Săriți la conținutul principal
Cu ce vă putem ajuta?

Formulare legate: creați o înregistrare din date existente

← Toate subiectele

Formularele legate permit începerea unei înregistrări de alt tip cu valori selectate dintr-una existentă. De exemplu, porniți o comandă dintr-o cerere de achiziție, transferând descrierea articolului și cantitatea.

Administratorul configurează cele două șabloane, butonul și câmpurile de copiat. Utilizatorii lansează apoi acțiunea din înregistrarea originală pentru a completa formularul nou.

Configurați un formular legat

Aveți nevoie de acces la Unelte Admin. Creați ambele șabloane și câmpurile înainte de legare. Consultați Crearea unui șablon de formular dacă trebuie pregătite mai întâi.

  1. Accesați Unelte Admin → Șabloane formular.
  2. Deschideți meniul roată dințată din coloana Acțiuni a șablonului original și selectați Adăugați un formular asociat.
  3. Verificați șablonul original selectat sus. Numele și câmpurile apar sub Formular original. Înregistrările acestui formular furnizează valorile.
  4. În Formular asociat, selectați șablonul de destinație, utilizat pentru înregistrarea nouă.
  5. Utilizați Textul butonului pentru o etichetă clară a acțiunii, precum Create Purchase Order.
  6. Pentru fiecare câmp original, alegeți câmpul destinație din dreapta. Păstrați Nu copiați pentru valorile pe care nu doriți să le transferați.
  7. Verificați perechile și selectați Salvați.

De exemplu, asociați Articol sau serviciu din cerere cu Item description din comandă. Câmpurile nu trebuie să aibă aceeași etichetă.

Numerotarea automată este opțională. Puteți crea înregistrări prin legare chiar dacă formularul original nu are schemă de numerotare. Mapările copiază în continuare valorile selectate.

Creați o înregistrare cu un formular legat

  1. Deschideți o înregistrare a șablonului original.
  2. Selectați acțiunea prin eticheta configurată, precum Create Purchase Order.
  3. Verificați valorile transferate și completați câmpurile suplimentare.
  4. Trimiteți formularul de destinație pentru crearea înregistrării.

Creați răspunsuri cu numerotare moștenită

Utilizați formulare legate pentru răspunsuri la corespondența primită. Configurați Scrisoare primită → Scrisoare de răspuns, etichetați butonul, de exemplu Create reply, și mapați câmpuri precum subiectul. Utilizatorii deschid înregistrarea primită, apasă butonul, verifică sau completează răspunsul și îl trimit.

Dacă sursa are Număr document, lăsați gol Număr document al răspunsului pentru numerotare automată. La trimitere, Folderit adaugă un sufix secvențial: IN-2026-001-1 pentru primul răspuns și IN-2026-001-2 pentru următorul. Altă sursă începe propria secvență. Funcționează cu numere sursă introduse manual sau atribuite automat; nu este necesară o setare separată pentru răspunsuri.

Numărul se atribuie la trimiterea răspunsului, deci câmpul poate fi gol în timpul completării. Numărul astfel moștenit are prioritate față de propria schemă automată a formularului destinație.

Folderit leagă automat înregistrarea nouă de sursă sub Elemente asociate, cu linkuri vizibile pe ambele. Nu este necesar un câmp Relație separat în șablonul răspunsului. Răspunsul este creat inițial în folderul sursei. Folosiți apoi Mutați dacă trebuie mutat; numărul și relația se păstrează.

Continuați lanțul de corespondență

Configurați legarea și invers când utilizatorii trebuie să continue schimbul între două tipuri de formular. Un răspuns la IN-2026-001-1 poate primi IN-2026-001-1-1 și este legat automat de sursa imediată.

Selectorul oferă momentan alte șabloane, nu șablonul sursă însuși. Folosiți două tipuri cu legături în ambele sensuri.

Crearea răspunsului nu trimite e-mail. Pașii acoperă crearea, copierea, numerotarea și relațiile trasabile. Pentru a produce PDF sau DOCX, configurați separat generarea documentelor.

Găsiți formularele legate configurate

Selectați Formulare asociate în meniul șablonului pentru legăturile configurate. Butonul Formulare asociate din bara Șabloane de formulare deschide prezentarea generală a legăturilor.

Când să utilizați formulare legate

  • Cerere de achiziție → Comandă: reutilizați detaliile articolelor, cantitatea și costul estimat la pregătirea comenzii.
  • Raport de incident → Acțiune corectivă: transferați referința, descrierea și departamentul pentru o acțiune ulterioară.
  • Caz client → Cerere de urmărire: reutilizați datele clientului și referința cazului când altă echipă gestionează pasul următor.

Exemplele necesită configurarea șabloanelor și câmpurilor corespunzătoare în cont.