Gestão simples e segura de documentos de RH

Software de gestão documental de recursos humanos

Proteja os processos individuais, organize os documentos de integração e registe as confirmações de leitura de políticas num único sistema de gestão documental de RH.

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Processos individuais na Folderit, com identificadores de colaborador, funções, departamentos e datas de entrada.
Veja os processos organizados por função, departamento e data de entrada. Ver captura completa. Os registos personalizados de colaboradores estão disponíveis no Tailor.
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Explore o seu caso de utilização de RH

Conheça a Folderit no contexto do seu processo de RH

Diga-nos como gere os processos individuais, a integração de colaboradores ou as confirmações de leitura de políticas. Podemos apresentar as funcionalidades relevantes e ajudar a escolher um plano adequado.

  • Mantenha os documentos confidenciais dos colaboradores organizados e acessíveis às pessoas certas.
  • Integre os documentos de acolhimento num processo estruturado.
  • Acompanhe as aprovações de políticas e as confirmações de leitura dos colaboradores.

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    Utilizamos estes dados para responder ao seu pedido de demonstração. Não inclua informações confidenciais dos colaboradores. Aviso de privacidade.

    Funcionalidades de gestão documental de RH

    Repositório seguro de documentos dos colaboradores

    Reúna contratos, documentos salariais, avaliações de desempenho, documentos disciplinares e outros documentos dos colaboradores num repositório estruturado. Organize a documentação ao longo de todo o percurso do colaborador, sem depender de pastas dispersas e arquivos em papel.

    Permissões de acesso detalhadas

    Dê aos responsáveis de RH, processamento salarial e chefias os acessos de que precisam. Controle quem pode consultar, editar, descarregar ou aprovar documentos confidenciais. As permissões detalhadas avançadas estão disponíveis no Tailor.

    Pesquisa rápida com metadados e OCR

    Pesquise os processos por nome, departamento, função, data de entrada ou metadados personalizados. O OCR torna pesquisável o conteúdo dos documentos de RH digitalizados, incluindo arquivos antigos em papel.

    Gestão dos documentos de integração

    Organize propostas de contratação, contratos de trabalho, acordos de confidencialidade, termos de entrega de equipamento e listas de integração. Ligue preparação, aprovação, assinatura e armazenamento num processo documental estruturado.

    Fluxos de aprovação e confirmação de leitura

    Envie políticas e documentos de RH às pessoas certas para aprovação ou confirmação de leitura. Acompanhe a conclusão e utilize fluxos mais avançados quando o processo exige várias etapas.

    Regras de conservação e registos de auditoria

    Aplique regras de conservação aos documentos de RH e consulte a atividade no registo de auditoria. Apoie as políticas documentais da organização com maior controlo sobre os acessos e os prazos de conservação.

    Controlo de versões dos documentos de RH

    Mantenha o histórico de versões de documentos dos colaboradores, políticas e modelos de RH. Consulte versões anteriores quando necessário e ajude as equipas a trabalhar com o documento atual.

    Digitalização simples dos RH

    Reúna os documentos em papel e os ficheiros digitais existentes num repositório central. Combine pastas estruturadas, pesquisa e permissões para simplificar o trabalho documental diário dos RH.
    Descobrir todas as funcionalidades
    Processos individuais no Folderit, com número de colaborador, cargo, departamento, data de admissão, fluxos de trabalho e registo de auditoria
    Processos individuais e documentos de RH num só local

    Um sistema seguro para os documentos dos colaboradores

    Um sistema de gestão documental de recursos humanos dá à equipa um local estruturado para processos individuais, formulários de integração, documentos salariais, contratos, avaliações de desempenho e documentação disciplinar.

    Na Folderit, organize os documentos durante a integração, a relação laboral e a saída do colaborador. Defina o acesso de quem precisa de cada ficheiro e separe informação confidencial dos documentos que podem ser partilhados mais amplamente.

    Encontre documentos pelo nome do colaborador, departamento, tipo ou metadados personalizados. O OCR torna pesquisáveis PDF digitalizados e arquivos antigos em papel, preservando a sua utilidade sem pesquisas manuais no arquivo.

    Para criar registos estruturados de colaboradores através de formulários, como no exemplo do cabeçalho, escolha o Tailor com eForms e registos personalizados. Compare planos e funcionalidades incluídas.

    Fluxo automático de confirmação de leitura de políticas de RH no Folderit, configurado como ativo e paralelo e atribuído ao grupo de colaboradores.
    Integração, políticas e fluxos de RH

    Processos estruturados de integração e políticas

    Reúna propostas, contratos de trabalho, acordos de confidencialidade, termos de entrega de equipamento e listas de integração num processo documental consistente. Acompanhe cada etapa, da preparação e revisão à assinatura e ao armazenamento final.

    Encaminhe os documentos às pessoas certas para aprovação ou confirmação de leitura. Quando as políticas mudarem, recolha as confirmações dos colaboradores e registe a conclusão, em vez de procurar respostas em várias conversas de e-mail.

    Normalize a designação, partilha, aprovação e arquivo dos documentos e conserve os documentos assinados ou confirmados no processo individual adequado. Utilize fluxos simples no Medium ou configure processos avançados no editor de fluxos de trabalho do Tailor.

    Peça uma demonstração do seu processo de integração ou de políticas.

    Detalhes de um processo individual no Folderit, com dados do colaborador, lembretes, conservação, fluxos de trabalho e registo de auditoria

    Conformidade, conservação, auditoria e pesquisa rápida de RH

    Os processos individuais podem conter dados pessoais, documentos salariais e de benefícios, contratos, informações médicas e documentos disciplinares. A Folderit ajuda os RH a gerir estes documentos confidenciais num repositório controlado, com gestão de acessos, encriptação, histórico de versões e registos de auditoria.

    Consulte a atividade para saber quem visualizou, alterou, aprovou ou assinou um ficheiro. Utilize regras de conservação para apoiar as políticas internas, com prazos diferentes conforme as categorias documentais. A conservação automatizada está disponível no Medium e no Tailor.

    Pesquise por nome, função, departamento, data ou tipo de documento. Os metadados mantêm a estrutura da informação e o OCR ajuda a recuperar conteúdo de documentos digitalizados e arquivos antigos.

    Estes controlos apoiam os processos de conformidade dos RH. A organização continua responsável por definir as permissões, os prazos e os procedimentos adequados aos seus requisitos.

    Encontre a opção adequada

    Escolha o plano para o seu processo documental de RH

    Medium inclui fluxos de aprovação e confirmação de leitura, conservação automatizada e metadados personalizados.

    Tailor acrescenta eForms e registos personalizados de colaboradores, desenho avançado de fluxos, permissões detalhadas e SSO.

    Cada plano inclui os utilizadores e o armazenamento indicados na página de preços. Ver planos e preços, ou diga-nos de que precisa a sua equipa de RH.

    O que dizem os nossos clientes

    • "Utilizamos a Folderit há cinco anos, com total satisfação, para guardar documentos relacionados com o nosso sistema de gestão da qualidade (SGQ). A Folderit é incrivelmente fácil de utilizar, segura e acessível, e permite-nos aceder aos documentos em qualquer lugar e a qualquer momento."
      Sjoerd K. / Diretor-geral
      MedCat / Países Baixos
    • "Fantástico — é um serviço excelente e, até agora, estamos MUITO satisfeitos. E, claro, também com a excelente atitude da equipa de apoio!"
      MIKE L.
      Austrália
    • "A Folderit DMS transformou o trabalho da nossa equipa de contas a pagar. Começámos a utilizá-la para organizar faturas e recibos, e tornou tudo muito mais fácil. Os campos de metadados são muito práticos: podemos identificar tudo com os nomes dos fornecedores, datas e montantes, o que facilita imenso encontrar a informação mais tarde."
      Paul K. / Diretor de operações
      Crabtree’s Carpet & Flooring / EUA
    • “Comecei a utilizar a versão de avaliação há poucos dias e tenho de dizer que este é um dos melhores softwares que já utilizei. Intuitivo, inteligente e cheio de capacidades que vamos descobrindo. Tudo está no sítio certo, e até a faturação e os planos são transparentes.”
      PHIL B.
      Reino Unido
    • "Gostaria de partilhar que fico sempre satisfeita com o vosso apoio ao cliente. Sempre que tenho dúvidas, respondem rapidamente, esclarecem as minhas questões e prestam uma excelente ajuda."
      LAURA S.
      Austrália
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    Perguntas frequentes

    É um sistema digital seguro para armazenar, organizar, pesquisar e gerir documentos relacionados com colaboradores. Ajuda os RH a reunir processos individuais, documentos de integração, políticas, contratos, documentos salariais, avaliações de desempenho e outra documentação confidencial num repositório estruturado.

    Pode gerir processos individuais, documentos de integração, propostas de contratação, contratos, confirmações de leitura, documentos salariais e de benefícios, avaliações de desempenho, documentos disciplinares, formação e outros ficheiros confidenciais. Organize-os com pastas, metadados, pesquisa, fluxos de trabalho e regras de conservação.

    Sim. Os RH podem encaminhar documentos por fluxos de aprovação, revisão, assinatura e confirmação de leitura. Isto é útil em processos de integração, políticas internas, confirmações dos colaboradores e outros procedimentos recorrentes em que são importantes os prazos, as responsabilidades e a prova de conclusão.

    A Folderit ajuda a proteger os documentos sensíveis com encriptação, permissões detalhadas, registos de auditoria e partilha controlada. Defina quem pode visualizar, editar, descarregar, aprovar ou confirmar a leitura de documentos específicos, sobretudo quando envolvem informação confidencial e salarial.

    Sim. Ajuda a aplicar regras de conservação, manter históricos de versões e registos de auditoria dos documentos dos colaboradores. Isto facilita uma gestão estruturada, a aplicação das políticas internas e a preparação de auditorias, verificações de conformidade ou investigações internas.

    Sim. A Folderit combina organização por metadados e pesquisa OCR para encontrar documentos por nome, departamento, data, tipo ou outros elementos. É especialmente útil quando documentos antigos foram digitalizados de papel para PDF ou imagens.

    Sim. Permite gerir propostas, contratos de trabalho, acordos de confidencialidade, confirmações de leitura, termos de entrega de equipamento e listas de integração. Os RH podem organizar todo o processo documental, da preparação e aprovação à assinatura e ao arquivo.

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    Explore documentos de colaboradores, integração e confirmações de leitura com uma avaliação gratuita de 14 dias. Prefere uma apresentação guiada? Marque uma demonstração de RH.
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