Software de geração de documentos
Crie PDF e documentos Word com os dados que a equipa já recolhe.
O Folderit Document Generator transforma um eForm preenchido num documento com um modelo reutilizável. Prepare contratos, cartas, certificados e relatórios com linguagem e identidade visual consistentes e mantenha os ficheiros no mesmo sistema para revisão, assinatura e armazenamento.
O seu modelo + os valores do formulário → um PDF ou documento Word editável. Veja a demonstração abaixo.
Porque gerar documentos na Folderit?
Evite escrever os mesmos dados repetidamenteNomes, moradas, datas e outros valores vêm do registo eForm preenchido. Os marcadores inserem-nos nos locais adequados, reduzindo as cópias manuais que podem deixar o nome ou a data de um cliente anterior num novo ficheiro.
Mantenha a linguagem e o formato consistentesO modelo define o texto, o logótipo, as tabelas e a disposição das páginas. Quem gera o documento fornece os valores através do formulário e seleciona o formato final, sem reconstruir o documento de cada vez.
Utilize um registo para documentos diferentesPode associar vários modelos documentais a um eForm. Por exemplo, prepare um contrato e um resumo de cliente separados e gere ambos a partir do mesmo registo preenchido.
Gira os passos seguintesGuarde o ficheiro gerado na Folderit para aplicar permissões, histórico de versões, auditoria e fluxos de trabalho. O documento pode seguir para revisão ou assinatura sem passar para outro sistema de gestão documental.
Dos dados do formulário ao documento final
- Escolha a informação a recolher. Crie ou selecione um eForm da Folderit com campos como nome do cliente, morada, pessoa de contacto e condições de pagamento. Cada formulário preenchido cria um registo com esses valores.
- Prepare o modelo documental. Crie um ficheiro ODT no LibreOffice Writer ou noutro editor que guarde neste formato. Adicione o texto, a identidade visual e os marcadores copiados exatamente da lista Campos disponíveis do formulário na Folderit.
- Associe o modelo e escolha os formatos. Em Ferramentas de administração → Modelos de formulários, adicione o modelo documental ao eForm relevante. Carregue o ODT, defina o padrão do nome do ficheiro e ative PDF, DOCX ou ambos. Esta configuração exige acesso de administrador.
- Gere e verifique o resultado. Abra um registo preenchido e escolha Gerar PDF ou Gerar DOCX. A Folderit insere os valores no modelo. Utilize as opções disponíveis para guardar o resultado na Folderit, descarregá-lo ou enviá-lo por e-mail a partir do sistema.
Um exemplo simplesImagine um registo de cliente com o nome «Northfield Studio» e condições de pagamento de 30 dias.
Modelo: Este acordo é celebrado com {{ client_name }}. As condições de pagamento são de {{ payment_terms }} dias.
Texto gerado: Este acordo é celebrado com Northfield Studio. As condições de pagamento são de 30 dias.
Valores ilustrativos. Utilize os marcadores exatos disponibilizados para o seu eForm. Também pode utilizar marcadores de campos no nome do ficheiro gerado.
O guia de configuração da geração de documentos explica as definições dos modelos, os marcadores de campos e a resolução de problemas.
O que pode gerar a sua equipa?
Comece com um documento cuja estrutura se mantém e em que mudam nomes, datas ou outros dados. Estes são exemplos que pode configurar:
Contratos com clientesRecolha nome, número de registo, morada, contactos e condições de pagamento do cliente. Gere um acordo com o texto preparado pela equipa e organize a revisão antes da assinatura. Consulte a geração de contratos a partir de formulários de pedido.
Cartas de RH e documentos de integraçãoUtilize nome do colaborador, função, departamento e data de entrada para preparar uma proposta ou documento de integração. Guarde o resultado com permissões adequadas na pasta do colaborador. Explore a automatização de documentos de integração de RH.
Certificados de formaçãoRecolha nome do participante, curso, data de conclusão e referência do certificado. Gere um PDF com a identidade visual e o modelo do certificado. A equipa de formação confirma a conclusão; o modelo produz o documento. Consulte a geração de certificados PDF.
Relatórios de incidentes e pedidos internosTransforme um registo estruturado de evento, local, data, responsável e descrição num relatório consistente. Outro modelo pode apresentar valores selecionados num resumo interno a partir do mesmo registo.
Mantenha o ficheiro gerado no seu processo
Gerar o documento é apenas uma etapa. Uma minuta pode precisar de aprovação e uma carta de RH pode precisar de assinatura. Depois de guardado na Folderit, o ficheiro torna-se um documento gerido e pode entrar em fluxos de revisão e aprovação ou num processo de assinatura eletrónica.
Defina quem pode aceder, preserve o histórico de versões e consulte a atividade no registo de auditoria. Aplique as definições de partilha e conservação adequadas. Estes controlos fazem parte do processo de gestão documental; gerar um ficheiro não o aprova nem assina automaticamente.
Teste o percurso completo com um registo de exemplo. Gere cada formato pretendido, confirme a substituição dos marcadores e verifique quebras de página, tabelas e nomes dos ficheiros. Depois, teste o armazenamento, o e-mail e os fluxos seguintes que pretende utilizar. Consulte os planos disponíveis e os controlos de segurança ao escolher a configuração.
Antes de começar
Podemos gerar PDF e documentos Word?
Sim. Ative PDF, DOCX ou ambos nas definições do modelo. O PDF é útil para distribuição; o DOCX é um documento Word editável. Os utilizadores veem as opções de geração ativadas para esse modelo.
Podemos carregar um documento Word como modelo?
O modelo carregado na Folderit tem de ser um ficheiro ODT. Prepare-o num editor que guarde neste formato e verifique a disposição e os marcadores antes de o carregar. O DOCX é um formato de saída, não o formato do modelo utilizado nesta configuração.
Submeter o formulário cria o documento automaticamente?
No processo documentado, submeter o eForm cria um registo. Um utilizador abre depois esse registo e escolhe Gerar PDF ou Gerar DOCX. A submissão do formulário e a geração do documento são etapas separadas.
Podemos criar vários tipos de documento a partir de um formulário?
Sim. Associe vários modelos ao eForm e selecione o adequado ao gerar um documento a partir de um registo preenchido. Cada modelo tem a sua disposição, padrão do nome do ficheiro e formatos disponíveis.
E se faltar um campo ou o formato estiver incorreto?
Verifique se o campo de origem tem valor e se o marcador corresponde exatamente à lista Campos disponíveis do formulário na Folderit. Mantenha cada marcador sem interrupções. Para problemas de formatação, simplifique o ODT e verifique ambos os formatos de saída. O guia de configuração inclui uma lista de testes e passos de resolução de problemas.
Comece com um documento que a equipa cria todas as semanas.