухгалтерським інструментам. Folderit упорядковує докази й рішення.
Чи можна підключити нашу бухгалтерську платформу?
Folderit надає API та інтеграції через Zapier і Make. Робоче з’єднання залежить від тригерів і дій обох систем, зіставлення даних та конфігурації. Перегляньте варіанти інтеграції й перевірте передавання до використання. Folderit у Zapier зараз у публічній бета-версії.
Який план включає бухгалтерські процеси?
Medium включає прості погодження й ознайомлення, метадані, нумерацію та строки. Tailor додає Дизайнер, форми, Folderit eSign, детальні права, SSO й API. Обсяги користувачів і сховища визначені; перевірте поточні ціни відповідно до персоналу, клієнтського доступу й процесів.
Чи можуть клієнти подавати документи без акаунта?
Іменований доступ до папки вимагає реєстрації. Пошта папки приймає файли на активовану адресу без входу. Публічне посилання — інший механізм: кожен із URL відкриває вміст. Коли важлива особа, використовуйте іменованих користувачів.
Чи можуть окремі компанії мати власні простори?
Бізнес-субакаунти мають власні розділи, учасників, адміністраторів і групи. Пошук відбувається окремо в кожному. Виберіть клієнтські папки одного акаунта чи окремі субакаунти за адміністративними межами.
Чи можна розмістити Folderit у власній інфраструктурі?
Поряд із хмарою доступне розгортання на власних серверах. Обговоріть хостинг, операційні обов’язки й потреби окремого середовища до вибору.
Спробуйте одне клієнтське завдання у Folderit
Принесіть приклад папки й один процес перевірки. Покажемо збір, доступ, рішення й повторний пошук доказів.