Software de controlo documental ISO

O controlo documental não deve depender de uma folha de cálculo

Uma unidade partilhada pode guardar um procedimento. O difícil é controlar tudo o que o rodeia: quem o pode editar? Quem deve revê-lo? A nova versão foi aprovada? Quem precisa de confirmar a leitura da alteração? Quando será a próxima revisão? E o que aconteceu à versão anterior?

A Folderit mantém estes controlos ligados ao próprio documento. Versões, metadados, permissões, fluxos, lembretes, conservação e histórico de auditoria permanecem associados. Assim, o controlo documental faz parte do trabalho normal, em vez de ser reconstruído antes de uma auditoria.

Um ciclo de vida controlado, da minuta ao arquivo

1. Crie ou atualize o documento
Carregue um documento existente ou crie e edite documentos Microsoft Office através da integração com o Office 365. As novas versões mantêm-se no mesmo documento, em vez de originarem ficheiros chamados «SOP-final-v2-NOVO».

2. Encaminhe-o para o processo adequado de revisão e aprovação
Utilize fluxos sequenciais, paralelos ou personalizados. As etapas podem incluir revisão, aprovação, Folderit eSign, confirmação de leitura e outras tarefas.

3. Disponibilize-o às pessoas certas
Depois de concluído um fluxo, a Folderit pode mover automaticamente o documento para outra pasta controlada, com as suas próprias permissões e fluxos de trabalho.

4. Recolha confirmações de leitura quando necessário
Quando um procedimento, política ou instrução de trabalho mudar, envie-o aos utilizadores ou grupos relevantes para confirmação de leitura. A Folderit regista quem confirmou e quando.

5. Reveja, conserve ou substitua
Utilize prazos, lembretes e regras de conservação para gerir revisões periódicas, datas de validade e conservação dos registos. Quando o documento voltar a mudar, as versões anteriores continuam disponíveis no histórico.

Documentos e registos do SGQ no mesmo sistema

Um sistema de gestão da qualidade não inclui apenas documentos Word e PDF controlados. Também produz registos de incidentes, não conformidades, CAPA, constatações de auditoria, inspeções, equipamentos, avaliações de fornecedores, pedidos de alteração e muitos outros.

Os eForms da Folderit permitem criar registos estruturados em vez de manter folhas de cálculo separadas. Os administradores definem os campos a preencher: texto, datas, números, seleções, utilizadores, relações, tabelas e anexos.

Os dados introduzidos tornam-se metadados pesquisáveis. Pode mostrar campos como colunas, filtrar registos pelos valores e aplicar as mesmas permissões, fluxos, lembretes, definições de conservação e registos de auditoria dos restantes itens da Folderit.

Por exemplo, pode criar um formulário de Não conformidade interna com departamento, data de deteção, gravidade, descrição, responsável, ação corretiva e data prevista de conclusão. O registo submetido pode seguir o fluxo de ações corretivas e ser conservado com os comprovativos de apoio.

O que podem controlar as equipas de qualidade

Histórico de versões ilimitado
Mantenha as versões anteriores ligadas ao documento e visualize-as, descarregue-as ou recupere-as quando necessário.

Aprovação, revisão, confirmação de leitura e assinatura eletrónica
Construa o processo exigido pelo seu SGQ, em vez de adaptar o procedimento a um fluxo rígido. Combine etapas sequenciais e paralelas e aplique fluxos diferentes à mesma versão do ficheiro.

Fluxos automáticos
Inicie um fluxo quando um documento é adicionado a uma pasta e mova-o automaticamente após a conclusão. Isto permite separar minutas, documentos em revisão e documentos aprovados para utilização.

Revisões periódicas e acompanhamento de validade
Utilize datas-limite, lembretes recorrentes e relatórios administrativos para identificar os documentos que precisam de atenção, sem manter uma folha de cálculo separada.

Numeração documental controlada
Crie esquemas de numeração com metadados para que procedimentos e outros documentos controlados sigam consistentemente as regras de designação e numeração da organização.

Metadados obrigatórios
Defina tipo de documento, departamento, responsável, data de entrada em vigor, data de revisão ou nível de confidencialidade. Os modelos de metadados das pastas podem tornar campos obrigatórios.

Permissões de acesso detalhadas
Atribua acesso de apenas pré-visualização, apenas carregamento, visualizador ou editor e aplique controlos adicionais à transferência, partilha, administração e visibilidade do registo de auditoria. Controle o acesso à conta, secção, pasta ou item individual.

Registo de auditoria e provas dos fluxos
A atividade dos utilizadores e do sistema fica registada. Exporte os dados de auditoria quando precisar de demonstrar acessos, alterações ou decisões nos fluxos de trabalho.

Pesquisa rápida durante auditorias
Encontre documentos por metadados, etiquetas, datas, prazos ou texto integral. O OCR torna também pesquisáveis PDF digitalizados e imagens.

Conservação documental
Aplique prazos a itens individuais ou a pastas completas para que os registos de qualidade sigam a política de conservação sem acompanhamento manual.

Exemplo prático de um fluxo de procedimentos

Um procedimento controlado pode começar numa pasta de Minutas de procedimentos. Quando uma nova versão está pronta, segue para o responsável do processo rever e depois para o responsável da qualidade aprovar.

Após a aprovação, a Folderit pode movê-lo automaticamente para a pasta de Procedimentos controlados. Os colaboradores relevantes podem receber um pedido de confirmação de leitura da nova versão. Registe uma data de revisão e envie lembretes quando a próxima revisão se aproximar.

Se o procedimento for revisto mais tarde, a nova versão volta a seguir o fluxo exigido, mantendo disponíveis as versões anteriores e o respetivo histórico.

Útil para muito mais do que procedimentos

• Manuais da qualidade, políticas e procedimentos
• Procedimentos operacionais normalizados (SOP)
• Instruções de trabalho e modelos controlados
• Registos de não conformidades e CAPA
• Constatações de auditorias internas e externas
• Relatórios de incidentes e desvios
• Formação e confirmações de leitura de documentos
• Registos de equipamentos, calibração e manutenção
• Documentação e avaliações de fornecedores
• Certificados e outros documentos com datas de validade ou revisão
• Documentos externos que precisam de acesso controlado

Apoio a sistemas de qualidade e gestão baseados em normas ISO

A Folderit pode ser configurada segundo os controlos de documentos e registos definidos pela organização para o seu sistema de gestão. É adequada a equipas que trabalham com ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 27001 e outras normas em que são importantes a informação documentada controlada, a rastreabilidade e os comprovativos.

O software não impõe o funcionamento do SGQ. A organização define os tipos de documento, responsabilidades, metadados, intervalos de revisão, circuitos de aprovação, regras de acesso e prazos de conservação. A Folderit disponibiliza as ferramentas para aplicar essas regras consistentemente.

Controlos de segurança para documentação sensível do SGQ

• Encriptação AES de 256 bits dos dados armazenados
• Ligações encriptadas para dados em trânsito
• Autenticação de dois fatores (2FA), incluindo políticas de utilização obrigatória
• Políticas de palavras-passe e listas de IP autorizados
• Integração SSO com Microsoft Entra ID, Google e Okta
• Permissões detalhadas de utilizadores, grupos e administradores
• Registos de auditoria da atividade dos utilizadores e do sistema
• Cópias de segurança triplas na infraestrutura AWS
• Marcas de água dinâmicas opcionais nas pré-visualizações e transferências, com aquisição separada

Saiba mais sobre a segurança da Folderit, os fluxos automáticos de aprovação, a assinatura eletrónica e o registo de auditoria.

Veja como pode funcionar o seu SGQ na Folderit

Não precisa de reconstruir o sistema de qualidade em torno do software. Apresente-nos a sua estrutura documental, o processo de aprovação ou a folha de revisão e mostraremos como gerir o mesmo processo na Folderit.

Inicie uma avaliação gratuita ou peça uma demonstração para conhecer a configuração da Folderit para o seu SGQ.

Avaliação gratuita de 14 dias. Não é necessário cartão de crédito.