Signer électroniquement avec l’eID

eID est une option de signature numérique spécialisée pour les titulaires de titres d’identité électroniques pris en charge délivrés en Estonie, en Lettonie ou en Lituanie. Cela inclut les titulaires d’une pièce d’identité numérique estonienne de résidence électronique. Les signataires peuvent vivre ou voyager à l’étranger : le titre d’identité pris en charge, plutôt que leur emplacement actuel ou leur citoyenneté seule, détermine s’ils peuvent utiliser cette méthode.

Pour les destinataires qui ne disposent pas d’une identité électronique baltique prise en charge, utilisez plutôt Folderit eSign ou un DocuSign workflow connecté. Ce sont les points de départ habituels pour un processus de signature internationale.

Exigences et paramètres de compte

• Un abonnement Folderit Medium ou Tailor.
• Une identité électronique estonienne, lettone ou lituanienne prise en charge avec des informations d’identification de signature valides ; une identification numérique estonienne de résidence électronique est également éligible.
• Tout lecteur de carte d’identité, logiciel, code PIN ou application d’identité mobile prise en charge requis. La fenêtre de signature affiche les méthodes d’identité disponibles.
• Accès à l’adresse email utilisée pour l’invitation à signer.

L’eID est activé par défaut pour les comptes dont le pays du propriétaire est Estonie, Lettonie ou Lituanie. Il est désactivé par défaut pour les autres pays, mais un administrateur peut l’activer. Ce paramètre de compte ne modifie pas les identités électroniques qu’un signataire peut utiliser.

1. Ouvrir Outils d’administration → Flux de travail.
2. Choisissez Méthodes dans la barre d’outils.
3. Sous Méthodes de base, activez eID et cliquez sur Enregistrer.

Conteneurs de signature ASiC-E

La signature eID conserve les documents et leurs signatures numériques ensemble dans un conteneur ASiC-E, généralement un fichier avec l’extension .asice. Un conteneur peut contenir plusieurs documents, vous pouvez donc préparer un dossier complet avant de demander à quiconque de le signer.

Préparer un conteneur avant d’envoyer des requêtes

1. Ouvrez le dossier dans lequel le conteneur doit être stocké.
2. Ouvrez la flèche à côté de Téléverser et sélectionnez l’option pour un nouveau conteneur de signature.
3. Saisissez un nom et créez le conteneur vide.
4. Ouvrez-le et ajoutez les fichiers requis à partir de Folderit.
5. Vérifiez le contenu avant de démarrer un workflow eID.

Vous pouvez également préparer un ASiC non signé à partir d’un fichier existant sans choisir de destinataires. Utilisez l’option de préparation du conteneur dans le flux eID, ajoutez d’autres documents, puis commencez à signer lorsque le package est prêt. La préparation du conteneur et l’envoi des demandes de signature sont des actions distinctes.

Démarrer la signature eID à partir d’un fichier

1. Ouvrez le fichier et choisissez son action de signature eID parmi Flux de travail. S’il n’est pas disponible, demandez à un administrateur de vérifier le paramètre de la méthode eID.
2. Si la boîte de dialogue propose une option fichier ASiC nouveau/séparé, sélectionnez-la lorsque vous souhaitez un conteneur séparé à côté du fichier source. Lorsque vous travaillez sur un ASiC existant, cette option n’est pas affichée.
3. Vérifiez les documents dans le conteneur, ajoutez les destinataires signataires et choisissez l’ordre du flux de travail.
4. Ajoutez des instructions et examinez les paramètres de visibilité et de déplacement après succès. Les nouveaux flux de travail réguliers et de dossiers sont par défaut En série ; choisissez l’ordre requis par votre processus.
5. Démarrez le workflow lorsque le package et les destinataires sont prêts.

Choisir l’ordre de signature

• Simultanément — les destinataires sont invités en même temps.
• En série — les destinataires sont invités les uns après les autres.
• Personnalisé — organisez les destinataires en étapes.

Pour les destinataires et les étapes réutilisables, voir Modèles de workflow. Pour un processus automatisé plus vaste, voir Workflow Designer.

Ce que reçoit le signataire

Les destinataires reçoivent une invitation par e-mail avec un lien vers la tâche de signature. Les utilisateurs enregistrés peuvent également ouvrir les tâches assignées à partir de leur Tableau de bord personnel. Les destinataires externes n’ont pas besoin d’un compte utilisateur Folderit, mais ils ont toujours besoin d’une identité électronique baltique prise en charge.

1. Ouvrez l’invitation et examinez le conteneur et ses documents.
2. Choisissez une méthode d’identité électronique disponible.
3. Suivez les instructions du service d’identité, y compris tout lecteur, application et confirmation du code PIN requis.
4. Complétez la signature et vérifiez le résultat.

Statut, versions et contenus signés

Ouvrez la vue détaillée du conteneur pour inspecter son état de flux de travail, ses destinataires, ses commentaires, ses horodatages et son historique de fichiers. Les conteneurs ASiC utilisent les pages de fichiers communes et prennent en charge les versions de fichiers.

Les contenus signés sont protégés. Complétez le dossier avant de signer ; lorsque les documents doivent être modifiés, préparez un package/une version non signée et recommencez le processus de signature requis. Vérifiez à quelle version appartient chaque tâche de signature et signature.

• Indicateur au crayon jaune — la signature est en cours.
• Indicateur de crayon rouge — la demande a été rejetée ou n’a pas abouti.
• Indicateur de crayon vert — signature terminée avec succès.

Pour connaître l’activité enregistrée, consultez le Journal d’audit. Pour une couverture temporaire du workflow, voir Affectation de substituts de workflow. Un remplaçant doit utiliser sa propre identité de signature prise en charge.

Pour obtenir des informations officielles sur les cartes d’identité numériques estoniennes, y compris les cartes de résidence électronique, consultez le guide des documents numériques d’ID.ee.