Gestão de contratos mais simples
Software de gestão de contratos fácil de utilizar
Funcionalidades de gestão de contratos
Repositório seguro de contratos — nuvem, instância dedicada ou instalação local
OCR avançado para contratos digitalizados
Pesquisa rápida de contratos e cláusulas
Geração, redação e assinatura eletrónica de contratos
Uma fonte central de informação para cada contrato
Revisão e aprovação de contratos em mobilidade
Permissões detalhadas e auditoria dos contratos
Conservação automatizada e controlo das renovações
Um único repositório seguro
O software de gestão de contratos da Folderit centraliza os acordos num repositório seguro e liga-se ao Microsoft 365 / Office 365. Gere minutas com o Folderit Document Generator e edite-as nas ferramentas Office conhecidas, enquanto a Folderit gere versões, aprovações e assinaturas eletrónicas através da Folderit eSign ou do DocuSign, com validade jurídica segundo os requisitos aplicáveis. A plataforma apoia o ciclo contratual, da receção e geração à negociação, assinatura, armazenamento e renovação, com fluxos configuráveis, metadados e registos de auditoria. É uma opção para organizações que procuram processos controlados sem uma implementação CLM pesada e complexa. Com o Folderit Document Generator, as equipas transformam dados estruturados de eForms ou pedidos de contrato em minutas PDF e DOCX consistentes, utilizando modelos reutilizáveis. Isto é útil para acordos de confidencialidade, SOW, contratos de trabalho, fornecimento e prestação de serviços e outros documentos recorrentes que devem seguir linguagem e identidade aprovadas.
Um processo típico de criação de contratos na Folderit inclui:
- Atribuir a responsabilidade pelo contrato a um responsável de projeto ou equipa
- Recolher requisitos e condições comerciais e jurídicas de todas as partes
- Efetuar a diligência prévia e anexar a documentação de apoio
- Gerar ou redigir o contrato a partir de um modelo aprovado, definindo termos, cláusulas e obrigações
- Encaminhar a minuta para revisão e aprovações internas através de fluxos de trabalho
- Integrar os comentários e acompanhar alterações com histórico de versões completo
- Enviar para assinatura eletrónica através da Folderit eSign ou do DocuSign
- Arquivar o contrato assinado com metadados, permissões, regras de conservação e alertas para renovações ou datas de validade
Painel de gestão de contratos
O painel ajuda a acompanhar os prazos de cada acordo. Defina datas-limite para revisões, aprovações e renovações e configure a repetição dos lembretes para acompanhar os marcos importantes. As notificações avisam quando um contrato é atualizado, uma etapa do fluxo termina ou um prazo se aproxima, dando visibilidade do estado de cada acordo. Enriqueça contratos e minutas com metadados como contraparte, tipo, valor, responsável, jurisdição e data de renovação. Adicione campos de metadados personalizados de acordo com a estrutura interna e as necessidades de relatórios. Em conjunto com a pesquisa OCR, isto facilita a localização de contratos por vários elementos, mesmo dentro de PDF digitalizados ou documentos de imagem. A pesquisa beneficia também da associação de documentos. Ligue itens relacionados, por exemplo, um acordo-quadro aos respetivos acordos de confidencialidade, SOW e faturas, para recuperar o contexto completo. Antes de renovar, renegociar ou terminar um acordo, a equipa tem a documentação de apoio acessível no mesmo ambiente.
O que dizem os nossos clientes
A Folderit simplifica a criação de contratos
Um contrato finalizado passa por várias revisões, desde pequenas alterações até mudanças profundas. A Folderit permite guardar versões ao longo da evolução do documento. As versões mantêm metadados associados ao documento, conforme necessário. Se as condições mudarem frequentemente, dispõe das versões anteriores no sistema de gestão de contratos.
Gere contratos com modelos reutilizáveis
Folderit Document Generator ajuda as equipas a criar minutas consistentes a partir de dados estruturados dos eForms ou pedidos e de modelos reutilizáveis. Em vez de copiar dados para ficheiros antigos, prepare um modelo aprovado e utilize-o para gerar acordos de confidencialidade, contratos de fornecimento, de trabalho, SOW, acordos com clientes e outros documentos recorrentes.
Os contratos gerados podem ser guardados diretamente na Folderit, descarregados em PDF ou DOCX ou enviados por e-mail pelo sistema. Depois de armazenados, mantêm-se no mesmo ambiente controlado para metadados, versões, aprovações, assinatura eletrónica, auditoria, conservação e armazenamento seguro a longo prazo.
Uma das maiores dificuldades na criação de contratos é obter o acordo de todos quanto aos termos e condições. Cada interveniente pode ter alterações e comentários, tornando difícil manter todos alinhados durante várias edições simultâneas. A Folderit acompanha este processo e permite recolher aprovações em paralelo ou segundo uma hierarquia, simplificando a criação e a aprovação final. Qualquer participante pode devolver o documento com comentários dentro da Folderit. Também pode configurar automaticamente fluxos de aprovação e fluxos nativos de assinatura eletrónica, juntamente com a integração do DocuSign, para simplificar ainda mais as aprovações e assinaturas. A Folderit inclui também um registo de auditoria que identifica o utilizador que acedeu a cada ficheiro e o momento do acesso. Este histórico pode apoiar a conformidade e a verificação dos acessos. Um registo de acesso, por si só, não prova que a pessoa leu e compreendeu o conteúdo.
Gestão segura de acordos
Chegar a um entendimento entre duas ou mais partes implica exposição a algum risco. O desafio no tratamento de informação empresarial sensível é equilibrar segurança e acessibilidade. É preciso proteger os dados contra acessos indevidos e permitir às pessoas certas consultá-los quando necessário. A Folderit combina várias camadas de proteção. O conteúdo é protegido com encriptação de 256 bits, do nível utilizado na banca, que oferece uma proteção criptográfica elevada sem pressupor uma garantia absoluta contra ataques. As transferências são protegidas por ligações SSL encriptadas para reduzir o risco de interceção. As restrições de IP permitem definir as redes autorizadas para início de sessão e bloquear acessos de locais não aprovados, conforme a configuração. Mesmo um dispositivo pessoal protegido pode sofrer danos físicos. A Folderit mantém cópias de segurança em três locais separados para reduzir o impacto de incidentes, com recuperação segundo os procedimentos aplicáveis. Os documentos podem ser consultados em dispositivos com acesso web, desde computadores a smartphones, desde que existam as credenciais, permissões e ligações adequadas.
Perguntas frequentes
Simplifica a criação, aprovação, armazenamento, acompanhamento e renovação dos contratos. A Folderit ajuda a gerir o ciclo contratual de forma segura na nuvem, permitindo identificar onde estão os contratos, quem tem acesso e quando vencem as principais datas ou aprovações.
Sim. A Folderit inclui fluxos de aprovação personalizados e lembretes automáticos para prazos, renovações e datas de validade. Estes controlos ajudam a reduzir esquecimentos e a aplicar os processos internos de forma consistente.
A Folderit combina encriptação do nível utilizado na banca, permissões detalhadas, registos de auditoria e autenticação multifator. Pode controlar os acessos e acompanhar a atividade documental para apoiar os requisitos de segurança e conformidade da organização.
Sim. O controlo de versões, comentários, metadados e partilha controlada permitem colaborar sem perder o acompanhamento das revisões. Os parceiros externos também podem aceder de forma controlada através de ligações com permissões ou limites de validade.
Sim. Integra-se com Microsoft Office e DocuSign e pode ser ligada a ferramentas de automatização. A API permite desenvolver ligações aos sistemas e processos internos para apoiar a aprovação e o armazenamento de contratos na organização.
Sim. Folderit Document Generator permite criar minutas PDF ou DOCX a partir de modelos reutilizáveis e dados estruturados de eForms ou pedidos. As equipas podem normalizar acordos de confidencialidade, SOW, contratos de trabalho, fornecimento e outros documentos recorrentes e depois gerir o ficheiro com metadados, fluxos, assinaturas, auditoria, conservação e armazenamento seguro.
