Software DMS jurídico
Sistema de gestão documental para escritórios de advogados
Funcionalidades do nosso DMS jurídico
Implementação na nuvem, local ou dedicada
OCR avançado
Pesquisa rápida por processo
Colaboração segura, versões e assinaturas eletrónicas
Organização de processos e apoio à prova eletrónica
Acesso móvel e trabalho remoto
Acessos baseados em funções e registos de auditoria
Políticas de conservação e conformidade jurídica
Porque é a Folderit adequada a escritórios de advogados
A Folderit combina segurança, ferramentas intuitivas e opções de implementação para responder às necessidades dos escritórios. As vantagens incluem:
- Encriptação e registos de auditoria, com marcas de água opcionais de aquisição separada.
- Assinaturas eletrónicas e gestão de fluxos para contratos e aprovações.
- Document Generator para criar cartas de contratação, acordos de confidencialidade, formulários de admissão de clientes e modelos de processos com linguagem aprovada.
- Partilha flexível com permissões avançadas para utilizadores internos e externos.
- Pesquisa e organização com metadados e OCR.
- Conservação e notificações para apoiar a conformidade e a eficiência do escritório.
A Folderit está disponível na nuvem, em instância dedicada e nas suas instalações, permitindo escolher o modelo mais adequado aos requisitos do escritório.
Segurança e confidencialidade
A segurança é essencial para os escritórios. A Folderit utiliza várias camadas de proteção, incluindo encriptação AES de 256 bits para dados armazenados e encriptação SSL/TLS nas ligações. Os ficheiros beneficiam também de medidas como várias cópias de segurança para reduzir o risco de perda ou corrupção. A Folderit disponibiliza ainda marcas de água para pré-visualizações e transferências, como opção de aquisição separada, para identificar os documentos partilhados e dissuadir a divulgação indevida. Estas medidas ajudam a proteger informação e confidencialidade, sem garantir a prevenção de todas as cópias. A certificação ISO 27001:2022 e os controlos da plataforma apoiam a avaliação de requisitos de proteção de dados, incluindo o RGPD, em conjunto com os processos do escritório.
O que dizem os nossos clientes
Porque é a Folderit adequada a escritórios de advogados
A Folderit combina segurança, ferramentas intuitivas e opções de implementação para responder às necessidades dos escritórios. As vantagens incluem:
- Encriptação e registos de auditoria, com marcas de água opcionais de aquisição separada.
- Assinaturas eletrónicas e gestão de fluxos para contratos e aprovações.
- Document Generator para criar cartas de contratação, acordos de confidencialidade, formulários de admissão de clientes e modelos de processos com linguagem aprovada.
- Partilha flexível com permissões avançadas para utilizadores internos e externos.
- Pesquisa e organização com metadados e OCR.
- Conservação e notificações para apoiar a conformidade e a eficiência do escritório.
A Folderit está disponível na nuvem, em instância dedicada e nas suas instalações, permitindo escolher o modelo mais adequado aos requisitos do escritório.
Assinatura eletrónica e automatização de fluxos
Simplifique os processos jurídicos com a assinatura eletrónica. Contratos, acordos e outros documentos podem ser assinados dentro do sistema, reduzindo a necessidade de ferramentas separadas e agilizando as aprovações. Combine esta função com fluxos automáticos para rever, comentar e aprovar documentos em sequência ou em paralelo, mantendo os intervenientes alinhados.
Folderit Document Generator também permite criar cartas de contratação, acordos de confidencialidade, acordos de honorários, resumos de admissão de clientes e outros documentos recorrentes a partir de formulários e modelos reutilizáveis, antes da revisão, aprovação ou assinatura.
Registos de auditoria e de acesso completos
A transparência e a rastreabilidade são importantes para a confiança e a conformidade. A Folderit regista atividades como pré-visualizações, transferências e alterações, com data e hora, criando um registo de auditoria para cada documento. Assim, pode acompanhar quem acedeu aos ficheiros e que alterações foram feitas.
Colaboração flexível com permissões avançadas
Partilhe documentos em segurança com equipas internas e clientes ou colaboradores externos. Defina acessos seletivos com permissões personalizadas, como apenas pré-visualização, sem transferência, ou edição completa. Atribua datas de expiração às partilhas para limitar a duração do acesso. A partilha com grupos facilita o acesso de equipas ou departamentos, mantendo as permissões e a confidencialidade adequadas.
Organização e pesquisa avançadas
Organize os documentos jurídicos com metadados relevantes para os localizar com poucas palavras. A tecnologia OCR também permite pesquisar texto nos documentos digitalizados, poupando tempo na preparação de processos ou reuniões.
Conservação e notificações automáticas
As regras de conservação ajudam a gerir dados jurídicos sensíveis. Defina o arquivo ou a eliminação após os prazos adequados, considerando as obrigações de preservação e as políticas do escritório. Acompanhe o sistema com notificações em tempo real sobre alterações em documentos, pastas ou fluxos. Receba alertas quando os ficheiros forem editados, aprovados ou partilhados, conforme as definições de notificação.
Acesso em qualquer lugar
Os advogados nem sempre trabalham à secretária. A Folderit permite aceder aos documentos num computador, tablet ou telemóvel, com uma interface intuitiva adaptada a dispositivos móveis. Consulte os ficheiros no tribunal, em deslocações ou em casa, conforme as permissões e a ligação disponíveis.
Perguntas frequentes
Os planos standard apresentam um preço por plano e indicam os utilizadores, o armazenamento e as funcionalidades incluídas. As capacidades, como assinatura eletrónica e fluxos avançados, variam segundo o plano, e algumas opções têm custos separados. Na implementação na nuvem, o software DMS para escritórios de advogados reduz a necessidade de manter servidores próprios e gerir atualizações, disponibilizando capacidades de gestão documental também a escritórios de menor dimensão.
A Folderit combina encriptação AES de 256 bits no armazenamento, ligações SSL/TLS, cópias de segurança geograficamente separadas, permissões detalhadas, autenticação multifator e registos de auditoria. Consulte o âmbito da certificação ISO 27001 e avalie os requisitos do escritório, incluindo RGPD, HIPAA ou a regra 1.6 da ABA quando aplicáveis. A adequação depende também da configuração e dos procedimentos; não implica certificação automática nem auditoria imutável nativa.
Pode criar a conta, convidar utilizadores e carregar ficheiros através do navegador. O tempo necessário depende do volume, da estrutura e da complexidade da migração; não é possível garantir que um escritório esteja operacional em menos de uma hora. Planeie a transferência das pastas e metadados e confirme as opções de apoio para sistemas antigos complexos. A interface foi concebida para facilitar a utilização autónoma, também sem departamento de TI.
Sim. O histórico de versões ilimitado, a organização por assuntos, as regras de conservação, a assinatura eletrónica e o Document Generator ajudam a organizar processos, incluindo assuntos de várias jurisdições. Crie documentos normalizados a partir de modelos, encaminhe-os para aprovação e assinatura e utilize pesquisa de texto integral e OCR para encontrar cláusulas ou elementos de prova.
A Folderit tem integrações com Microsoft 365, DocuSign e Outlook para edição e captura de e-mail. As ligações a Google Workspace, gestão de escritórios, faturação ou análise de prova eletrónica podem exigir integração através da API ou de ferramentas de automatização, como o Make, conforme a disponibilidade dos conectores e o âmbito do projeto. Confirme a configuração e os eventuais custos; não se deve presumir uma integração direta e sem desenvolvimento para todas as plataformas.
