Software de gestão documental para a saúde
Gira documentos de saúde, formulários personalizados e revisões num espaço controlado.
Dê à equipa um local claro para encontrar correspondência de pacientes, relatórios externos, políticas e registos operacionais. A Folderit reúne ficheiros pesquisáveis, dados estruturados, versões e decisões de aprovação, com acessos adequados a quem realiza o trabalho.
Pesquise ficheiros e campos de formulários e refine os resultados pelos elementos utilizados pela equipa.
Crie eForms com campos obrigatórios e anexos de apoio.
Atribua revisões, acompanhe respostas e envie lembretes aos responsáveis.
Substitua formulários dispersos por registos pesquisáveis
Um anexo conta apenas parte da história. Quem acompanha o assunto? Quando será a próxima verificação? Os eForms da Folderit permitem recolher estes dados em registos estruturados, com campos obrigatórios, datas, utilizadores selecionados e anexos. Os registos ficam em pastas e podem ser pesquisados, revistos e protegidos por permissões.
Registos de incidentes e acompanhamento
Configure data, local, categoria, descrição factual e responsável pela revisão. Mantenha os comprovativos no registo e utilize uma tarefa de acompanhamento para pedir detalhes da investigação ou da ação corretiva.
Registos de manutenção de equipamentos
Registe referência do ativo, data de manutenção, prestador, próximo prazo e relatório. Apresente estes campos como colunas para consultar o registo sem abrir cada item.
Credenciais e renovações
Guarde credenciais profissionais, certificados de fornecedores ou outros comprovativos, com validade e responsável. Configure lembretes baseados em datas dos formulários, por exemplo, 30 dias antes da validade, com condições e destinatários adequados ao processo.
No Tailor, crie modelos segundo os procedimentos da organização. Escolha os dados realmente necessários e o acesso adequado de cada equipa.
Transforme uma submissão numa próxima etapa clara
Utilize o editor de fluxos de trabalho para ligar acionadores, condições e tarefas. Por exemplo, configure este acompanhamento interno de incidentes:
- Recolha o relatórioUm colaborador submete o eForm na pasta acordada, com os factos obrigatórios e os ficheiros de apoio.
- Peça ao revisor para completar o acompanhamentoUma tarefa de preenchimento de campos pede ao revisor selecionado que atualize os campos atribuídos nesse registo. Configure o que pode editar e a informação de apoio que pode ver.
- Reveja o resultadoEnvie o registo completo para aprovação. Ligue sucesso, rejeição e expiração às ações seguintes, dando um responsável definido ao trabalho em atraso ou rejeitado.
Este é um exemplo a configurar e testar com a equipa. Defina explicitamente destinatários, condições e regras de conclusão.
Mantenha as políticas atuais e com leitura confirmada
Reveja e aprove procedimentos e envie a versão relevante para confirmação de leitura dos colaboradores. Acompanhe respostas e pendências. A confirmação regista uma resposta; a formação e a avaliação de competências continuam a integrar os processos da organização.
Explore a gestão de políticas na Folderit.
Reutilize dados dos registos em documentos
Gere uma folha de rosto, confirmação de manutenção ou relatório interno a partir de um eForm, com um modelo ODT e geração de documentos PDF ou DOCX. Reveja o resultado antes de o disponibilizar.
Os formulários ligados também podem transportar valores selecionados para um novo registo de outro tipo, reduzindo a introdução repetida de dados entre processos.
Organize os documentos segundo a forma de pesquisa da equipa
Utilize referências e campos relevantes
Organize por departamento, categoria ou referência de caso e acrescente metadados como data, equipa responsável e revisão. Trate os documentos dos pacientes segundo as regras de acesso e tratamento acordadas para a implementação.
Um registo de relatórios externos pode apresentar referência do caso, tipo, data de receção e revisor. Mantenha credenciais profissionais e políticas operacionais em âmbitos de acesso próprios.
Pesquise conteúdos e mantenha as revisões juntas
A pesquisa de conteúdo com OCR ajuda a encontrar texto em documentos e digitalizações suportados. Combine metadados e filtros de pastas. A qualidade, o idioma e o formato afetam os resultados.
Utilize Carregar nova versão para rever um ficheiro existente. As versões anteriores ficam no histórico, facilitando a consulta das alterações e da versão revista.
Integre acesso, responsabilidade e conservação no trabalho diário
Dê a cada pessoa o acesso necessário
Partilhe ficheiros ou pastas selecionados com utilizadores e grupos identificados. Os níveis de permissão distinguem carregamento, pré-visualização, consulta e edição; o Tailor acrescenta permissões detalhadas. Verifique os acessos herdados ao separar departamentos ou documentos confidenciais.
Controle o início de sessão e analise a atividade
A Folderit disponibiliza ligações encriptadas e armazenamento encriptado de 256 bits. Os administradores podem configurar autenticação de dois fatores, palavras-passe e restrições de IP. Os registos de auditoria acompanham carregamentos, pré-visualizações, transferências e alterações de acesso para análise autorizada.
Aplique os prazos de conservação adequados
No Medium e no Tailor, configure a conservação automatizada com data inicial e ação de arquivo ou eliminação. Defina os prazos por tipo e requisito. Inclua exceções, versões, registos de auditoria e conservação das cópias de segurança na avaliação.
Reveja os comprovativos antes da implementação
O Centro de confiança da Folderit apresenta certificações ISO/IEC 27001:2022 e Cyber Essentials, controlos e documentação de tratamento. Confirme alojamento, recuperação, contratos e eventuais requisitos de BAA.
Pretende armazenar informação de saúde protegida? Acorde as medidas e os contratos aplicáveis antes de utilizar o serviço. A Folderit disponibiliza medidas HIPAA e análise de requisitos de BAA; a configuração e os procedimentos também são importantes. As orientações do HHS sobre HIPAA e computação na nuvem explicam o papel do BAA e da avaliação de risco da própria organização de saúde.
Planeie a configuração para a sua equipa de saúde
Como funciona a Folderit em conjunto com um EHR ou EMR?
Utilize a Folderit para documentos, registos operacionais estruturados e revisões. O EHR ou EMR continua a assegurar as suas funções clínicas, como o processo clínico e a prescrição. Defina que dados pertencem a cada sistema e como serão encontrados. A ligação a EHR e os processos de imagem especializados exigem integração e âmbito verificados separadamente.
Que plano inclui formulários e automatização de fluxos?
O Tailor inclui eForms, editor de fluxos, permissões detalhadas, SSO e API. O Medium inclui fluxos simples de aprovação e confirmação de leitura, metadados, numeração e conservação automatizada. Todos os planos têm limites de utilizadores e armazenamento. Compare os planos atuais com a dimensão da equipa, volumes e requisitos dos processos.
Podemos alojar a Folderit na nossa infraestrutura?
Sim. Além do serviço na nuvem, existe implementação local. Confirme infraestrutura, cópias, manutenção, apoio e responsabilidades de recuperação ao escolher.
Pode ligar-se aos nossos sistemas de saúde?
A Folderit disponibiliza API e opções de integração. A ligação depende das capacidades dos dois sistemas, do mapeamento e da implementação. Apresente o sistema específico e a passagem de dados pretendida, consulte as integrações disponíveis e verifique o resultado antes de depender da ligação.
Veja o processo documental da clínica na Folderit
Traga um processo: registo de equipamentos, revisão de políticas ou acompanhamento de incidentes. Analisaremos o registo, permissões, tarefas e lembretes. Utilize exemplos fictícios ou sem identificação pessoal na demonstração.