Software de automatização de fluxos documentais

Obtenha aprovações formais e auditáveis de pessoas ou grupos definidos, sem procurar respostas por e-mail.

Configure fluxos para faturas, contratos, encomendas, políticas, documentos de RH ou outros ficheiros que exigem uma decisão formal antes de avançar. Os responsáveis veem o documento, uma nota personalizada, ficheiros de apoio e a lista de participantes. Podem aprovar, rejeitar ou delegar e adicionar um comentário ou anexo para explicar a decisão.

Se o documento for rejeitado, carregue uma versão revista e envie-a para nova aprovação. O controlo de versões da Folderit mantém o histórico do ficheiro entre as várias rondas. Cada decisão tem data e hora e fica no registo de auditoria. Os documentos aprovados ou rejeitados podem ser exportados em PDF com um resumo completo do fluxo, sem alterar o ficheiro original.

Nem todos os documentos precisam de uma decisão formal. Por vezes, precisam apenas de ser vistos pelas pessoas certas.

Encaminhe os documentos para um ou mais revisores antes da aprovação ou assinatura. Utilize estes fluxos para controlo de qualidade, verificações de conformidade, revisão editorial ou processos internos em que os comentários são importantes, mas não é necessária aprovação formal.

Tal como os restantes fluxos da Folderit, as revisões permitem etapas paralelas, sequenciais ou personalizadas. Envie a todos simultaneamente ou defina uma ordem específica. Cada ação fica registada com data, hora e identidade do revisor, criando um registo de auditoria sem registos manuais adicionais.

Precisa de uma confirmação de leitura e compreensão, e não apenas da entrega?

Estes fluxos criam um registo estruturado e auditável de quem declarou ter recebido, lido e compreendido o documento. A confirmação é prestada pelo participante; não é uma medição objetiva da compreensão. É útil quando o envio passivo de documentos não é suficiente.

Utilize-os para políticas de RH, procedimentos de saúde e segurança, materiais de formação, procedimentos operacionais e avisos regulamentares, sempre que precisa de registar que colaboradores ou terceiros foram informados. Cada confirmação fica associada à data, hora e identidade. Pode descarregar um resumo PDF sem alterar o original, para apoiar auditorias, revisões ISO ou verificações do RGPD. Utilize também grupos de utilizadores para enviar pedidos a equipas completas de uma só vez.

A Folderit eSign disponibiliza assinaturas eletrónicas ilimitadas incluídas no Tailor, sem serviço externo nem custo adicional por assinatura nativa.

Utilize eSign para contratos, acordos de confidencialidade, acordos com fornecedores, aceitações de clientes e documentos de integração, conforme o método de assinatura exigido. Os intervenientes externos não precisam de conta Folderit: recebem uma ligação segura por e-mail e assinam no navegador. É uma solução prática para equipas internas e contrapartes externas.

Já utiliza DocuSign? A Folderit também permite essa integração no Medium e no Tailor, com a sua subscrição DocuSign. Pode escolher entre métodos de assinatura. Para requisitos específicos de assinatura eletrónica qualificada, a Folderit também suporta eID (XAdES/ASIC-E) com cartões de identificação eletrónica emitidos por entidades públicas, conforme o país e o método compatíveis.