Softver za upravljanje dokumentima za računovođe
Čuvajte datoteke klijenata, odobravanja faktura i radnu dokumentaciju za kraj godine u jednom organizovanom sistemu dokumenata.
Folderit računovođama pruža mesto za prikupljanje, pronalaženje, pregled i čuvanje dokumenata koji podupiru njihov rad. Kontrolišite pristup za svakog klijenta, držite revizije zajedno i beležite odluke o odobravanju uz datoteke.
Koristite ga za porezne dokumente, račune, evidencije obračuna plata, pisma o angažmanu i revizijske dokaze, uz tokove rada i strukturisane zapise prilagođene vašoj praksi.
Dajte svakom klijentu jasno mesto za slanje dokumenata
Izgradite doslednu strukturu prema klijentu, finansijskoj godini i angažmanu. Držite dolazne dokumente odvojeno od internih radnih dokumenata i završenih rezultata rada, a zatim svakom primaocu dajte pristup potrebnom području.
Prikupljajte datoteke u folderima klijenata
Podelite prijemni folder uz dozvolu Samo otpremanje. Klijenti mogu slati dokumente bez uvida u sadržaj koji su dodali drugi korisnici. To podržava jednostavan prostor za slanje računa, izvoda i poreznih dokaza.
Za izlazne dokumente koristite pristup Pregledavalac kada klijenti mogu preuzimati ili štampati, odnosno Samo pregled za podržane preglede bez kontrola preuzimanja. Prava uređivanja zadržite kod osoba koje vode posao.
Primajte datoteke imejlom
Aktivirajte imejl adresu specifičnu za folder za dolazne priloge klijenata, skenera ili drugih sistema. Pošiljalac mora staviti odredište u polje Prima ili Kopija, a ne Skrivena kopija. Svako ko zna adresu može na nju slati, pa je podelite s predviđenim pošiljaocima.
Folderitov dodatak Folderit za Outlook omogućava vašem timu i čuvanje odabranih imejlova i priloga u odgovarajući folder.
Prikupite detalje uz datoteku
Koristite e-obrasce u planu Tailor za zahteve za naknadu troškova, zahteve dobavljača ili evidencije podataka klijenata. Uključite polja za izveštajni period, odgovornog računovođu i prateće priloge. Obavezna polja pomažu ljudima dostaviti informacije potrebne vašem procesu.
Obrazac kreira pretraživ zapis. Podesite ko ga može podneti, pregledati i uređivati, a zatim ga povežite s tokom odobravanja gde je prikladno.
Primer strukture klijenta: Klijent → 2026 → Dolazni dokumenti / Radna dokumentacija / Odobreni rezultati rada. Podelite Dolazne dokumente s klijentom uz Samo otpremanje, Radnu dokumentaciju s dodeljenim timom, a Odobrene rezultate rada s klijentom uz Pregledavalac. Proverite nasleđene dozvole pre korišćenja strukture za poverljive zapise.
Vodite fakture od prijema do zabeležene odluke
Folderitovi tokovi odobravanja mogu se odvijati paralelno, serijski ili u prilagođenim fazama. Pregledavaoci mogu odobriti, odbiti ili zatražiti pojašnjenje, uz odluke i komentare sačuvane u zapisu toka rada.
- Prikupite fakturu i njen kontekstOtpremite datoteku ili je pošaljite imejlom u prijemni folder. Dodajte dobavljača, broj fakture, klijenta ili poslovni subjekt, izveštajni period i odgovornog pregledavaoca kao metapodatke ili ih prikupite u e-obrascu fakture.
- Dopunite nedostajuće informacijeZa zapis e-obrasca, zadatak Popuni polja može zatražiti od računovođe da doda oznaku narudžbenice ili troškovno mesto pre odobravanja. Time se ažuriraju polja obrasca, a ne metapodaci običnog PDF-a.
- Usmerite odlukuPošaljite dovršeni zapis ovlašćenoj osobi za odobravanje. U planu Tailor podesite uslove i odvojene putanje uspeha, neuspeha i isteka vremena u dizajneru tokova rada. Testirajte svaku putanju uz reprezentativne podneske.
- Predajte odobreni posao sledećem procesuPodesite uspešan tok rada da premesti dokument u folder odobrenih stavki ili stavki spremnih za obradu. Knjiženje i plaćanje ostaju radnje u vašem računovodstvenom sistemu, osim ako ste podesili i proverili integraciju.
Ovo je primer postavki, a ne unapred podešena usluga obaveza prema dobavljačima. Definišite ovlašćenja za odobravanje, obavezna polja i postupanje s izuzecima prema procedurama svoje firme.
Odobravajte i potpisujte dokumente angažmana
Pošaljite pisma o angažmanu ili druge dokumente kroz odobravanje, a zatim elektronsko potpisivanje. Folderit eSign uključen je u Tailor; integracija s DocuSignom druga je opcija s vlastitim zahtevima usluge.
Generišite ponovljive dokumente klijenata
Koristite generisanje dokumenata kako biste ispunili ODT predložak vrednostima iz zapisa e-obrasca i dobili PDF ili DOCX izlaz. Pripremite pisma o angažmanu, potvrde ili propratne listove u doslednom rasporedu, a zatim pregledajte generisani rezultat pre objave.
Pronađite dokaze i jasno odredite radnu verziju
Pretražujte više od naziva datoteke
Dubinsku pretragu može pronaći tekst u podržanim dokumentima i skenovima, uključujući PDF, DOCX, PNG i JPG. Potražite ime dobavljača ili oznaku, a zatim suzite rezultate prema folderu, datumu ili metapodacima.
Tačnost OCR-a zavisi od kvaliteta skena i odabranog jezika. Sadržaj XLSX datoteka nije uključen u OCR pretragu sadržaja, pa za tabele koristite smislene nazive datoteka i metapodatke.
Držite revizije s njihovom istorijom
Otpremite reviziju kao novu verziju postojeće datoteke. Ranije verzije ostaju dostupne za kasniju upotrebu. Pokazatelji zadataka pokazuju na koju se verziju odobrenje odnosi; odobravanje ranije verzije ne odobrava kasnije otpremanje.
Koristite integraciju s Microsoftom 365 za kreiranje i uređivanje podržanih Word, Excel i PowerPoint dokumenata, uz beleženje sačuvanih promena u istoriji verzija.
| Polje | Primer |
|---|---|
| Klijent / poslovni subjekt | Example Trading Ltd |
| Izveštajni period | 4. kvartal 2026. |
| Vrsta dokumenta | Faktura dobavljača, bankovni izvod, porezna radna dokumentacija |
| Oznaka | Faktura dobavljača INV-1048 |
| Odgovorni računovođa | Član tima dodeljen angažmanu |
Primenite predloške metapodataka foldera radi doslednosti registra i prikažite korisna polja kao kolone liste. Automatsko numerisanje dokumenata može pružiti internu oznaku; izvorni broj fakture dobavljača zadržite u vlastitom polju.
Za posao na kraju godine: čuvajte prateće dokaze, nacrte izveštaja i konačne rezultate na definisanim lokacijama. Dodelite pregledavaoce, proverite verziju poslanu na odobravanje i koristite podsetnike za narednu potrebnu radnju. Metapodaci opisuju zapis; sami ne knjiže transakcije niti izračunavaju stanja.
Kontrolišite pristup klijenata i pripremite zapise za pregled
Postavite pravila pristupa i prijave
Podelite određene foldere s dodeljenim osobljem i korisnicima klijenata. Folderit pruža šifrirane veze i 256-bitno šifrirano skladištenje. Administratori mogu zahtevati dvofaktorsku autentifikaciju i podesiti pravila lozinki i IP ograničenja putem Bezbednosne politike.
Tailor dodaje detaljne dozvole i SSO opcije. Pregledajte Centar poverenja u odnosu na bezbednosne zahteve svoje firme.
Dajte revizorima definisan obuhvat pregleda
Podelite odabrane foldere dokaza s imenovanim pregledavaocima i postavite istek pristupa gde je potrebno. Administratori mogu filtrirati dnevnik revizije prema korisniku, datumu, obuhvatu ili radnji te ga izvesti kao XLSX, ODS ili CSV.
Prekid dozvole deljenja ne vraća preuzete kopije. Proverite druge puteve pristupa pri zatvaranju pregleda.
Primenite svoj raspored čuvanja
U planovima Medium i Tailor podesite automatizaciju čuvanja za foldere ili pojedinačne datoteke. Odaberite datum početka perioda i završnu radnju: arhiviranje u folder, premeštanje u korpu ili trajno brisanje.
Postavite periode prema primenjivim zahtevima svoje firme, uključujući izuzetke. Univerzalni period čuvanja ne može pokriti svakog klijenta, jurisdikciju i vrstu dokumenta.
Zadržite uvid u predstojeći posao
Postavite jednokratne ili ponavljajuće podsetnike za korisnike ili grupe. Zadaci toka rada pojavljuju se na kontrolnim pločama primalaca, dok administratorski izveštaji pomažu pregledati odobravanja na čekanju, dokumente s rokom i približavanje kraja čuvanja.
Izveštaj Dokumenti s rokom koristi metapodatak Rok dokumenta. Rokovi tokova rada podešavaju se zasebno.
Odaberite postavke koje odgovaraju vašoj praksi
Zamenjuje li Folderit naš računovodstveni softver?
Folderit upravlja dokumentima, strukturisanim zapisima i procesima oko njih. Glavnu knjigu, usklađivanje, obračun poreza i plaćanja zadržite u računovodstvenim alatima namenjenim tim zadacima. Koristite Folderit za organizovanje pratećih dokaza i odluka.
Može li se povezati s našom računovodstvenom platformom?
Folderit nudi API i integracije putem platformi za automatizaciju, uključujući Zapier i Make. Funkcionalna veza zavisi od podržanih okidača i radnji u oba sistema, mapiranja podataka i vaše konfiguracije. Pregledajte mogućnosti integracije i testirajte planiranu predaju podataka pre oslanjanja na nju. Folderitova Zapier integracija trenutno je u javnoj beta verziji.
Koji plan uključuje računovodstvene tokove rada?
Medium uključuje jednostavne tokove odobravanja i potvrđivanja čitanja, prilagođene metapodatke, numerisanje i automatizaciju čuvanja. Tailor dodaje dizajner tokova rada, e-obrasce, Folderit eSign, detaljne dozvole, SSO i API pristup. Planovi imaju definisan broj korisnika i prostor za skladištenje, pa proverite aktuelne cene prema potrebama osoblja, pristupa klijenata i tokova rada.
Mogu li klijenti slati dokumente bez Folderit računa?
Deljenje foldera imenovanim korisnicima zahteva registrovanog korisnika. Imejl u folder omogućava slanje datoteka na aktiviranu prijemnu adresu bez prijave. Javni link za deljenje drugačiji je mehanizam: svako s njegovim URL-om može pristupiti zajedničkom sadržaju. Koristite imenovane korisnike kada pristup mora zavisiti od identiteta.
Mogu li odvojene kompanije imati vlastite prostore?
Poslovni podračuni imaju vlastite odeljke, članove tima, administratore i grupe. Pretraga se izvršava zasebno unutar svakog podračuna. Odlučite odgovaraju li vašim administrativnim granicama bolje folderi klijenata u jednom računu ili odvojeni podračuni.
Može li se Folderit hostovati na našoj infrastrukturi?
Uz uslugu u oblaku, postavljanje na vlastitoj infrastrukturi je dostupan. Razgovarajte s Folderitom o hostingu, operativnim odgovornostima i eventualnim zahtevima namenskog okruženja pre odabira postavljanja.
Isprobajte jedan angažman klijenta u Folderitu
Donesite primer foldera klijenta i jedan proces pregleda. Pokazaćemo kako prikupiti dokumente, dodeliti pristup, zabeležiti odluke i ponovo pronaći dokaze.