Dokumentu pārvaldības programmatūra grāmatvežiem
Glabājiet klientu failus, rēķinu apstiprinājumus un gada pārskata sagatavošanas darba dokumentus vienā sakārtotā dokumentu sistēmā.
Folderit nodrošina grāmatvežiem vietu, kur apkopot, atrast, pārskatīt un glabāt darbam nepieciešamos dokumentus. Pārvaldiet katra klienta piekļuvi, turiet labojumus vienuviet un reģistrējiet apstiprināšanas lēmumus kopā ar failiem.
Izmantojiet to nodokļu dokumentiem, čekiem, darba samaksas ierakstiem, sadarbības līgumiem un revīzijas pierādījumiem, pielāgojot darba plūsmas un strukturētos ierakstus sava biroja vajadzībām.
Nodrošiniet katram klientam skaidri noteiktu vietu dokumentu iesniegšanai
Izveidojiet vienotu struktūru pēc klienta, finanšu gada un sadarbības uzdevuma. Turiet saņemtos dokumentus atsevišķi no iekšējiem darba dokumentiem un gala materiāliem, pēc tam piešķiriet katram saņēmējam piekļuvi vajadzīgajai sadaļai.
Apkopojiet failus klientu mapēs
Kopīgojiet iesniegšanas mapi ar tiesībām tikai augšupielādēt. Klienti var iesniegt dokumentus, neredzot citu lietotāju pievienoto saturu. Tas ļauj izveidot vienkāršu dokumentu iesniegšanas vietu čekiem, pārskatiem un nodokļu aprēķinu pamatojuma dokumentiem.
Nosūtāmajiem dokumentiem izmantojiet Skatītāja piekļuvi, ja klientiem atļauta lejupielāde vai drukāšana, vai Priekšskatītāja piekļuvi, lai nodrošinātu atbalstītos priekšskatījumus bez lejupielādes vadīklām. Rediģēšanas tiesības atstājiet par darbu atbildīgajām personām.
Saņemiet failus pa e-pastu
Aktivizējiet mapei paredzētu e-pasta adresi ienākošajiem pielikumiem no klientiem, skeneriem vai citām sistēmām. Sūtītājam saņēmēja adrese jāievieto laukā Kam vai Kopija, nevis Diskrētā kopija. Ikviens, kurš zina šo adresi, var uz to iesniegt failus, tāpēc kopīgojiet to ar paredzētajiem sūtītājiem.
Turklāt Folderit Outlook pievienojumprogramma ļauj jūsu komandai saglabāt atlasītos e-pastus un pielikumus atbilstošajā mapē.
Apkopojiet informāciju kopā ar failu
Izmantojiet e-veidlapas Tailor plānā izdevumu atlīdzināšanas pieprasījumiem, piegādātāju pieprasījumiem vai klientu informācijas ierakstiem. Iekļaujiet laukus pārskata periodam, atbildīgajam grāmatvedim un pamatojošajiem pielikumiem. Obligātie lauki palīdz iesniegt jūsu procesam nepieciešamo informāciju.
Veidlapa izveido meklējamu ierakstu. Konfigurējiet, kurš to var iesniegt, skatīt un rediģēt, un vajadzības gadījumā savienojiet to ar apstiprināšanas darba plūsmu.
Klienta mapju struktūras piemērs: Klients → 2026 → Ienākošie dokumenti / Darba dokumenti / Apstiprinātie gala materiāli. Kopīgojiet mapi Ienākošie dokumenti ar klientu, piešķirot tikai augšupielādes tiesības, Darba dokumenti — ar norīkoto komandu, bet Apstiprinātie gala materiāli — ar klientu, piešķirot Viewer tiesības. Pirms izmantot šo struktūru konfidenciāliem ierakstiem, pārbaudiet mantotās piekļuves tiesības.
Virziet rēķinus no saņemšanas līdz reģistrētam lēmumam
Folderit apstiprināšanas darba plūsmas var darboties paralēli, secīgi vai pielāgotos posmos. Pārskatītāji var apstiprināt, noraidīt vai lūgt precizējumu, un lēmumi un komentāri tiek glabāti darba plūsmas ierakstā.
- Iegūstiet rēķinu un ar to saistīto informācijuAugšupielādējiet vai nosūtiet failu pa e-pastu uz saņemšanas mapi. Pievienojiet piegādātāju, rēķina numuru, klientu vai juridisko personu, pārskata periodu un atbildīgo pārskatītāju kā metadatus vai apkopojiet tos rēķina e-veidlapā.
- Papildiniet trūkstošo informācijuE-veidlapas ierakstam lauku aizpildīšanas uzdevums var lūgt grāmatvedim pirms apstiprināšanas pievienot pirkuma pasūtījuma atsauci vai izmaksu centru. Tas atjaunina veidlapas laukus, nevis rediģē parasta PDF faila metadatus.
- Novirziet lēmumu pieņemšanaiNosūtiet aizpildīto ierakstu pilnvarotajam apstiprinātājam. Tailor plānā konfigurējiet nosacījumus un atsevišķus veiksmīgas izpildes, neveiksmes un noildzes zarus darba plūsmu veidotājā. Pārbaudiet katru maršrutu ar raksturīgiem iesniegumiem.
- Nododiet apstiprināto darbu nākamajam procesamKonfigurējiet sekmīgi pabeigtu darba plūsmu tā, lai dokuments tiktu pārvietots uz apstiprināto vai apstrādei gatavo dokumentu mapi. Grāmatvedības ieraksts un maksājums joprojām ir darbības jūsu grāmatvedības sistēmā, ja vien neesat konfigurējuši un pārbaudījuši integrāciju.
Šis ir iestatījumu piemērs, nevis iepriekš konfigurēts kreditoru rēķinu apstrādes pakalpojums. Nosakiet apstiprināšanas pilnvaras, obligātos laukus un izņēmumu apstrādi atbilstoši sava biroja procedūrām.
Apstipriniet un parakstiet sadarbības dokumentus
Nosūtiet sadarbības līgumus vai citus dokumentus apstiprināšanai un pēc tam elektroniskai parakstīšanai. Folderit eSign ir iekļauts Tailor plānā; cita iespēja ir DocuSign integrācija ar tās pakalpojuma prasībām.
Ģenerējiet atkārtoti izmantojamus klientu dokumentus
Izmantojiet dokumentu ģenerēšanu, lai aizpildītu ODT veidni ar e-veidlapas ieraksta vērtībām un izveidotu PDF vai DOCX failu. Sagatavojiet sadarbības līgumus, apliecinājumus vai titullapas ar vienotu noformējumu un pirms izsniegšanas pārskatiet ģenerēto rezultātu.
Atrodiet pierādījumus un skaidri norādiet darba versiju
Meklējiet ne tikai pēc faila nosaukuma
Padziļinātā meklēšana var atrast tekstu atbalstītajos dokumentos un skenējumos, tostarp PDF, DOCX, PNG un JPG failos. Meklējiet piegādātāja nosaukumu vai atsauci un pēc tam sašauriniet rezultātus pēc mapes, datuma vai metadatiem.
OCR precizitāte ir atkarīga no skenējuma kvalitātes un atlasītās valodas. XLSX saturs nav iekļauts OCR satura meklēšanā, tāpēc izklājlapām izmantojiet saprotamus failu nosaukumus un metadatus.
Saglabājiet labojumus kopā ar to vēsturi
Augšupielādējiet labojumu kā jaunu versiju esošajam failam. Iepriekšējās versijas paliek pieejamas uzziņai. Uzdevumu indikatori parāda, uz kuru versiju attiecas apstiprinājums; agrākas versijas apstiprināšana neapstiprina vēlāk augšupielādētu versiju.
Izmantojiet Microsoft 365 integrāciju, lai veidotu un rediģētu atbalstītos Word, Excel un PowerPoint dokumentus; saglabātās izmaiņas tiek reģistrētas versiju vēsturē.
| Lauks | Piemērs |
|---|---|
| Klients / juridiskā persona | Example Trading Ltd |
| Pārskata periods | 2026. gada 4. ceturksnis |
| Dokumenta veids | Piegādātāja rēķins, bankas konta izraksts, nodokļu aprēķinu darba dokuments |
| Atsauce | Piegādātāja rēķins INV-1048 |
| Atbildīgais grāmatvedis | Sadarbības uzdevumam norīkotais komandas dalībnieks |
Lietojiet mapju metadatu veidnes, lai reģistrs būtu vienots, un attēlojiet noderīgos laukus saraksta kolonnās. Automātiskā dokumentu numerācija var nodrošināt iekšēju atsauces numuru; piegādātāja sākotnējo rēķina numuru glabājiet atsevišķā laukā.
Gada noslēguma darbiem: glabājiet pamatojošos pierādījumus, pārskatu projektus un gala materiālus noteiktās vietās. Norīkojiet pārskatītājus, pārbaudiet apstiprināšanai iesniegto versiju un izmantojiet atgādinājumus nākamajai nepieciešamajai darbībai. Metadati apraksta ierakstu; tie paši neveic darījumu iegrāmatošanu un neaprēķina atlikumus.
Pārvaldiet klientu piekļuvi un sagatavojiet ierakstus pārbaudei
Nosakiet piekļuves un pierakstīšanās noteikumus
Kopīgojiet noteiktas mapes ar norīkotiem darbiniekiem un klientu lietotājiem. Folderit nodrošina šifrētus savienojumus un ar 256 bitu šifrēšanu aizsargātu krātuvi. Administratori var pieprasīt divfaktoru autentifikāciju un konfigurēt paroļu noteikumus un IP ierobežojumus, izmantojot drošības politiku.
Tailor papildina iespējas ar detalizētām piekļuves tiesībām un SSO. Izvērtējiet Uzticamības centru atbilstoši sava biroja drošības prasībām.
Nosakiet auditoriem skaidru pārbaudes tvērumu
Kopīgojiet atlasītās pierādījumu mapes ar konkrētiem pārskatītājiem un nosakiet piekļuves derīguma termiņu, ja tas nepieciešams. Administratori var filtrēt auditācijas žurnālu pēc lietotāja, datuma, tvēruma vai darbības un eksportēt to XLSX, ODS vai CSV formātā.
Kopīgošanas atļaujas pārtraukšana neatsauc lejupielādētās kopijas. Beidzot pārbaudi, pārbaudiet arī citus piekļuves ceļus.
Piemērojiet savu glabāšanas grafiku
Medium un Tailor plānā konfigurējiet glabāšanas automatizāciju mapēm vai atsevišķiem failiem. Izvēlieties datumu, ar kuru sākas termiņš, un darbību tā beigās: arhivēt mapē, pārvietot uz atkritni vai neatgriezeniski dzēst.
Nosakiet termiņus atbilstoši savam birojam piemērojamajām prasībām, tostarp izņēmumiem. Viens universāls glabāšanas termiņš nevar aptvert visus klientus, jurisdikcijas un dokumentu veidus.
Paturiet gaidāmos darbus redzeslokā
Iestatiet vienreizējus vai atkārtotus atgādinājumus lietotājiem vai grupām. Darba plūsmu uzdevumi ir redzami saņēmēju informācijas paneļos, savukārt administratīvie pārskati palīdz pārskatīt gaidošos apstiprinājumus, dokumentus ar izpildes termiņu un tuvojošos glabāšanas termiņu beigas.
Pārskatā Due Documents tiek izmantoti dokumenta Due Date metadati. Darba plūsmu izpildes termiņi tiek konfigurēti atsevišķi.
Izvēlieties savam birojam piemērotu risinājumu
Vai Folderit aizstāj mūsu grāmatvedības programmatūru?
Folderit pārvalda dokumentus, strukturētos ierakstus un ar tiem saistītos procesus. Virsgrāmatu, salīdzināšanu, nodokļu aprēķinus un maksājumus turpiniet veikt šiem uzdevumiem paredzētajos grāmatvedības rīkos. Izmantojiet Folderit, lai sakārtotu pamatojošos pierādījumus un lēmumus.
Vai to var savienot ar mūsu grāmatvedības platformu?
Folderit piedāvā API un integrācijas automatizācijas platformās, tostarp Zapier un Make. Darbojošs savienojums ir atkarīgs no abu sistēmu atbalstītajiem trigeriem un darbībām, datu kartējuma un jūsu konfigurācijas. Izpētiet integrācijas iespējas un pirms paļaušanās uz paredzēto datu nodošanu pārbaudiet to. Folderit integrācija Zapier platformā pašlaik ir publiskā beta versijā.
Kurā plānā ir iekļautas grāmatvedības darba plūsmas?
Medium ietver vienkāršas apstiprināšanas un iepazīšanās apliecinājuma darba plūsmas, pielāgotus metadatus, numerāciju un glabāšanas automatizāciju. Tailor pievieno darba plūsmu veidotāju, e-veidlapas, Folderit eSign, detalizētas piekļuves tiesības, SSO un API piekļuvi. Plānos ir noteikts lietotāju skaits un krātuves apjoms, tāpēc pārbaudiet pašreizējās cenas atbilstoši savu darbinieku, klientu piekļuves un darba plūsmu vajadzībām.
Vai klienti var iesniegt dokumentus bez Folderit konta?
Mapju kopīgošanai ar konkrētiem lietotājiem nepieciešams reģistrēts lietotājs. E-pasta nosūtīšana uz mapi ļauj iesniegt failus uz aktivizētu saņemšanas adresi bez pierakstīšanās. Publiska kopīgošanas saite ir atšķirīgs mehānisms: ikviens, kuram ir tās URL, var piekļūt kopīgotajam saturam. Izmantojiet konkrētus lietotājus, ja piekļuvei jābūt atkarīgai no identitātes.
Vai atsevišķiem uzņēmumiem var būt sava darba vide?
Uzņēmumu apakškontiem ir savas sadaļas, komandas dalībnieki, administratori un grupas. Meklēšana katrā apakškontā notiek atsevišķi. Izlemiet, vai klientu mapes vienā kontā vai atsevišķi apakškonti labāk atbilst jūsu administrēšanas robežām.
Vai Folderit var mitināt mūsu pašu infrastruktūrā?
Papildus mākoņpakalpojumam ir pieejama arī lokāla uzstādīšana. Pirms izvēlaties izvietošanas veidu, pārrunājiet ar Folderit mitināšanu, ekspluatācijas pienākumus un prasības atsevišķai videi.
Izmēģiniet vienu klienta darba uzdevumu Folderit sistēmā
Sagatavojiet klienta mapes paraugu un vienu pārskatīšanas procesu. Mēs parādīsim, kā apkopot dokumentus, piešķirt piekļuvi, reģistrēt lēmumus un vēlāk atkal atrast pierādījumus.