Solução de assinatura eletrónica
Aprove, assine e gira documentos num só local. A Folderit eSign liga as assinaturas eletrónicas às pessoas, decisões e registos que as acompanham.
Envie documentos a colegas, clientes ou fornecedores e defina quem assina primeiro. Os destinatários externos podem rever e assinar no navegador, sem criar uma conta Folderit.
Assinaturas eSign nativas ilimitadas no plano Tailor. Sem custo adicional por assinatura. Ver planos.
Porque escolhem as equipas a Folderit eSign
Aprovar antes de assinarCombine um fluxo de aprovação interno com a assinatura eletrónica. O responsável de compras pode verificar um acordo de fornecedor antes de o enviar aos signatários autorizados. As decisões mantêm-se ligadas ao documento.
Custos de assinatura previsíveisO Tailor inclui assinaturas eSign nativas ilimitadas, sem um custo adicional por cada assinatura recolhida. É útil quando os acordos e a documentação dos colaboradores fazem parte do trabalho diário. O valor da subscrição depende da configuração do plano escolhido.
Simples para destinatários externosClientes e fornecedores recebem um convite seguro por e-mail. Podem ler e assinar no navegador, sem conta Folderit, conta separada de um fornecedor de assinaturas ou equipamento especial.
Um registo que pode encontrar mais tardeO documento assinado e o histórico do fluxo mantêm-se juntos. Consulte participantes, comentários, datas e horas e configure a movimentação dos ficheiros concluídos para uma pasta escolhida após o sucesso do processo.
Do documento ao registo assinado
- Prepare o pedido. Abra o documento, inicie a Folderit eSign e adicione os destinatários. Inclua uma instrução breve e escolha se podem ver metadados e itens relacionados. A opção de assinatura fica disponível quando a pré-visualização do documento está pronta.
- Escolha a ordem de assinatura. Utilize a assinatura em paralelo para convidar todos ao mesmo tempo, sequencial quando uma pessoa deve assinar antes da seguinte, ou etapas personalizadas para combinar grupos de destinatários numa sequência definida.
- Reveja, assine e acompanhe a evolução. Os destinatários abrem o convite, selecionam a página, colocam a assinatura e escolhem Assinar. Também podem pedir esclarecimentos, comentar ou rejeitar o pedido. Acompanhe a evolução nos detalhes do documento e conserve o ficheiro concluído com o seu histórico.
Os utilizadores registados também encontram os pedidos nas suas tarefas Folderit. Consulte o guia de configuração do eSign para conhecer as definições detalhadas.
Integre as assinaturas no trabalho diário
Configure o processo segundo as responsabilidades da organização. Por exemplo:
Acordos com fornecedoresPeça à equipa de compras que reveja o acordo e convide o fornecedor e o diretor pela ordem necessária. Após a assinatura concluída com sucesso, mova o ficheiro para a pasta de contratos de fornecedores e mantenha os documentos de apoio associados.
Documentos dos colaboradoresOs RH podem preparar o documento e obter a aprovação interna antes da assinatura do colaborador e do representante do empregador. Guarde o ficheiro concluído com permissões adequadas na pasta do colaborador. Explore a gestão documental de RH para conhecer o processo mais abrangente.
Contratos com clientes e aceitação de projetosReutilize um fluxo de assinatura para acordos recorrentes ou documentação de projetos. Dê instruções claras ao cliente sobre o que aceita. Resolva os pedidos de esclarecimento antes da conclusão e mantenha os comentários e o histórico de assinatura junto do documento.
Defina um processo repetível
Os modelos de fluxos guardam destinatários, ordem de assinatura, instruções e definições de visibilidade. Utilize-os quando a equipa deve iniciar cada pedido de forma deliberada. Para ficheiros já prontos para assinar, a automatização da pasta pode iniciar um fluxo de assinatura predefinido sempre que um novo ficheiro é adicionado a uma pasta configurada.
Para um processo mais abrangente, o editor de fluxos de trabalho combina assinaturas com condições, aprovações, confirmações de leitura e movimentação de ficheiros. Um acordo pode passar pela aprovação da direção, seguir para assinatura e mover-se para o arquivo após o sucesso. Configure também o que acontece se uma tarefa falhar ou ultrapassar o prazo. Saiba mais sobre a automatização de fluxos documentais.
Inclua as regras de acesso nesta configuração. Escolha os metadados e itens relacionados que os destinatários podem ver e utilize permissões de documentos e pastas para controlar o acesso no DMS. A Folderit disponibiliza ligações encriptadas, armazenamento encriptado de 256 bits, autenticação de dois fatores e registos de auditoria. Consulte os controlos de segurança e o Centro de confiança para mais informações.
Antes de começar
Que plano inclui assinaturas ilimitadas?
O Tailor inclui assinaturas nativas Folderit eSign ilimitadas, sem custo adicional por assinatura. Consulte os planos atuais para confirmar os utilizadores, o armazenamento e as restantes funcionalidades incluídas.
Os clientes e fornecedores precisam de uma conta?
Não. Os destinatários externos podem abrir o convite seguro por e-mail e assinar no navegador, sem se registarem na Folderit.
Podemos utilizar outro método de assinatura?
A Folderit também disponibiliza a integração com o DocuSign e assinaturas eletrónicas com eID. São métodos distintos, com requisitos próprios. As assinaturas nativas ilimitadas da Folderit eSign não incluem uma subscrição de assinatura de terceiros.
Como escolher o método adequado?
Identifique os documentos, países e requisitos de verificação de identidade ou de assinatura aplicáveis. Analise-os com a equipa jurídica ou de conformidade e confirme o método adequado com a Folderit. A assinatura eSign nativa e a assinatura com eID não devem ser consideradas equivalentes.
Podemos testar o processo primeiro?
Sim. Utilize a avaliação gratuita de 14 dias para testar um documento de exemplo, uma aprovação interna, um signatário externo e a ordem pretendida. Confirme o destino do ficheiro concluído. Para processos com vários departamentos ou requisitos específicos de assinatura, peça uma demonstração.
Experimente o seu próximo fluxo de assinatura na Folderit.